No livro “Sales Management. Simplified”, o autor Mike Weinberg enfatiza a importância de passar mais tempo nas atividades certas, que são determinadas através do monitoramento das métricas de vendas:
“Geralmente os vendedores não conseguem bater suas metas porque Pouco Esforço = Poucos Resultados. Não é que eles não estejam trabalhando. Eles só estão trabalhando nas coisas erradas.”
Você provavelmente está trabalhando duro. O fato de que você está lendo para aprender como melhorar suas habilidades de gerenciamento é prova disso, mas a questão persiste:
Você está trabalhando duro nas coisas certas?
Talvez você ache que essa é uma pergunta vaga. Acontece que é muito fácil respondê-la quando você começa a rastrear o seu processo de vendas.
É muito simples responder quando você identifica uma parte importante do quebra-cabeça.
Priorize suas atividades de venda com essa estrutura fundamental
Antes de entender se você e sua equipe estão usando seu tempo nas tarefas mais importantes de vendas, você precisa de uma coisa importante.
Desculpe, mas a respostas não é um CRM.
É claro, somos grandes entusiastas do uso de CRMs para ajudá-lo a vender mais. Mas otimizar seu tempo e recursos com softwares de vendas é algo que deve ser feito depois do primeiro e importante passo: fazer mais do que realmente importa.
Há uma coisa que você precisa fazer antes de escolher um CRM...
A tarefa mais importante de qualquer gerente de vendas
Desenvolva um processo de vendas claro e passível de ser repetido.
Se você não tiver um processo delineado, vai descobrir que é quase impossível medir e rastrear dados.
Você também terá problemas para implementar melhorias significativas. Se você não rastreia resultados, talvez só esteja fazendo palpites sobre como usar o seu tempo de vendas da melhor forma possível. Se você não consegue comparar claramente as atividades e resultados durante um certo período de tempo, então não conseguirá seguir na direção certa.
O que é um processo de vendas (e por que ele é tão importante)?
O processo de vendas é a mudança que você precisa fazer de um determinado tipo de tática para levar o seu negócio para outro patamar.
Esse processo de vendas definido vai ajudá-lo a expandir a sua empresa e permitir que você possa contratar mais pessoas. Sem uma abordagem única, clara e consistente, será muito mais difícil deixar o controle e a responsabilidade na mão de novos funcionários que não têm a sua experiência e conhecimento sobre o produto.
Se você realmente quer começar a rastrear e medir seu desempenho de vendas, não apenas implemente um CRM de vendas e espere por instruções simples sobre onde se focar.
Em primeiro lugar, desenvolva um processo de vendas documentado. Se você ainda não o fez, coloque isso na sua lista de prioridades agora mesmo. A quantidade de tempo que você vai conseguir poupar no futuro, levando em consideração como seus dias são ocupados, é inestimável.
Como medir os resultados certos e focar nas atividades certas?
Hora de entrar em detalhes.
Um artigo totalmente dedicado aos detalhes do processo de vendas seria útil nesse momento. Para sua sorte, ele já foi escrito.
Para obter ajuda prática e conselhos quando estiver documentando o seu processo de vendas, dê uma olhada nos seguintes recursos:
- Os estágios fundamentais da construção de um funil de vendas (este artigo vai ajudá-lo a começar do zero)
- Como usar o seu processo de vendas como um funil para ser bem-sucedido (este artigo vai ajudá-lo a refinar e validar seu processo)
- Como desenvolver uma máquina de qualificação de leads (este artigo é direcionado para gerentes com equipes maiores)
Agora que você já tem todas as ferramentas de que precisa para definir seu processo de vendas, vamos voltar e responder a pergunta inicial:
Como você deve montar um processo para ajudá-lo a priorizar o tempo de vendas?
Sally Duby, gerente do The Bridge Group, fez uma lista das principais perguntas que você deve se fazer quando estiver lidando com este problema.
“Você delimitou os estágios de vendas? Com as atividades associadas e resultados? Estágios de vendas documentados e detalhados são essenciais para obter resultados precisos.”
Em termos ainda mais simples: você tem um funil de vendas definido?
- O seu plano inclui um processo claro com estágios bem definidos?
- Esses estágios são definidos de modo que os vendedores possam saber onde encaixar um lead no funil?
- E você tem atividades definidas para cada vendedor em cada estágio, para que eles saibam para onde mover o lead e aproximá-lo da venda?
Você precisa de um processo de vendas estruturado e que possa ser repetido para ajudá-lo a extrair valor dos resultados e fazer melhorias significativas com relação aos desempenhos anteriores.
Sally explica por que essa base do seu processo de vendas é necessária para ajudá-lo a identificar onde você precisa passar mais ou menos tempo:
“Eu quero saber: nós delimitamos os nossos estágios de vendas? Os vendedores estão fazendo o que precisam em cada um dos estágios? Eles estão perdendo resultados importantes? Medindo como os acordos são movidos através dos estágios, notamos que isso está sendo feito do modo como planejamos? Quando foi a última comunicação? Há alguma lacuna?”
É aí que um CRM se torna um bem inestimável.
Você pode reduzir exponencialmente o tempo gasto em administração automatizando o recolhimento de dados, fazendo rastreamento, medindo desempenho e gerando relatórios. Você terá todos os dados relevantes necessários para melhorar seu processo com apenas alguns cliques.
Quando a parte burocrática for automatizada, você só precisa analisar os resultados para priorizar seu tempo de vendas de maneira eficaz, resultando em melhoras sustentáveis em seu processo de vendas.
Rastreie o seu processo de vendas e otimize seu processo com um software CRM
Quando o seu processo de vendas está claramente definido, implementado e medido, você precisa começar a pensar em como analisar seu desempenho.
Ao olhar os dados de um ciclo de vendas completo, é importante observar:
- O tempo gasto em prospecção
- A porcentagem de acompanhamentos de leads
- O período de tempo entre a primeira conversa e o acompanhamento
- O tempo médio entre a qualificação de um lead e o fechamento do negócio
Quando você não lida com esses fatores da maneira correta, a sua taxa de conversão pode ser baixa. Por quê? Porque elas indicam que o tempo foi gasto nas coisas erradas. As razões podem variar entre foco nos clientes potenciais errados até o contato com as partes interessadas erradas.
Algumas coisas que você deve se perguntar quando estiver olhando os números:
Os seus vendedores estão trabalhando na área certa caso se trate de um negócio sazonal?
Eles estão em contato com as pessoas certas mas estão tendo problemas para fechar o negócio?
Você deveria intervir para ajudar?
E se o seu funil de vendas tem muitos estágios, os vendedores sabem quais partes daquele estágio existem e quando devem mudar o cliente para o próximo estágio?
É perfeitamente natural achar isso tudo um pouco complicado, e é por isso que você precisa definir e estabelecer quais são suas expectativas para cada estágio com antecedência.
Defina claramente quais estágios do funil são importantes para um gerente de vendas
Você precisa de definições e atividades bem objetivas para tornar seu processo de vendas eficiente.
Talvez um vendedor não esteja movendo um contato para o próximo estágio porque ele não está seguro sobre os parâmetros ou sobre o que deve ser feito para completar aquele estágio do funil.
A solução: estabelecer um tempo médio para fechar negócios.
Você pode rastrear facilmente essa informação usando um CRM como o Pipedrive. A interface visual dá a você uma visão completa da jornada do cliente pelo funil, do contato inicial ao fechamento, assim como o tempo que foi gasto em cada estágio do processo.
Essa é só uma das muitas maneiras como uma ferramenta de gerenciamento de funil de vendas pode ajudá-lo a estabelecer metas e parâmetros e tornar mais fácil notar áreas que são problemáticas para sua equipe.
Entendendo quantos estágios você precisa (ou não precisa)
Mesmo que os estágios do seu funil sejam definidos e rastreados, talvez você ainda não esteja aproveitando isso ao máximo. Sally explica por que um funil padronizado nem sempre funciona:
“Se você está com poucas oportunidades abertas, talvez precise passar mais tempo fazendo prospecção. Os leads estão qualificados? Medir o tempo gasto em cada estágio vs. o padrão de progressão típico pode ajudar a descobrir qual é o problema”
Resumindo: você deveria estruturar o funil de vendas em alguns estágios importantes, objetivos e únicos com base em seu processo de vendas.
Mas cuidado!
Ter poucos estágios pode tornar difícil rastrear exatamente onde você está gastando muito tempo. Da mesma forma, muito estágios vão gerar confusão quando você estiver movendo os clientes. Além disso, você poderá encontrar dificuldades para medir onde precisa passar mais ou menos tempo.
É preciso encontrar a melhor solução para a sua equipe e o seu ciclo de vendas.
Exemplos práticos: lendo os resultados do funil de vendas como um profissional
Você pode acabar se deparando com algumas situações específicas com base nos dados analisados do seu CRM.
Situação A: muitos leads nos estágios iniciais porém baixas taxas de conversão
Ao medir sua taxa de sucesso, leve em consideração se o cliente potencial surgiu como resultado de marketing de entrada, telefonema, cold e-mail, etc.
Identificar a fonte do lead pode ajudá-lo a determinar se o método de prospecção pode estar atraindo os leads errados.
Se a taxa de conversão de seus vendedores é muito baixa, outro problema potencial pode ter pouco a ver com a prospecção e estar mais relacionado com as atividades completadas. Ao identificar os estágios onde os negócios geralmente são perdidos, você pode aumentar as atividades da sua equipe e aumentar esses números.
Situação B: muitos leads no estágio final mas poucos negócios fechados
Se os leads continuam parados no estágio “pós demonstração”, talvez você precise investigar por que isso está acontecendo.
Os seus representantes não estão fazendo o acompanhamento direito?
Eles estão fora de sintonia com o seu plano?
Quais atividades estão sendo verificadas e quais não estão sendo implementadas?
A sua equipe tem qualificado os leads corretamente com base nos critérios que você estabeleceu? Ou os leads têm sido movidos para o estágio final rápido demais?
Um processo de vendas definido combinado com o poder do seu CRM de vendas vai permitir que você veja os números mais detalhadamente e descubra o que está errado e como resolver problemas com atividades direcionadas.
Um último bônus para ajudá-lo a usar o seu tempo com eficiência
Há mais um conselho geral que podemos dar que pode garantir uma melhora nos resultados. Não importa qual é a natureza do seu negócio, da sua indústria ou do seu público alvo:
Seja o primeiro a falar sobre vendas.
De acordo com Craig Elias, fundador e CEO da Shift Selling, Inc.,
“O resultado número um que eu acho que líderes de vendas deveriam medir é com que frequência você é o primeiro a se aventurar em uma nova oportunidade.”
A métrica baseada em atividades dita os resultados de todo o restante. Quanto maior a frequência com que você “chega primeiro”, maior a chance de fechar o negócio.
Não se esqueça: sempre registre o seu processo de vendas
Vendedores vendem. Eles não fazer marketing, não registram dados, não são designers gráficos ou prestam serviços ao consumidor.
Eles precisam que seu processo seja simplificado e precisam ter acesso à automação e ter as habilidades para fazer aquilo em que são bons: vender.
Nosso CRM foi projetado para medir atividades e resultados e fizemos isso com o vendedor moderno em mente. Cadastre-se para 14 dias de uso gratuito e veja por que cada vez mais pessoas confiam no Pipedrive para fechar seus negócios.
