Recibos de venda são meios comuns de gerenciar as operações e as finanças de uma empresa. Esses documentos oferecem uma prova para o cliente da compra efetuada e um controle interno para seu fluxo de caixa.
O principal objetivo em preencher recibo de compra e venda é comprovar o pagamento. Diferente da nota fiscal (que é um documento fiscal e contábil oficial), o recibo de venda prova se o cliente pagou ou não pelo serviço ou produto.
Desse modo, o recibo de venda é uma ferramenta vital para gerenciar as finanças do seu negócio. Manter recibos consistentes e bem identificados vai tornar a sua vida muito mais fácil, além de fazer seu negócio parecer mais profissional.
Nesse artigo, vamos explicar o que são recibos de compra e venda, por que são importantes para as empresas e como fazer um recibo de venda para o seu negócio. Logo abaixo, você pode baixar um modelo de recibo de venda simples para usar no Word ou Google Docs. Aproveite!
Modelo de recibo de compra e venda gratuito (Word e Excel)
Se você já sabe tudo o que precisa saber sobre recibos de compra e venda, então este modelo é para você! Baixe e edite os arquivos abaixo para adicionar sua marca, logotipo e as informações necessárias para o seu controle interno.
Baixe seu modelo de recibo de venda aqui
Ambos os arquivos podem ser usados como recibo de vendas para pequenas empresas.
Tenha em mente que um modelo de recibo de vendas (ou modelo de comprovante de pagamento) é diferente da nota fiscal. Se quiser saber mais sobre a diferença entre recibo de compra e venda e notas fiscais, continue lendo!
O que é um recibo de venda?
Um recibo de venda (ou recibo de pagamento) é um documento em duas vias usado para comprovar o pagamento na venda de produtos e serviços. É um documento comum no Brasil para registrar que um negócio, como a compra e venda de um automóvel, foi quitado pelo cliente.
O recibo de compra e venda geralmente é impresso com a marca e o logotipo da empresa, possuindo dados de contato e outras informações para identificar o negócio. No formulário, os dados do cliente mais comuns são nome, endereço, CPF, além dos itens comprados e a quantidade vendida.
É incrivelmente simples fazer um recibo de venda: basta criar o formulário em qualquer editor de texto. Contudo, usar modelos de recibo de compra e venda ajuda a manter a organização e a consistência. Afinal, com um documento bem organizado, você mostra mais profissionalismo.
O recibo de vendas pode ser impresso ou digital. Algumas empresas podem usar formulários em PDF e compartilhá-los com seus clientes por e-mail ou chats, como o WhatsApp. Para ter valor legal, o recibo digital ainda deve ser assinado por ambas as partes, o que pode ser feito digitalmente.
Um dos casos mais comuns de uso do recibo de compra e venda no Brasil é na venda de automóveis entre pessoas físicas. Com este documento (que deve então ser assinado por ambas as partes para ter efeito), o comprador e o vendedor resguardam seus direitos.
No caso da compra e venda de um carro entre pessoas físicas − ou mesmo entre pessoas jurídicas − o nome oficial é Documento Único de Transferência (DUT). Através deste, comunica-se oficialmente a venda para o Detran.
No caso de uma empresa pequena, a assinatura do recibo de venda ainda é importante para resguardar os direitos da sua empresa e do seu cliente.
Por quanto tempo devo guardar um recibo de venda?
Guardar o recibo de venda é uma boa prática para evitar qualquer problema que sua empresa possa ter no futuro. Mas por quanto tempo? Para responder a essa pergunta, vale consultar, novamente, a lei.
Segundo o Artigo 206 do Código Civil Brasileiro, o consumidor pode ser questionado sobre cobranças durante cinco anos. Portanto, geralmente, recomenda-se que você guarde os recibos de venda por, no mínimo, 5 anos.
Porque você precisa de um recibo de vendas
O recibo de venda é um formulário importantíssimo na gestão financeira e operacional da sua empresa. Não apenas ele pode ajudar no acompanhamento dos pagamentos, mas também no fluxo de caixa e até no controle de mercadorias.
Ter o hábito de usar um recibo consistente e bem organizado pode evitar, por exemplo, problemas com inadimplência, contestações de clientes em relação a pagamentos em aberto e cobranças duplicadas.
Veja abaixo as razões pelas quais sua empresa deve usar um modelo de recibo de venda.
Serve como comprovante de venda
O recibo de pagamento serve como um comprovante para o cliente, o que é importante por algumas razões. Pode ser que o cliente tenha comprado um produto como parte do seu trabalho e, então, precisa do comprovante de pagamento para provar ao seu chefe ou ao seu próprio cliente.
O recibo também possibilita ao cliente retornar um item indesejado ou defeituoso. Além disso, serve como lembrete do que compraram caso queiram mais do mesmo produto.
Proteção contra golpes de devoluções falsas
Pode acreditar, golpes em que tentam devolver itens roubados ou até comprados em outra loja em troca de dinheiro/crédito na sua loja são mais comuns do que você imagina. Por isso, ter um controle interno adequado é essencial para não cair nesse tipo de esquema.
Munida de um recibo devidamente assinado, sua empresa tem o registro e provas suficientes de todos os serviços que prestou ou produtos que vendeu. Assim, você nunca se encontrará naquela situação chata de “minha palavra contra a sua” com seus clientes.
Ajuda seu negócio a fazer o balanço
As informações registradas no recibo de venda podem ser usadas na gestão financeira da empresa, sendo uma fonte confiável da entrada de dinheiro. Ou seja, os recibos de venda podem ajudar você a controlar seu fluxo de caixa e a fazer seu balanço.
Como se trata de comprovante de vendas, os recibos documentam as atividades de seus vendedores ou a saída de produtos da sua loja com exatidão. Assim, você tem um instrumento para controlar suas finanças, orçamento, monitorar a renda, etc.
Facilita a gestão de estoques
Além da parte financeira, o recibo de compra e venda pode trazer mais clareza para as operações e a logística, como na gestão do estoque e envios. Afinal, registrar quais produtos e quando foram vendidos ajuda a rastrear suas vendas e a controlar estoques, bem como analisar a demanda e a planejar reposições.
Profissionalismo
Por fim, é importante lembrar que um recibo de venda também mostra profissionalismo por parte da sua empresa. Um recibo bem feito, com a sua marca, transmite mais segurança ao cliente por ele saber que está se relacionando com uma empresa séria, bem organizada e administrada.
É lei
Vale a pena lembrar também que, desde 1994, qualquer negócio como venda de mercadoria, prestação de serviços ou alienação de bens móveis devem ter uma “nota fiscal, recibo ou documento equivalente” como posto na Lei nº 8.846.
Seguir um modelo na hora de criar seu recibo de vendas é o melhor caminho para começar, porque assim você garante um formulário bem organizado e com todas as informações essenciais desde o início.
Recibo de venda e nota fiscal: veja as diferenças
É comum confundir recibo de venda com nota fiscal. Ambos são documentos que atestam que um serviço foi prestado (ou formulários de ordem de venda), mas com objetivos bem diferentes.
O recibo de venda comprova a quitação de um pagamento ou dívida. Ou seja, ele é um comprovante de pagamento reconhecido pela empresa e pelo cliente. Assim, o recibo geralmente contém algumas informações extras, como opções de pagamento e prazo.
A nota fiscal (muito chamada de NF no Brasil) registra a venda de forma oficial, mas não comprova que o pagamento foi feito. A nota fiscal serve para cumprir os deveres fiscais e legais da empresa, frente às autoridades fiscais e ao Estado.
Apesar de não comprovar o pagamento, a nota fiscal comprova a propriedade do bem que foi comercializado. Aliás, é por isso que não se pode transportar entregas sem a nota fiscal, para comprovar que o destinatário adquiriu aquele bem.
Portanto, não basta o recibo para formalizar uma venda. Mesmo passando recibos de venda aos seus clientes, a nota fiscal ainda precisa ser emitida. O recibo tem valor entre você e o seu cliente, atestando que o pagamento por um serviço foi realizado ou não.
Claro, o recibo também pode ter valor na apuração dos impostos e tributos. Contudo, apenas nos casos em que a legislação prevê seu uso para este fim.
Quando usar recibo de venda ou nota fiscal?
Na verdade, a nota fiscal não substitui o recibo de venda - nem vice-versa. O recibo de venda deve ser usado quando sua empresa precisa emitir um comprovante de pagamento, atestando que recebeu o pagamento por um determinado serviço ou produto.
A nota fiscal tem caráter oficial. Ela é um documento usado para registrar a venda perante as autoridades fiscais, indispensável para evitar problemas com a lei.
Como fazer e preencher um recibo de venda
Se você chegou até aqui, já viu todos os pormenores sobre o recibo de venda, para que serve, por que é importante etc. Agora, como fazer um bom recibo de venda? Como preencher esse documento e o que não pode faltar?
Continue lendo para ver como fazer e preencher um recibo de compra e venda!
Adicione sua marca
Recibos de vendas não precisam ser documentos sem graça, preto e branco. Na verdade, para transmitir mais profissionalismo e segurança ao cliente, deve-se adicionar sua logo, slogan e outros elementos da sua marca.
O branding não ajuda sua empresa a permanecer na mente do seu cliente, mas também os ajuda a reconhecer os recibos e a acompanhá-los.
Atenção ao detalhe
Um bom modelo de recibo de venda tem todos os campos necessários para serem preenchidos o mais rápido possível.
Por exemplo, se você for paisagista, você pode incluir campos como área do jardim, serviços prestados (como mudança ou capinagem) e o preço por metro quadrado para cada um deles. Identifique cada seção para que ela seja encontrada rapidamente.
Facilidade de leitura
Quanto mais acessível é um recibo, melhor será para as pessoas que estão preenchendo e lendo.
Para recibos digitais, use fontes fáceis de ler em um tamanho razoável e apresente toda a informação de forma agradável.
Para recibos feitos a mão, tente preenchê-los com uma boa caligrafia para evitar confusões mais tarde.
A seguir, confira quais informações incluir em um recibo de vendas.
O que incluir em um recibo de venda
Dependendo da empresa, os dados pedidos no recibo vão variar, o que é normal. Algumas informações básicas, contudo, são necessárias para identificar corretamente as partes envolvidas e sobre o quê aquele recibo de venda se trata.
Basicamente, podemos dizer que existem duas partes principais do recibo de venda: o cabeçalho e a descrição da compra.
Cabeçalho
Essa seção contém informações sobre a origem da compra − o comerciante ou varejista. O principal objetivo é dar informações sobre a empresa e o tempo da compra.
Número do recibo. Esse é simplesmente o número de ordem da compra. O número do recibo facilita tanto ao vendedor quanto à empresa rastrear certas compras
Data da compra. O marcador de tempo também ajuda a rastrear e encontrar o recibo posteriormente, em caso de devoluções ou consultas
Informações da empresa (dados do receptor do pagamento). O receptor que pode ser você (pessoa física) ou a sua empresa (pessoa jurídica): nome ou razão social, endereço, contato (telefone, e-mail), CPF ou CNPJ
Com essas informações, o cliente pode entrar em contato com as empresas caso seja necessário. Essa seção também serve como comprovante que o cliente comprou daquela empresa em particular.
Informações da compra
Essa é a principal parte do recibo, que contém toda a informação sobre o comprador e o produto ou serviço adquirido. O objetivo dessa seção, claro, é descrever detalhadamente o que foi adquirido pelo comprador.
Dados do comprador, que pode ser pessoa física ou pessoa jurídica, nome ou razão social, endereço, contato (telefone, e-mail), CPF ou CNPJ. Compras mais caras ou complexas podem requerer que o cliente se identifique. Para pequenas compras, como no varejo, identificar o cliente é opcional
- Descrição da venda. Como a sua empresa vai descrever os serviços ou produtos depende da sua organização interna, setor de atuação, etc. Se aplicáveis, outras informações precisa estar detalhadas:
Quantidade
Unidade de medida
- Detalhes de pagamento. A parte final inclui as informações sobre o método e o preço de pagamento. Aqui devem estar discriminados:
Subtotal
Descontos
Impostos (se aplicáveis)
Quantia total
Método de pagamento. Dependendo do método de pagamento usado, mais informações como conta bancária ou cartão de crédito devem ser registrados
Assinatura do comprador
5 Tipos de Recibos de Venda
Como falado acima, o recibo de venda vai variar dependendo da empresa, do seu mercado de atuação, produtos e serviços vendidos e muito mais. Nenhum formato de recibo de venda é aplicável universalmente.
Em vez de separar recibos de venda por indústria, é mais fácil categorizá-los pelo seu objetivo. Veja abaixo 5 tipos de recibos de venda que algumas empresas usam:
1. Recibos do caixa
O tipo mais comum de recibo. São recibos impressos pelos caixas depois de concluir uma transação. Possuem a descrição dos itens comprados junto com seus preços, a quantia total paga, o método de pagamento e a data e ahora que a compra ocorreu.
2. Recibos feitos à mão
Vendedoras e vendedores preferem dar recibos feitos a mão em setores onde as vendas têm um caráter mais pessoal. Muitas vezes, é necessário dar algum comprovante ao cliente na hora da venda e não ter os meios de imprimir o modelo preenchido.
Assim, é comum vendedores levarem comandas ou blocos com o recibo para preencherem na hora. Os modelos impressos serão preenchidos a caneta na hora, com as informações sobre a compra, o cliente, a quantia negociada e o quanto o cliente já pagou e o que falta pagar.
3. Recibos carbonados
Falando em blocos de recibos, um método muito tradicional de emitir recibos de vendas são os blocos carbonados. Usando papéis carbonados permeáveis, a escrita nas vias superiores passa para as de baixo e, simples assim, o vendedor pode produzir duas ou mais vias preenchendo-as uma única vez.
A grande vantagem é autoduplicar o recibo manuscrito na hora, gerando uma via para o vendedor e uma via para o cliente.
4. Instruções de entrega
Comum em empresas que enviam seus produtos, esse recibo é incluído na embalagem e, além das informações padrão, possui instruções de entrega e de devolução.
5. Recibos digitais
Recibos digitais são idênticos a recibos físicos, mas estão na forma de documentos digitais que vendedores enviam a seus clientes por email. Esta forma é a mais comum em empresas que operam estritamente online (como e-commerce).
A grande vantagem dos recibos digitais é que podem integrar-se facilmente com CRM e software de gestão de pipelines. A Pipedrive, por exemplo, possui integração com o Quickbooks que permite visualizar quais os recibos de venda associados com negócios e contas.
Você também pode usar o Smart Docs, a plataforma de criação e gestão de documentos da Pipedrive, para criar modelos de recibos e rastrear a interação com eles.
Conclusão
Entregar um recibo de vendas para seus clientes é a etapa final do processo de vendas. Em seguida, você deve começar a nutrir um relacionamento com eles para mais vendas no futuro.
Tornar seus recibos atrativos e fáceis de ler torna mais fácil catalogá-los e rastreá-los se necessário. Também faz sua empresa parecer mais profissional e organizada, estimulando-os a voltar a fazer negócio com você.
