Um relatório de leads é a melhor ferramenta para verificar a eficácia com que sua equipe encontra e conquista novos negócios.
Seja utilizando planilhas ou um software de vendas, os relatórios transformam dados brutos em insights práticos que podem ajudar você a tomar decisões melhores ao longo da jornada do cliente.
Neste artigo, você conhecerá tudo o que envolve a confecção de um relatório de leads, saberá quais métricas são as mais úteis para o seu negócio e terá acesso a dicas práticas de como dar os primeiros passos, usando ou não uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente (CRM).
O que é um relatório de leads?
O relatório de leads é um documento que analisa e indica como clientes em potencial (ou seja, leads) entram e se movem pelo seu ciclo de vendas. Ele contempla não apenas seus esforços de geração de leads, mas também o gerenciamento desses contatos e as taxas de conversão, determinando como está a eficácia do seu processo de vendas em geral e revelando oportunidades de melhoria.
Mais especificamente, os relatórios de leads ajudam as empresas a entender de onde vêm seus leads, como eles interagem com o negócio e quais estratégias utilizadas geram vendas de forma mais eficaz.
Você pode criar relatórios manualmente, com uma planilha simples, ou gerá-los automaticamente por meio de um software de CRM. Por exemplo, essa é a aparência de um relatório de leads criado no Pipedrive.
O que você verá em seu relatório de leads vai depender dos dados que coletar. Cada tipo de negócio tem suas prioridades, mas algumas das principais métricas de leads são:
Leads criados. O número total de leads gerados em um determinado período.
Leads qualificados. O número de leads que atendem aos seus critérios como clientes em potencial.
Leads arquivados. O número de leads que saem do pipeline de vendas devido à falta de interesse ou falta de qualificação.
Taxa de conversão. A porcentagem de leads que efetivamente se tornam clientes.
Tempo de conversão. A duração média necessária para converter leads em clientes, desde a captação até o fechamento da venda.
Fonte de leads. De onde os leads vêm (por exemplo, das mídias sociais, de campanhas de e-mail ou de chamadas frias).
Você pode incluir essas métricas em seu primeiro relatório, e depois refinar sua seleção à medida que descobre quais tipos de dados são os mais úteis para sua empresa.
Por que vale a pena fazer um relatório de leads?
Relatórios de leads eficazes permitem que você faça uma análise eficiente do seu cenário atual e tome decisões mais embasadas sobre quais tipos de pessoas (ou empresas) deve atingir, e qual a melhor forma de abordá-las.
Com o tempo, isso melhora sua compreensão sobre quem é seu cliente ideal, e ajuda você a oferecer experiências personalizadas, que aumentam a probabilidade de vendas.
Veja a seguir alguns dos principais benefícios de gerar e analisar seu relatório de leads.
Mantém seu ciclo de vendas em movimento
Os relatórios de leads ajudam a manter o ritmo do seu ciclo de vendas, fornecendo percepções importantes sobre como está o fluxo de negócios ao longo do funil.
Ao monitorar o comportamento dos leads em todos os estágios, as empresas podem identificar e corrigir gargalos, eliminando obstáculos que causam obstrução aos negócios e aumentando as chances dos clientes em potencial se converterem, ao invés de desistirem.
Por exemplo: se leads qualificados estão enroscando na fase de apresentação de vendas, talvez você precise rever sua abordagem de demonstração ou fornecer mais treinamento de apresentação para a equipe de vendas.
Indica se seu marketing funciona
O relatório de leads ajuda a identificar quais canais de marketing geram mais leads para o seu negócio. Usando essas informações, você pode alocar recursos para as ferramentas mais efetivas, gerando ainda mais impacto.
Imagine, por exemplo, que você crie um relatório apresentando métricas de novos leads gerados tanto por campanhas de tráfego, anúncios de conversão em mídias sociais ou disparos de e-mail marketing. Nesse caso, você saberá qual dessas ações oferece o melhor retorno, e para onde direcionar seus investimentos no futuro.
Se o seu relatório mostrar que uma nova campanha de marketing não está tendo um desempenho satisfatório, com uma taxa de conversão baixa, você também pode fazer ajustes para melhorar sua eficácia. Esse ciclo de feedback contínuo permite que você gere leads de alta qualidade e expanda cada vez mais seu negócio.
Ajuda você a refinar sua estratégia de vendas
Os resultados de geração de leads dão a você insights sobre o desempenho dos fluxos e seus dados de marketing. Já os números de gestão e a taxa de conversão de leads mostram o quão boa sua estratégia de vendas é, e se ela funciona como se espera.
Digamos que suas métricas de “leads criados” e “leads qualificados” atinjam a meta na maioria dos meses, mas os dados de conversão estão abaixo. Isso pode mostrar que:
Você precisa gerar ainda mais leads para atingir suas metas de vendas
Seus vendedores precisam de treinamento extra ou materiais de sales enablement (ou capacitação de vendas) para fechar mais negócios
Você precisa rever seus critérios de qualificação de leads
Quanto mais cedo você souber que existe um problema (ou seja, com a ajuda de relatórios de leads regulares), mais cedo você poderá investigar suas causas e encontrar as soluções.
Como criar um relatório de leads em 6 etapas simples
Pela quantidade de benefícios que ele oferece, podemos dizer que criar um relatório de leads é algo surpreendentemente simples.
Registrar dados de leads em uma planilha é a maneira mais barata de gerar relatórios de leads, e pode ser uma opção adequada para algumas pequenas empresas e freelancers. No entanto, o processo de gerar relatórios manuais se torna cada vez mais complexo à medida que sua empresa – e seu conjunto de dados analisados – crescem.
Uma maneira muito mais fácil de fazer isso é usando um software de CRM simples. O sistema dará acesso instantâneo a dados de leads atualizados de várias fontes, incluindo envios de formulário do site, plataformas de mídia social e campanhas de e-mail marketing.
Mas, seja qual for a ferramenta escolhida, você pode usar as seguintes etapas para criar seu primeiro relatório de leads.
1. Defina quais métricas você deseja rastrear
Antes de mais nada, determine quais critérios a respeito dos seus leads são mais valiosos para o seu negócio, pois isso moldará seus relatórios.
As quatro métricas principais – número de leads criados, qualificados, arquivados e convertidos – fornecem uma visão ampla dos dados sobre desempenho, claro. Mas quais outros aspectos dos seus potenciais clientes ajudarão você a entender melhor a jornada dos seus leads?
Outras métricas importantes a serem consideradas incluem:
Leads gerados por cada fonte, para saber qual das suas táticas de geração de leads é mais eficaz
Leads arquivados por estágio do funil, para descobrir em qual etapa os clientes em potencial saem do funil
Tempo médio de conversão, para verificar quão eficiente é seu ciclo de vendas
Ao identificar as informações mais relevantes, você garante que seus relatórios de leads sempre forneçam insights que você pode usar para ajudar seu negócio.
2. Escolha seu sistema de relatórios de leads
Existem dois tipos principais de ferramentas que você pode usar para criar um relatório de leads: planilhas e um software de CRM.
Ambas as opções têm suas vantagens, embora o software de CRM acelere o processo organizando dados de vendas e otimizando a gestão de contatos dos leads e clientes existentes, além de automatizar as tarefas mais rotineiras.
Gerar um relatório no Pipedrive, por exemplo, é muito simples: basta navegar até a página de desempenho de leads e definir os parâmetros que deseja filtrar (período, métrica, status, etc.) para que o sistema mostre os dados mais relevantes, já organizados.
O Pipedrive tem diversos planos, compreços que se adaptam à maioria dos orçamentos, mas você também pode criar uma planilha de relatórios de leads gratuitamente usando plataformas como o Excel ou o Planilhas Google.
Nesse caso, lembre-se que você precisará configurar manualmente sua planilha para mostrar as métricas escolhidas, e atualizar os dados campo por campo para gerar novos relatórios.
Nota: você pode importar dados de leads dos seus arquivos do Excel e do Planilhas Google diretamente para o Pipedrive. Assim, é rápido e fácil fazer a transição de um sistema para o outro quando sentir que chegou a hora.
3. Personalize seus relatórios (com base em seus KPIs)
O uso de uma planilha ou sistema de CRM para armazenar dados de leads irá determinar quanto tempo levará para personalizar seus relatórios.
Fazer isso em uma planilha envolve inserir campos e dados manualmente, configurar fórmulas e criar gráficos. Além disso, você deve garantir que os dados serão atualizados e formatados de forma recorrente, para manter a precisão dos relatórios.
Por exemplo, você pode usar funções e tabelas dinâmicas no Excel e no Planilhas Google para resumir e analisar seus dados de vendas. Também é possível compartilhar seus arquivos com colegas e outras equipes por e-mail.
Veja o visual de um possível resultado, baseado em um modelo do Simple Sheets.
Por outro lado, um bom CRM permitirá que você personalize métricas, prazos e outros detalhes usando menus simples e, então, obtenha os dados relevantes automaticamente.
No Pipedrive, você só precisa ajustar as opções destacadas na imagem de exemplo abaixo.
Depois de fazer suas personalizações, você verá os dados que considera mais úteis para melhorar suas estratégias de marketing e vendas.
4. Otimize seu processo de captura de leads
Refine seu processo de geração de leads para garantir que você esteja coletando as mesmas informações valiosas, em seus principais canais. Caso contrário, você corre o risco de construir uma imagem incompleta de seus leads e, por fim, gerar relatórios imprecisos.
Por exemplo, utilizar os mesmos campos de preenchimento em formulários de captura de leads em seu site, mídias sociais e landing pages garante que você colete o mesmo tipo de informação de cada lead, e tenha tudo o que precisa para compará-los adequadamente. Isso resulta em um processo de qualificação mais tranquilo e, eventualmente, em mais vendas.
Mas lembre-se de manter seus formulários simples, para não sobrecarregar seus clientes em potencial solicitando informações em excesso. Você sempre pode pedir mais detalhes posteriormente, em um e-mail de follow-up ou em uma ligação.
Confira este exemplo de um formulário simples na página de contato do Pipedrive.
Integrar seus formulários de captura de leads (e outros canais de aquisição e geração de leads) com seu sistema de CRM permite uma transferência de dados perfeita. Isso garante que todas as informações sobre seus leads sejam centralizadas, padronizadas e facilmente acessíveis para suas equipes de vendas e marketing.
Parte da extensão LeadBooster, do Pipedrive, o recurso Formulários Digitais simplifica todo o processo de geração de leads ao sincronizar os dados de novos contatos. Assim que um cliente preenche um dos seus formulários, os dados dele são automaticamente adicionados ao banco de dados do seu CRM e ficam prontos para serem reportados.
5. Mapeie e audite seus dados
Manter seus dados limpos e organizados é um processo contínuo, e fazer isso garante que seus relatórios sejam sempre precisos e úteis. Colocar isso em prática antes de criar seu primeiro relatório de leads ajudará a obter insights relevantes desde o primeiro momento, e também economizará tempo e recursos.
Uma auditoria simples dos dados coletados ajudará você a colocar tudo em ordem. Como sugestão, use a seguinte lista de verificação para começar:
Remova entradas duplicadas. Remover dados repetidos garante que cada registro de lead seja único e previne a geração de relatórios enganosos.
Atualize informações antigas. Dados que refletem o verdadeiro status atual de cada lead contribuirão para gerar relatórios oportunos e tomar melhores decisões (por exemplo, se um cliente potencial saiu do pipeline, mas está interessado novamente, atualize seu status de lead).
Segmente leads com base em dados atuais. Segmentar leads (dividindo-os em grupos com características comuns) permite criar relatórios mais detalhados sobre diferentes categorias de leads.
Faça tudo isso regularmente (mensalmente ou trimestralmente) para manter seus dados sempre limpos e valiosos.
Se você usar uma planilha, você deve limpar seus dados manualmente. Esse processo envolve revisar seus dados linha por linha, identificar informações duplicadas e corrigir imprecisões. É uma atividade que consome tempo, especialmente se você tem muitos dados – ou muitos leads – para gerenciar.
Usar um CRM simplifica o processo, economizando um tempo valioso. O Pipedrive, por exemplo, oferece o recurso de “mesclar dados duplicados”, que identifica e mescla entradas duplicadas automaticamente.
Com sua ferramenta de relatórios em funcionamento e seus dados auditados, você pode começar a gerar relatórios. Criar relatórios mensais ou trimestrais permite que você compare os dados de desempenho a cada período.
Nota: embora isso não afete seus relatórios, também vale a pena verificar os detalhes de contato dos leads regularmente para que números de telefone e endereços de e-mail desatualizados não prejudiquem seus esforços de comunicação com eles.
6. Analise seus resultados e ajuste sua estratégia
Por fim, depois de gerar seus relatórios de leads, faça uma análise detalhada dos resultados para identificar tendências e oportunidades de melhoria. Assim, você pode refinar suas estratégias de geração, nutrição e conversão de leads para fechar mais negócios e tornar seu negócio cada vez mais bem-sucedido.
Por exemplo, talvez você perceba que algumas fontes de leads consistentemente geram leads de maior qualidade do que outras. Ou, quem sabe, que a atividade dos leads aumenta em certos intervalos de tempo. Saber disso permitiria que você investisse sua verba de marketing de forma muito mais eficaz.
Por outro lado, uma queda na atividade dos leads após você atualizar sua estratégia de marketing é um sinal de que é preciso reavaliar suas mudanças. Ou, então, esperar até o próximo relatório se você migrou de uma tática de curto prazo (por exemplo, anúncios em redes sociais) para uma de longo prazo (como otimização de mecanismos de busca ou SEO)
Considerações finais
Saber como criar um relatório de leads permite que você identifique oportunidades de crescimento, tome melhores decisões de negócios, crie campanhas de marketing eficazes e feche mais vendas.
No entanto, gerar e analisar um relatório de leads não é uma ação esporádica, que acontece de vez em quando. Faça disso uma atividade de vendas regular dentro da rotina de gerenciamento do seu negócio ou equipe comercial: assim, você garante que terá muitos insights úteis para turbinar sua estratégia de crescimento.
Se você estiver usando uma planilha, transforme seu primeiro relatório em um modelo, e adicione os dados mais recentes dos seus leads a cada mês ou trimestre. Se estiver usando um CRM, você pode automatizar esse processo, e ganhar mais tempo para se dedicar a outras tarefas de vendas e ações de marketing, otimizando seu dia a dia e acelerando os negócios da sua empresa.
