As pequenas e médias empresas prosperam quando conseguem contratar e reter os melhores profissionais. Uma estratégia que os líderes desses negócios podem adotar para atrair os profissionais mais talentosos é oferecer uma política de trabalho flexível.
Neste artigo, vamos discutir os principais tipos de trabalho flexível, como eles mudaram desde a pandemia e como implementá-los no seu negócio.
O que é trabalho flexível?
Flexibilidade de horários no trabalho significa que os funcionários têm liberdade para ajustar os horários, locais e maneiras de desempenhar suas funções, muitas vezes fugindo das escalas tradicionais de 40 horas semanais.
A definição de trabalho flexível pode variar dependendo do empregador. Para alguns, isso significa dar folga à equipe quando necessário (por exemplo, em caso de emergência familiar ou pessoal). Para outros, significa oferecer opções de trabalho remoto ou horário flexível de início e término.
Veja quatro exemplos de acordos de trabalho flexível:
Uma empresa de tecnologia permite que seus desenvolvedores trabalhem em home office mesmo morando em estados diferentes, desde que todos participem de uma reunião diária às 14h.
Uma agência de marketing permite que a equipe comece a trabalhar entre às 7:00 e 10:00, desde que tarefas diárias específicas sejam concluídas e os prazos estabelecidos sejam cumpridos.
Dois funcionários trabalham meio período e dividem a função de gerente de projetos, pois precisam cuidar dos filhos em horários alternativos.
Uma equipe conversa com os gestores da empresa e faz um acordo para implementar uma semana de trabalho de quatro dias, durante a qual os vendedores poderão optar por trabalhar em home office, no escritório e em campo, comprometendo-se ao cumprimento de horários, metas e cotas de vendas.
As empresas oferecem cada vez mais acordos de trabalho flexíveis como forma de incentivar os funcionários a cuidarem da saúde mental e reduzirem os níveis de estresse no ambiente de trabalho, normalmente mais altos quando há uma carga horária fixa ou quando se perde muito tempo no trânsito.
De acordo com uma pesquisa da Mercer, 98% das empresas adotam medidas para introduzir um modelo híbrido de trabalho. Cerca de 88% dos funcionários mais bem-sucedidos também afirmam que seus colegas são a favor dos acordos de trabalho flexíveis.
Certos setores do mercado estão migrando para o trabalho flexível mais rapidamente do que outros. De acordo com uma pesquisa da Moneypenny, nos EUA, as áreas de TI, publicidade e marketing são as que mais se adaptaram ao trabalho flexível.
Com isso, empresas de vários setores constataram que suas equipes se tornaram mais engajadas após incentivo para terem mais qualidade de vida pessoal e profissional.
Vantagens e desvantagens do trabalho flexível
O trabalho flexível oferece inúmeros benefícios e desafios para empregadores e funcionários. Compreender isso pode ajudar na tomada de decisão de implementação ou ajustes de políticas dentro de uma organização.
Veja as principais vantagens e desvantagens relacionadas à maior flexibilidade no local de trabalho.
Vantagem 1: retenção de funcionários mais felizes
O trabalho flexível oferece um maior equilíbrio entre vida profissional e pessoal, ajudando os funcionários a evitar o burnout e o estresse. Equipes com integrantes mentalmente saudáveis geralmente são mais engajadas e se sentem mais motivadas a desempenhar suas funções da melhor forma possível.
Durante a pandemia, a maioria das organizações precisou se adaptar de alguma forma ao trabalho flexível, fazendo com que muitos funcionários passassem a buscar isso mesmo após o arrefecimento da emergência sanitária. E quando as empresas falham em oferecer opções de flexibilização, os funcionários são mais propensos a buscar outras oportunidades profissionais.
De acordo com uma pesquisa da Buffer feita com mais de 3.000 pessoas, 98% dos entrevistados afirmaram que gostariam de ter a opção de trabalhar remotamente (pelo menos às vezes) pelo resto de suas carreiras.
Você gostaria de trabalhar remotamente, pelo menos parte do tempo, pelo restante da sua carreira?
Quando os funcionários têm algum tipo de controle sobre o horário fixo, sentem-se mais capacitados e satisfeitos em desempenhar suas funções, o que, com o tempo, pode aumentar as taxas de retenção de talentos.
Segundo esta pesquisa do The Conference Board, 76% dos colaboradores satisfeitos afirmam serem mais propensos a permanecer em suas funções devido ao nível maior de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
Vantagem 2: recrutar a partir de grupos de talentos mais diversificados
O trabalho flexível permite que as empresas tenham acesso a bancos de talentos mais amplos e diversificados. Com menos limitações geográficas na hora recrutar, elas também aumentam as chances de atrair os melhores talentos de qualquer parte do mundo.
Isso também gera oportunidades de contratação de pessoas que possuem compromissos diários ou semanais contínuos, como pais, estudantes e cuidadores.
Uma equipe mais diversificada abre caminho para novas perspectivas, experiências e ideias. Com um grupo mais amplo de pensadores criativos e solucionadores de problemas, as organizações podem buscar maneiras diferentes de inovar, conectar-se a bases maiores de clientes e aumentar seu faturamento.
Esta pesquisa da McKinsey revela que empresas onde a representatividade das mulheres é superior a 30% (quartil superior) são significativamente mais propensas a superar financeiramente concorrentes onde a representatividade é 30% ou menos (quartil inferior).
Não surpreendentemente, empresas no quartil superior da diversidade étnica têm uma vantagem financeira média de 27% em relação às demais.
As empresas que criam um ambiente inclusivo se posicionam como progressistas e com visão de futuro, apelando a um número maior de candidatos para colher esses benefícios.
Vantagem 3: aumentar a produtividade da força de trabalho
Aqui vai um dado curioso: a flexibilidade já é mais lembrada que a folha de pagamento e os planos de saúde pelos trabalhadores contemporâneos, e isso vai além de um modelo de trabalho híbrido, envolvendo também uma jornada flexível e poder de opinião sobre as políticas laborais das empresas.
O relatório Tendências e Perspectivas do Trabalho 2023 da WeWork entrevistou mais de 10 mil profissionais da Argentina, Brasil, Chile, Colômbia e México, dos quais 46% citaram o trabalho flexível como um benefício inegociável, à frente dos planos de saúde (24%) e até dos vales-alimentação (19%).
Outro dado interessante levantado pela pesquisa é que 55% dos profissionais brasileiros atualmente se consideram frustrados com seus trabalhos, em especial devido à baixa flexibilidade, mas também por questões salariais e pela falta de processos.
Isso evidencia que as opções de trabalho flexível aumentam a satisfação profissional e a produtividade dos funcionários, já que sua motivação tende a ser maior quando existe liberdade para escolher o horário flexível e os locais de trabalho.
Além disso, quando os funcionários estão mais felizes e satisfeitos, tendem a faltar menos no trabalho por questões de saúde mental e conseguem se concentrar melhor ao desempenharem suas funções.
Vantagem 4: foco nas metas de RSC e ESG
Quando os funcionários de uma empresa não precisam se deslocar diariamente até ela para trabalhar, as emissões de carbono são menores, o que consequentemente reduz o impacto ambiental.
De acordo com este estudo da PNAS, o trabalho remoto pode reduzir a pegada de carbono dos funcionários em 54%.
Nesse caso, incentivar o trabalho remoto demonstra compromisso com a sustentabilidade, sem mencionar que, reduzindo as emissões, as empresas conseguem cumprir mais facilmente suas metas de responsabilidade social corporativa (RSC) e ambientais, sociais e de governança (ESG).
Implementar e tornar públicas as iniciativas de RSC e ESG também pode impulsionar as vendas e impactar positivamente os resultados da sua empresa.
Na verdade, de acordo com uma pesquisa realizada pela Toluna, 42% dos brasileiros afirmaram que deixariam de usar uma marca devido a atividades sociais e ambientais negativas.
Desvantagem 1: equilíbrio nas comunicações
Uma preocupação de muitos empregadores é o trabalho remoto levar a mais interrupções ocasionadas por questões pessoais. No entanto, as interrupções são tão prováveis nos ambientes de trabalho tradicionais quanto fora deles.
Na verdade, pesquisas sugerem que as equipes que atuam apenas presencialmente perdem 62 horas a mais com interrupções diárias ao longo do ano do que os trabalhadores remotos.
Falhas na comunicação presencial também podem aumentar reuniões virtuais desnecessárias, resultando na “fadiga do Zoom” (sensação de esgotamento pelo uso excessivo de plataformas de videoconferência).
Para combater isso, empresários e equipes de RH podem criar políticas claras de comunicação e reunião para agilizar as interações. As ferramentas de trabalho remoto também podem ajudar as equipes a manter contato de forma síncrona (em tempo real) e assíncrona (em tempo virtual). Abordaremos essas ferramentas mais adiante.
Reduzir reuniões online desnecessárias garante que a comunicação permaneça eficiente e tenha um propósito claro quando os funcionários não estão no mesmo local físico.
Desvantagem 2: limitações no vínculo da equipe
Outra preocupação frequente das empresas é a falta de conexão entre os membros de uma equipe que trabalham em horários diferentes. No entanto, uma pesquisa da Buffer sugere que 75% dos trabalhadores remotos ainda se sentem conectados aos seus colegas.
Os funcionários podem ter dificuldade em construir relacionamentos interpessoais fortes online. No entanto, o mesmo pode acontecer naturalmente em um espaço físico.
John Martin, fundador da paidads.io diz que “comunicação, flexibilidade e um pouco de diversão” são o segredo para administrar uma equipe remota produtiva:
Por meio de atividades de formação de equipes e conversas frequentes, é possível construir relacionamentos significativos em qualquer tipo de ambiente. Ao mesmo tempo, é válido entender que funcionários introvertidos podem preferir as interações virtuais por achá-las menos intimidadoras que as presenciais.
Desvantagem 3: perda da capacidade de supervisão
Uma questão que alguns gestores enfrentam com o trabalho remoto é a perda da capacidade de acompanhar de perto o desempenho e a produtividade dos funcionários que trabalham em diferentes horários e locais.
Em vez de avaliar o desempenho pessoalmente, os gerentes podem usar outros sistemas (por exemplo, scorecards virtuais) e tecnologias (por exemplo, software de avaliação de funcionários) para avaliar o trabalho das equipes que trabalham em diferentes horários e locais.
Por exemplo, uma agência de marketing digital pode usar um software de gestão de projetos para monitorar a conclusão de tarefas e feedbacks do cliente. Essa abordagem permite que os gerentes supervisionem o progresso geral sem reuniões constantes.
Em vez de monitorar o tempo, as empresas que desejam aderir ao trabalho flexível devem se concentrar em construir uma cultura de confiança e na contratação daqueles que se encaixam nela. Ao incentivarem a comunicação aberta, os membros da equipe passam a ter autonomia para trabalhar de forma flexível, desde que todos se mantenham informados.
9 tipos de jornada flexível
Com a constante evolução das modalidades de trabalho, muitas organizações exploram diferentes modalidades de trabalho flexível para atender às diversas necessidades dos funcionários.
Do teletrabalho ao compartilhamento de funções, essas opções representam diferentes maneiras de equilibrar a vida pessoal e profissional e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade.
A seguir, veja os nove principais tipos de acordos de trabalho flexível:
Modalidade | Como funciona na prática |
Trabalho remoto (teletrabalho) | Os funcionários trabalham em um local diferente do escritório da sua empresa (por exemplo, em casa ou em um coworking) |
Trabalho híbrido | Os funcionários dividem seu tempo entre trabalhar remotamente e trabalhar no escritório (por exemplo, três dias em casa e dois no escritório) |
Flextime/jornada flexível | Os funcionários têm a liberdade de escolher o horário de início e término da jornada flexível dentro de um intervalo fixo de horas (por exemplo, começando entre 7h e 10h e terminando entre 15h e 18h) |
Semana reduzida | Os funcionários trabalham um número maior de horas em menos dias (por exemplo, 4 dias de 10 horas em vez de 5 dias de 8 horas) |
Semana de quatro dias | Os funcionários fazem suas 8 horas normalmente durante 4 dias (ou seja, a carga horária de tempo integral é reduzida de 40 para 32 horas) |
Regime de meio período | Os funcionários trabalham menos do que no regime de tempo integral, não excedendo a carga de 25 horas semanais |
Trabalho por turnos | Os funcionários trabalham por turnos, em diferentes horários do dia ou da noite (por exemplo, um turno pode ser das 22h às 6h, e o outro das 8h às 16h) |
Compartilhamento de funções | Dois ou mais funcionários compartilham as horas e responsabilidades de um cargo de tempo integral (por exemplo, dois gerentes dividem as tarefas da função e trabalham 20 horas por semana cada um) |
Acordos adicionais de licença | Os funcionários tiram uma licença prolongada ou combinam o profissional com viagens (“workcations”) durante as quais trabalham remotamente de um destino escolhido |
Nem todas as empresas conseguem ter a flexibilidade de oferecer aos funcionários a possibilidade de trabalharem de forma 100% remota ou em semanas reduzidas. Se esse for seu caso, talvez seja possível combinar um ou mais tipos de trabalho flexível (por exemplo, trabalho remoto dois dias por semana e horários flexíveis nos outros três) para atender às necessidades da sua equipe e contribuir para sua produtividade geral.
7 dicas para empresas que desejam oferecer trabalho flexível
Aderir a políticas de trabalho flexível pode melhorar o engajamento e a produtividade dos funcionários. No entanto, o sucesso também requer uma estratégia organizacional que leve em consideração as necessidades e custos operacionais da sua empresa.
Confira sete maneiras de começar a oferecer práticas de trabalho flexível:
1. Pesquise as preferências da equipe
Entender como sua equipe quer trabalhar é o primeiro passo para criar políticas de trabalho sustentáveis e flexíveis. Fazer uma pesquisa com os funcionários pode ser muito útil para obter informações sobre como eles gostariam de trabalhar (por exemplo, trabalho remoto, modelos híbridos ou horários flexíveis).
Por exemplo, pode ser que a maioria deles prefira trabalhar remotamente todos os dias, enquanto um grupo menor prefira estar no escritório em alguns dias da semana.
Com esse feedback, eventualmente sua empresa pode oferecer trabalho remoto em tempo integral condicionado à realização de uma reunião presencial no mês ou até buscar um espaço de coworking para quem optar por não fazer home office.
O feedback dos funcionários pode ser obtido das seguintes através de:
Pesquisas anônimas
Entrevistas de grupo focal
Discussões individuais com membros da equipe para obter insights mais detalhados
Um canal de feedback dedicado no software que a equipe usa para se comunicar
Conversas informais
Uma plataforma de escuta de funcionários, como Culture Amp ou TINYPulse
Os funcionários podem desejar um regime de trabalho flexível por diversos motivos, por isso é essencial considerar todos os insights.
Incluir os funcionários na conversa desde o começo aumenta as chances de boa aceitação e adesão do regime de trabalho flexível proposto.
2. Use tecnologias de trabalho remoto a seu favor
As ferramentas em nuvem certas podem tornar o trabalho flexível ou remoto muito mais fácil de gerenciar. Com tecnologias específicas (por exemplo, softwares de vendas) e as plataformas gerais de comunicação (por exemplo, aplicativos de mensagens), as equipes permanecem conectadas e eficientes.
A tecnologia pode preencher a lacuna entre os locais físicos e permitir que seus funcionários trabalhem de forma produtiva em qualquer lugar.
Por exemplo, o Pipedrive é uma ferramenta de gestão do relacionamento com o cliente (CRM) que permite que equipes de vendas remotas rastreiem leads, construam relacionamentos e fechem negócios, independentemente da sua localização.
Com painéis de fácil compreensão e usabilidade, e relatórios com elementos visuais, as equipes conseguem se manter ágeis, alinhadas e aptas a fazer follow-up com os leads rapidamente, mesmo trabalhando em um regime flexível.
O Pipedrive também possui extensões que permitem gerenciar tarefas de forma mais ampla, como o Projects. O software de gerenciamento de projetos ajuda as equipes remotas a organizar tarefas, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso.
Trabalhar a partir de uma plataforma unificada garante que nenhuma atividade ou detalhes importantes dos clientes passem despercebidos.
Outro aplicativo popular de trabalho remoto é o Slack. As equipes remotas usam essa ferramenta de comunicação para conversar em tempo real e de forma assíncrona para se manterem conectadas sem a necessidade de reuniões frequentes.
Nota: o Slack também pode ser integrado ao Pipedrive para centralizar toda comunicação da empresa e com os clientes em um lugar.
Ao escolher tecnologias de trabalho remoto, invista em ferramentas que possam ser adaptadas aos fluxos de trabalho da sua equipe e ofereça treinamento para todos os funcionários aprenderem a usá-las com eficiência. A tecnologia deve sempre aumentar a produtividade, e não prejudicá-la.
3. Ofereça apenas o que estiver dentro das suas possibilidades
Pode parecer tentador oferecer diversas opções de flexibilidade. No entanto, é necessário equilibrar a demanda dos funcionários com aquilo que você considera viável para seu negócio. Definindo expectativas realistas, você evita oferecer coisas que vão além da sua capacidade em termos de flexibilização do ambiente de trabalho tradicional.
Comece oferecendo flexibilidade nas áreas em que isso parece mais viável. Por exemplo, você pode deixar os funcionários escolherem que horas começarão e terminarão suas jornadas de trabalho ou oferecer um dia para ficarem de home office.
Se você deseja implementar um regime de trabalho flexível e acha que ainda não é possível na sua empresa, faça uma análise em cada setor para descobrir se algum tipo de investimento tornaria isso viável.
Por exemplo, algumas empresas estão adaptando seus investimentos para apoiar o trabalho flexível. De acordo com os dados, 72% estão apostando em ferramentas de colaboração virtual, enquanto 70% investem em infraestrutura de TI para garantir a segurança nas conexões virtuais.
Além disso, 64% estão focando em treinamento para gestores lidarem com uma força de trabalho predominantemente virtual, e 57% estão aprimorando a conectividade virtual em salas de reunião. Outros 50% investem em aplicativos de hotelling, 48% em espaços compartilhados no escritório, e 45% em estações de trabalho flexíveis.
Além disso, é importante ser transparente com sua equipe quanto ao que é possível no presente e no futuro. Você não precisa prometer nada.
No entanto, a comunicação aberta é fundamental para conquistar a confiança, seja qual for o perfil dos colaboradores, e garantir que todos estejam cientes das possíveis limitações
Nota: se você optar por oferecer trabalho flexível apenas para uma parte dos funcionários (devido a limitações, por exemplo), bole um plano para lidar com as implicações disso para os demais colaboradores a curto e longo prazo.
4. Flexibilize aos poucos e analise as métricas com cuidado
Em vez de disponibilizar todas as opções de uma só vez, introduza as mudanças gradualmente. Assim, você também consegue acompanhar o que está funcionando e fazer ajustes conforme precisar.
Uma abordagem em etapas reduz os riscos, pois você tem mais tempo para avaliar o impacto de cada mudança na produtividade e satisfação dos funcionários.
Você pode começar oferecendo horários flexíveis dois dias por semana. Depois de um mês, se as equipes estiverem mais produtivas, você pode aumentar para quatro dias.
Você pode implementar a flexibilização lentamente da seguinte forma:
Comece testando uma ou duas opções em um programa piloto
Flexibilize a rotina de um único departamento ou equipe antes
Ofereça flexibilidade em determinados dias da semana (por exemplo, toda sexta-feira)
Obtenha feedback regularmente e faça ajustes guiados por dados
Seja qual for o tipo de trabalho flexível que você escolher, informe aos funcionários que a empresa passará por um período de teste, durante o qual metas claras serão estabelecidas e análises serão feitas para assegurar que todos estejam alinhados.
Dessa forma, você poderá coletar o feedback dos funcionários, avaliar como está a produtividade deles e adaptar políticas antes de assumir o compromisso de uma implementação de longo prazo.
5. Estabeleça diretrizes claras
Flexibilizar a jornada de trabalho requer estruturação. Sem isso, você pode acidentalmente causar confusão ou inconsistências, correndo o risco de frustrar e prejudicar a produtividade da sua equipe.
Se as diretrizes forem claras, todos entenderão os protocolos que estão sendo propostos e conseguirão gerenciar melhor suas expectativas.
Por exemplo, se você acha que ainda precisa fazer reuniões semanais com uma equipe que começou a trabalhar remotamente há pouco tempo, certifique-se de que todos estejam cientes desse compromisso e por que ele é necessário.
Suas diretrizes podem incluir:
Expectativas claras de comunicação e disponibilidade
Horário de trabalho principal definido (se aplicável)
Políticas relacionadas a ferramentas de trabalho remoto ou protocolos de segurança
Procedimentos para informar sobre e resolver eventuais problemas virtualmente
Etapas para solicitar outras opções de trabalho flexível
Lembre-se: as diretrizes existem para definir certas expectativas e limites para sua equipe. No entanto, elas não devem interferir na autonomia dos funcionários no restante do tempo.
De acordo com o palestrante Joe Mull:
Procure trocar ideias com sua equipe frequentemente para entender quais são suas necessidades e desafios. Ao alinhar suas políticas com aquilo que os funcionários precisam, você cria um ambiente mais confiável que impulsiona o desempenho.
6. Foque nos resultados, e não nas horas trabalhadas
Focar nos resultados alcançados, em vez de na quantidade de horas trabalhadas, pode melhorar significativamente o moral e produtividade da sua equipe. Por exemplo, você pode recompensar os funcionários com base nos projetos que eles concluíram, em vez do tempo que eles passaram trabalhando todos os dias.
Permitir que os funcionários trabalhem conforme seus próprios picos de produtividade pode fazer com que cada dia de trabalho pareça mais equilibrado e fácil de gerenciar.
De acordo com a CEO e cofundadora Emily Hill:
Além de mostrar que você confia na sua equipe, isso a capacita a ser dona do próprio trabalho. Com o tempo, isso pode melhorar a satisfação no trabalho e reduzir ainda mais o estresse.
Você pode criar uma abordagem baseada em resultados da seguinte forma:
Estabeleça expectativas claras e resultados mensuráveis
Comemore as pequenas vitórias
Use indicadores-chave de desempenho (KPIs) para acompanhar o que está funcionando
Incentive a autonomia dos funcionários para que possam gerenciar suas próprias tarefas
Faça avaliações periódicas de desempenho para ajustar metas e estratégias conforme necessário
Utilizar uma abordagem baseada em resultados permite que os funcionários gerenciem seu tempo de forma mais eficaz e se sintam menos pressionados sem sacrificar o desempenho.
7. Promova um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional
Um dos principais benefícios do trabalho flexível é o equilíbrio mais saudável entre o trabalho e a vida pessoal que ele pode incentivar. Você pode incentivar esse equilíbrio através das políticas e da cultura da empresa.
Por exemplo, implementar horários flexíveis, promover intervalos frequentes e incentivar os funcionários a se desconectarem após o trabalho pode reduzir as chances de burnout e aumentar sua satisfação profissional.
Mostrar aos funcionários que você valoriza o bem-estar deles pode aumentar a retenção e reduzir as faltas no trabalho. Funcionários mais saudáveis também são mais propensos a trabalhar melhor e conseguem colaborar de forma mais eficaz.
De acordo com o professor de psicologia organizacional e saúde Sir Cary Cooper:
Veja a seguir cinco maneiras de incentivar um equilíbrio mais saudável entre vida profissional e pessoal:
Incentive os funcionários a estabelecer limites entre o trabalho e o tempo pessoal (ou seja, autogestão)
Ofereça recursos como programas de bem-estar ou opções de licença flexíveis
Promova o uso regular dos dias de férias
Forneça acesso a recursos de saúde mental (por exemplo, serviços de aconselhamento ou oficinas de gerenciamento do estresse)
Promova um ambiente de trabalho favorável, onde os funcionários se sintam à vontade para discutir e gerenciar sua carga de trabalho
Analise e adapte suas políticas frequentemente com base no feedback para manter sua força de trabalho saudável, produtiva e satisfeita.
Considerações finais
Alguns empregadores podem ser céticos sobre a eficácia dos regimes de trabalho flexível, mas as evidências mostram que eles podem aumentar o engajamento e a produtividade das equipes.
Explore diferentes opções para melhorar seus processos de decisão. Assim, você pode encontrar o regime certo para seus funcionários e sua empresa. Converse também com sua equipe para entender suas preferências e fornecer as ferramentas certas para promover um ambiente de trabalho mais saudável e dinâmico.
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