Convencido de que adotar um software de CRM é o próximo passo em seus planos de crescimento? Então, sua primeira tarefa é descobrir qual deles funcionará melhor para você e sua equipe e, em seguida, avaliar as vantagens de usar um CRM.
Se apenas no diretório da Capterra já existem centenas de ferramentas de CRM listadas, imagine então no mercado como um todo. Os recursos oferecidos variam de simples gerenciamento de dados a automatização de processos completa, e podem ser gratuitos ou custar centenas de reais por mês.
As três etapas descritas abaixo ajudarão a colocar você na direção certa para começar a traçar uma lista com opções de CRM - e com as vantagens de cada um para apoiar você e sua equipe, em vez de sobrecarregá-los.
1. Pergunte a si mesmo se realmente precisa de uma ferramenta de CRM
Antes de assumir mais uma despesa mensal, certifique-se de que investir em um CRM é o passo certo a seguir. Para começar, avalie se não está adquirindo ferramentas de gerenciamento de clientes antes mesmo de ter clientes.
Uma ferramenta popular para iniciar o gerenciamento de dados de clientes e leads é a boa e velha planilha, e há uma abundância de modelos do Excel que são úteis para ajudá-lo quando você está naquele estágio inicial do negócio. No entanto, chegará um momento em que elas não funcionarão mais tão bem.
Aqui estão alguns motivos possíveis:
- Sua equipe cresceu e muitas pessoas estão editando as mesmas planilhas
- O tempo que leva para manter as informações em dia aumentou substancialmente
- As planilhas não são mais uma forma segura de armazenar dados confidenciais de clientes
Quando você atinge o teto de benefícios possíveis do Excel, ele acaba se tornando mais um fardo que suga seu tempo do que uma mão amiga: é hora de mudar para algo um pouco mais avançado. Gerenciar dados em uma plataforma de CRM tem suas vantagens, pois requer menos trabalho manual e é uma forma muito mais segura de gerenciar dados valiosos dos clientes.
2. Faça sua lição de casa antes de ir às compras por um CRM
Depois de ter certeza que precisa de um CRM, entender qual deles se adapta melhor às suas necessidades e orçamento pode parecer uma tarefa complicada, mas a chave é começar com uma análise interna.
Antes de ficar sobrecarregado com todos os recursos atraentes e as promessas multitarefas feitas pelos líderes do mercado de CRM, comece isolando as funções do dia-a-dia que você e sua equipe desempenham. Depois de fazer isso, divida essas tarefas em categorias com base na função e nas ferramentas que você usa atualmente para executá-las.
Por exemplo, gerenciar formulários de inscrição e vasculhar a web em busca de clientes em potencial se enquadram na função geração de leads. Outro exemplo seria atualizar planilhas e usar os dados para criar previsões de mercado que se enquadram no trabalho administrativo.
Isso o ajudará a navegar pelas propostas de valor e páginas de produtos de diferentes CRMs, e levará você em direção àqueles mais adequados às suas necessidades. Além disso, você terá uma visão geral muito clara das ferramentas que gerenciam cada parte das suas tarefas diárias e de sua equipe.
Não jogue fora as coisas antigas ainda
Muitos sistemas de CRM são desenvolvidos para se integrar e sincronizar com os mais populares softwares administrativos e de escritório. Portanto, antes de aplicar a filosofia minimalista de Marie Kondo com suas ferramentas de administração, reserve um momento para anotar o que elas têm de tão complicado.
Se você já investiu em um CRM que não está funcionando para você, talvez esteja incomodado com todos os recursos sofisticados pelos quais paga, mas nunca usa. Ou pode até estar satisfeito com o produto, mas suas necessidades como cliente não são atendidas pela equipe de suporte quando surgem problemas.
No final, tudo se resume a identificar seus pontos de dor. Abaixo estão alguns dos problemas mais comuns enfrentados por equipes que usam um software que não atende às suas necessidades:
- Consome tempo para gerenciar
- Não é personalizável o suficiente
- Muito complicado para você ou sua equipe usar
- Não é escalável à medida que seu banco de dados de clientes e equipe cresce
Se você estiver lendo este guia e procurando novas soluções de gerenciamento de clientes, é provável que se identifique com pelo menos um desses pontos problemáticos acima. Mas por mais tentadora que uma solução nova possa parecer, o custo de mudar todo seu sistema pode ser mais alto do que você está calculando.
Calcule o custo da mudança em sua decisão por um CRM
Se os benefícios de um projeto estão atrelados à adoção e uso do CRM, mais foco deve ser investido em gerenciar e facilitar a mudança de sua equipe.
Portanto, talvez você esteja procurando um CRM que seja fácil de combinar com as ferramentas que você já tem em uso. Isso aumentará a probabilidade de ser adotado por sua equipe, o que deve ser o objetivo final. Como ponto de partida, pode até ser melhor optar por um CRM de entrada, que cubra o básico, e usá-lo juntamente de suas ferramentas atuais para evitar balançar demais as coisas de uma só vez e acabar gerando resistência.
Muitas ferramentas de CRM são compatíveis com os principais provedores de e-mail, calendários e outros programas básicos de escritório. O sistema de CRM do Pipedrive, por exemplo, é projetado para se integrar às ferramentas atuais em seu processo de vendas, e não para eliminá-las. Você pode ler nossa página sobre a integração de e-mail com o Pipedrive para ver como funciona.
Se depois de toda essa avaliação você ainda quiser se livrar de todas as ferramentas antigas, faça isso sem medo. O importante é refletir sobre sua decisão, e não fazer nada às pressas antes que você e sua equipe estejam prontos.
3. Considere também os demais interessados em um CRM
Embora você possa estar pesquisando por CRMs e suas vantagens por conta própria, é importante lembrar para quem você está contratando o serviço. Seja você um gerente ou não, é provável que você não seja o único a se beneficiar com a implementação de um software de CRM, por isso é importante pensar além de suas próprias necessidades.
Em primeiro lugar, antes de pedir sugestões de sua equipe, como regra geral, você quer que as vantagens de seu CRM incluam um excelente suporte ao cliente e um sistema fácil de implementar. Evitar plataformas de CRM excessivamente complexas ou equipes de suporte que levam mais de uma semana para responder é uma maneira fácil de facilitar a transição e tornar a vida de sua equipe mais fácil.
A próxima coisa a considerar são as funções principais que sua equipe realiza. Eles são vendedores, que se beneficiarão com os recursos de previsão de vendas e relatórios? Será que preferem uma visualização em forma de linha do tempo ou um quadro Kanban é a melhor maneira de ficarem atentos ao progresso?
Se você não consegue responder a essas perguntas com certeza, é só perguntar! Faça uma reunião para identificar as maiores necessidades e prioridades de sua equipe antes de fazer qualquer escolha definitiva por um CRM.
Não se esqueça das pessoas lá no alto
Embora seja importante olhar as coisas pela perspectiva mais operacional, é igualmente importante considerar as necessidades das pessoas nos escalões mais altos ao avaliar quais vantagens de um CRM são fundamentais para o seu negócio.
Quais são os objetivos de negócios da sua organização? A produtividade é uma área particularmente em foco neste momento? Compreender as preocupações orçamentárias e as metas trimestrais dos principais tomadores de decisão envolvidos na aquisição de um CRM lhe dará mais força ao apresentar suas vantagens.
Se você estiver enfrentando alguma oposição na ideia de utilizar um CRM, os períodos de teste gratuitos são uma ótima maneira de iniciar e conseguir visualizar o impacto positivo que uma ferramenta de CRM pode ter nos resultados, o que costuma ser muito superior ao custo.
Um CRM adequado significa clientes satisfeitos
Embora o foco até agora tenha sido nas vantagens para sua equipe e sua empresa, o impacto de um CRM bem escolhido também afetará positivamente a experiência de seus clientes.
Ao ajudar sua equipe a acompanhar as informações dos clientes, será mais fácil para que adaptem seus serviços e ofereçam suporte em diferentes estágios do processo de compra. Além disso, ferramentas de personalização para e-mails, páginas de cadastros e outras formas de comunicação geralmente vêm embutidas no pacote de CRM, adicionando um toque pessoal à jornada do cliente.
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