Quando empresas abrem suas portas (virtuais), muitas delas contam com um sistema mais básico para gerenciar contatos.
Muitas startups usam bancos de dados e planilhas simples. Algumas usam até papel e caneta para fazer anotações nas primeiras semanas ou meses.
No entanto, a maioria das startups em expansão começa os negócios com um backend personalizado ou uma infraestrutura construída internamente.
Geralmente há bastante trabalho extra envolvido (e certa frustração), como exportar dados de um lugar e importá-los em outro. Cada um dos membros da equipe vai usar um processo diferente para fazer isso. Sem falar nos desafios de manter o código.
Porém, conforme a empresa cresce, problemas que eram apenas um pequeno incômodo, como fazer o download e o upload manual de contatos diariamente, viram coisas sérias. Ações que tomam tempo demais podem acabar se tornando uma ameaça para a produtividade da sua empresa.
As coisas começam a se acumular, a equipe perde um lead, os funcionários se sentem frustrados e, como consequência, o trabalho se torna pouco eficiente.
Como encontrar um CRM simples e eficiente e parar de perder leads
A Railsware, uma empresa de desenvolvimento de softwares que está em expansão, sabia que precisava se afastar do backend caseiro em meados de 2017. Um novo projeto para o website era o primeiro passo.
Durante esse processo, seu diretor geral, Sergey Korolev, queria encontrar uma forma mais eficiente de processar as pesquisas sobre vendas e carreiras que surgiam no site sem ter que construir ou escrever um novo código.
Era comum que leads e candidatos acabassem escapando. Para uma empresa em crescimento como a Railsware, perder um cliente era muito. O valor do lead é muito importante para empresas de desenvolvimento de softwares e a Railsware não podia perder isso.
Sergey explica a mudança que ele estava buscando em um novo sistema de gerenciamento de clientes:
“A minha meta era evitar a construção de uma infraestrutura no backend. Antes de termos um novo site, a principal meta do nosso backend era apenas receber inscrições por formulário, processá-las e enviar alguns e-mails.”
Pareciam tarefas relativamente simples, mas se um formulário estava apresentando erros ou se um e-mail não estava sendo enviado corretamente, a equipe da Railsware precisava verificar o backend para entender o que estava errado e por quê.
Sergey e sua equipe precisavam de algumas coisas para se afastar desse backend bagunçado:
- Um CRM (Client Relationship Manager em inglês) confiável para armazenar contatos
- Formulários personalizáveis para coletar contatos
- Uma maneira de conectar os formulários com o CRM
A busca da Railsware a levou ao Pipedrive.
O Pipedrive ofereceu inúmeros benefícios que eram importantes para Sergey.
Além da simplicidade do CRM, com sua interface fácil de usar e funcionalidade de arrastar e soltar, o Pipedrive pôde ajudar a empresa de várias maneiras.
O design do funil possui recursos que ajudam a passar os candidatos à vagas e clientes da Railsware por seus estágios de contratação específicos.
Veja no vídeo abaixo como é fácil gerenciar qualquer fluxo de trabalho com a interface visual do Pipedrive:
Automatize vendas e contatos de RH
Para simplificar a coleta de dados de leads para equipes de vendas e RH, a Railsware usa dois geradores de formulários:
- FormKeep para vendas
- Typeform para contratação
O formulário de geração de lead da Railsware é simples e direto, perfeito para o cliente potencial que deseja fazer contato rapidamente. A personalização do Typeform ajuda a Railsware a contar mais sobre a história da empresa, uma grande vantagem que ajuda a equipe a atrair mais candidatos.
A equipe da Railsware estava com seus aplicativos de formulários e CRM prontos, mas Sergey precisava de algo melhor do que copiar/colar ou entradas manuais para que esses aplicativos pudessem trocar informações.
Antes do refazer o website, a equipe da Railsware colocava manualmente os dados dos contatos em uma planilha ou CRM, algo que muitas startups precisam fazer no estágio de crescimento.
Esse tipo de trabalho manual consome tempo e pode levar a erros (especialmente quando você precisa lidar com dados muito monótonos). Sergey sabia que o redesign era a oportunidade perfeita para tornar este processo mais eficiente. Ele optou por deixar o trabalho manual de lado com a automação de fluxo de trabalho do Zapier.
Agora, quando os formulários de resposta chegam, o Zap do Sergey (a palavra usada pelo Zapier para fluxos de trabalho automatizados) automaticamente cria contatos no Pipedrive, e instantaneamente cria negócios para cada resposta também.
Sergey explica como a automação do Zapier simplificou o fluxo de trabalho da equipe no Pipedrive.
“Antes era complicado encontrar os melhores leads de qualidade. Às vezes perdíamos leads porque alguém não havia adicionado a pessoa na planilha. Agora isso é feito automaticamente e não há mais problemas.”
Faça você mesmo um teste com esses Zaps e crie automaticamente contatos e negócios no Pipedrive.
Crie projetos e conversas a partir do Pipedrive
Com a informação certa sendo enviada para o Pipedrive, Sergey fez mais experiências com automatizações: ao conectar o Pipedrive com aplicativos como o Trello e o Slack, a equipe da Railsware gerencia projetos e compartilha informações automaticamente e ninguém precisa fazer trabalho manual.
Quando o candidato chega ao estágio de teste de habilidades no Pipedrive, outro Zap é enviado, criando um cartão no gerenciador de projetos Trello.
No Trello, a equipe de contratação monitora a avaliação e, como o Zapier adiciona as informações do candidato que estão no Pipedrive ao cartão, eles podem facilmente acessar tudo o que precisam saber enquanto administram o próximo passo.
Mesmo se você não usa o Trello, pode criar projetos e tarefas a partir do Pipedrive em seu aplicativo favorito.
O timing é importante quando um cliente interessado preenche um formulário, pois a equipe de vendas precisa conquistá-lo rapidamente. Quanto mais rápido for o contato inicial, maior a probabilidade de qualificar o lead.
Em um esforço para acelerar o contato inicial, Sergey conectou o Pipedrive com a ferramenta de chat da equipe, o Slack. Quando novos contatos são criados no Pipedrive, o Zapier manda uma mensagem para a equipe de vendas da Railsware com o nome do lead, e-mail, telefone e em qual serviço ele está interessado. Tendo todas essas informações em mãos imediatamente, a equipe de vendas fecha os negócios de maneira mais rápida e oferece uma experiência melhor para seus clientes.
Envie notificações para sua equipe a partir do Pipedrive assim que elas chegarem e veja as vendas aumentarem em tempo real:
Siga o exemplo da Railsware e automatize o seu processo de vendas
A Railsware combinou a simplicidade do Pipedrive com o poder de personalização do Zapier para automatizar o máximo possível a parte manual do trabalho e as melhorias foram imediatas.
O envio de informações de contato para onde for necessário (ferramentas de projetos, chat de equipe, etc) e a criação instantânea de contatos diminuiu o número de erros e permitiu que as equipes de vendas e RH da Railsware focassem em seu trabalho estratégico, e não em tarefas repetitivas.
A Railsware estava no meio do processo de redesign quando começou a analisar o fluxo de trabalho, mas você não precisa reconstruir o seu site para que o seu dia a dia seja mais eficiente.
Sergey resume perfeitamente:
“Você começa com algo pequeno e tenta melhorar a sua solução aos poucos, tornando-a cada vez melhor.”
Todas as imagens foram cedidas pela Railsware. O Pipedrive e o Zapier também agradecem Sergey e a equipe da Railsware por compartilharem sua história de sucesso para ajudá-lo a crescer.
Qual é a sua história? Conte-nos como você usa o Zapier para fazer mais.
