Como o Pipedrive revolucionou o fluxo de trabalho do GP Law Group, possibilitando o crescimento do escritório

A procura do GP Law Group por um sistema melhor

David Gharakhanian Jr., advogado e cofundador do GP Law Group, percebeu que a dependência da empresa por planilhas e documentos do Word estava se tornando insustentável à media que o número de clientes aumentava, limitando seu crescimento.

A firma tentou implementar um sistema de CRM amplamente utilizado no setor de acidentes pessoais, mas as coisas nunca decolaram devido a desafios com a interface e com o processo de personalização da plataforma. Os planos oferecidos também tinham diversas taxas adicionais ocultas e o software acabou se tornando caro demais pela qualidade que oferecia.

Depois de perder tempo e dinheiro com um sistema de gestão de casos impróprio, a equipe estava em busca de um software mais fácil de usar e com preços atraentes.

Simplificando a gestão de casos do GP Law Group

A SaaShop, parceira Pipedrive Elite do GP Law Group, desenvolveu fluxos de trabalho abrangentes englobando cada etapa da condução de casos do escritório de advocacia. Sempre que um negócio é criado, uma série de campos de anotação são fixados para maximizar a visibilidade de informações importantes sobre cada caso, como plano de tratamento, status de registros médicos, situação das negociações, etc.

Meaghan enfatiza a importância do cumprimento de prazos na prática jurídica. Diferentemente de outros setores, advogados não podem simplesmente atrasar o envio de documentos, pois isso pode ocasionar a perda dos casos. Quando datas importantes, como a de prescrição, são inseridas no negócio, eventos de calendário são automaticamente criados. Atividades importantes também são enviadas para um canal do Slack, no qual a equipe pode prestar contas mutuamente.

Conforme um caso avança pelos funis de cliente potencial e cliente ativo, membros de equipes diferentes recebem atribuições de tarefas exclusivas com base no status do caso. As atividades são atribuídas aos associados conforme condições como valor do negócio, área de especialidade e o caminho que o negócio percorreu pelo funil até então. Por exemplo, Meaghan cuida de todos os casos que pulam as negociações pré-litígio e vão direto para a etapa de processo.

Como a conclusão de várias dessas tarefas automatizadas determinam o sucesso da firma, a equipe depende de um painel que analisa as atividades de todos os usuários. Relatórios de atividade incluem o número total de atividades atribuídas por usuário, comparando o percentual de tarefas concluídas do total de tarefas atribuídas e em qual etapa as atividades estão sendo concluídas (ou não). Esses dados trazem insights para a gerência sobre o tamanho de cada área e da carga de trabalho de cada membro, ajudando a liderança sênior a analisar o desempenho.

Exemplo dos relatórios que o GP Law Group configurou no Pipedrive

• Um gráfico de pizza para cada usuário que acompanha todas as atividades atribuídas a casos em aberto e segmentado entre por fazer/feito, dando à gerência uma comparação rápida do desempenho individual, considerando cargas de trabalho variáveis.

• Um relatório gráfico que mostra todos os usuários e casos em aberto, assim como cada etapa do funil de casos ativos, segmentado entre "por fazer" e "feito".

• Novos clientes por mês – aqueles que passaram do funil de "clientes potenciais" para o de "clientes ativos". Também há uma notificação automática no Slack quando um negócio passa por isso.