Så här skickar du ett påminnelsemeddelande (med exempel)

Hur påminnelsemejl hjälper ditt företag

Påminnelsemejl hjälper dig att uppdatera upptagna användare om viktiga händelser, meddelanden och milstolpar och säkerställer att de inte missar viktiga datum och tider kopplade till ditt företag.

De ökar medvetenheten och närvaron vid evenemang samt visar att ditt företag är pålitligt och organiserat.

I den här artikeln lär du dig hur du skapar effektiva påminnelsemejl för olika tillfällen, får inspiration från exempel och får tillgång till lättanvända mallar som du kan anpassa efter dina behov.

Hur man formaterar ett påminnelsemejl

Korrekt formatering är avgörande för att väcka läsarens intresse och hålla dem engagerade. Även om alla påminnelsemejl är olika följer de flesta en liknande struktur.
Här är de element som vanligtvis ingår i ett effektivt påminnelsemeddelande:

• En engagerande ämnesrad
  Fånga läsarnas uppmärksamhet med en ämnesrad som betonar vikten av din påminnelse. Exempel: "Sista chansen att säkra din plats!"

• Preheader-text
  Förhandsgranska innehållet i ditt mejl i en kort text efter ämnesraden (90–100 tecken för mobilanpassning). Du kan betona brådskan i ditt meddelande eller lyfta fram nyckeldetaljer.

• En vänlig hälsning
  Börja med en personlig och vänlig hälsning, och erkänn mottagarens tidigare engagemang. Exempel: "Hej [mottagarens namn], vi hoppas att du ser fram emot [evenemanget]."

• Huvudtext
  Klargör syftet med ditt mejl och ge den viktigaste informationen om ditt möte, evenemang eller erbjudande för att fräscha upp mottagarens minne.

• En call to action (CTA)
  Uppmana mottagaren att vidta en specifik åtgärd, som att bekräfta sin närvaro, göra en betalning eller slutföra en registrering.

• En avslutning
  Avsluta med en artig hälsning som visar din uppskattning eller förväntan. En enkel "Tack för din uppmärksamhet" eller "Ser fram emot att höra från dig" fungerar bra.

3 inspirerande exempel på påminnelsemejl

Verkliga exempel på mjuka påminnelsemejl kan hjälpa dig att hitta rätt designstil, format och ton för ditt företags kommunikation.
Här är några av våra favoriter:

1. Påminnelse om att Black Friday-erbjudande avslutas

Syftet med detta mejl från The School of Life är tydligt vid första anblick. Med bara några få ord förmedlas budskapet om att erbjudandet håller på att ta slut, vilket uppmuntrar läsaren att agera och skapa en känsla av FOMO (fear of missing out).

Här är School of Life-mejlet:

Huvudtexten i mejlet förmedlar ett budskap om företagets produkter och förklarar tydligt dess filosofi på bara några rader. På så sätt undviks långa introduktioner samtidigt som läsaren bekantar sig med företagets vision.

Call to action är tydlig under texten och uppmanar kunden att utnyttja erbjudandet nu för att inte missa tidsfristen.

Längre ner i mejlet finns ytterligare erbjudanden och rabatter på potentiellt intressanta produkter.

Slutligen finns en inbjudan att ladda ner företagets app och gå med i dess sociala nätverk, som båda syftar till att behålla mottagarens lojalitet.

Vi kan dra slutsatsen att detta mejl inte behövde en komplicerad grafisk design för att förmedla ett enkelt men effektivt budskap. Mejlet fångar uppmärksamhet direkt och läsaren kan snabbt skanna det för relevant information.

2. Inbjudan till evenemang – RSVP-påminnelse

Med detta mjuka påminnelsemejl från Invision får vi ett bra exempel på hur man gör ett påminnelsemejl om ett kommande evenemang eller möte effektivt. Det har också en fantastisk iögonfallande design.

Först välkomnar mejlet dig med ett meddelande om "Du är inbjuden", vilket motiverar dig att ta reda på vad det handlar om. Kategorin, "design + ekonomi", är tydlig i början, så läsarna vet vad de kan förvänta sig av evenemanget.

Därefter kommer en CTA som gör det möjligt för personer som är upptagna att läsa resten av mejlet att boka sina platser direkt. Det är en tidsbesparande teknik som fungerar både för läsaren och avsändaren.

Bredvid finns en kortfattad förklaring av evenemanget och dess innehåll, som gör ett oemotståndligt erbjudande med gratis mat.

Återigen spelar mejlet på läsarnas FOMO med uttalandet om "begränsade platser".

Därefter följer en iögonfallande lista över paneldeltagarna som understryker evenemangets exklusivitet.

Slutligen, för de som läser hela mejlet, finns en upprepad CTA i slutet, som fungerar som ytterligare en tidsbesparare och gör det möjligt för läsarna att bekräfta sin närvaro utan att behöva scrolla upp.

Dessa två CTA-knappar visar att avsändaren förstår hur värdefull läsarens tid är, vilket förmedlar en mycket professionell ton i mejlet.

3. Enkel påminnelsemejl med "Åtgärd krävs"

Tookapic är en 365-fotoutmaning, vilket innebär att användare behöver ladda upp en bild om dagen för att hålla jämna steg.

Med så många människor inblandade är mejlet nedan en utmärkt kort påminnelse om vad plattformen egentligen handlar om.

En tydlig titel och en kort förklaring går rakt på sak. Brödtexten är mycket kort, men leder smart in i CTA som uppmanar användaren att ladda upp sin bild direkt, så att de inte glömmer att göra det senare.

Slutligen erbjuder varumärket mottagaren möjligheten att ändra tiden för när de får denna vänliga påminnelsemejl, vilket gör det flexibelt och bekvämt.

5 påminnelsemejlmallar att börja med

Osäker på var du ska börja? Här är fem exempel på påminnelsemejl som du kan anpassa efter dina behov.

Mjuk betalningspåminnelsemall (första uppföljningen)

Nedräkningspåminnelse (kommande hotellvistelse)

Frågestund påminnelsemall

Evenemangspåminnelse + erbjudande slutar snart

Leveranspåminnelse: merförsäljningstaktik

När ska du använda påminnelsemejl: 5 perfekta situationer

Att veta när du ska följa upp och när du ska vänta på ett svar är avgörande för att använda påminnelsemejl på rätt sätt.

Att skicka för många påminnelser om sena betalningar eller möten kan skada relationer, men det är också viktigt att hålla dig i mottagarens medvetande medan du väntar på att de ska vidta en åtgärd.

Med det i åtanke, här är fem nyckelscenarier för påminnelsemejl.

1. Ett viktigt evenemang är på väg att äga rum

Minns du den evenemangsbekräftelse du skickade till dina kunder för flera månader sedan? Kanske gör du det, men dina kunder kanske inte gör det.
Ett enkelt "kommer om X dagar" påminnelsemejl säkerställer att du behåller deras intresse.

Du kan använda påminnelsemejl inför olika typer av evenemang, inklusive:

• Konferenser

• Webbseminarier

• Kampanjer

• Arbetsintervjuer

• Sista ansökningsdatum

• Försäljningsträning

• Teambuilding

Även om du inte har någon anledning att tro att en mottagare har glömt ditt evenemang, säkerställer ett påminnelsemejl att de har enkel tillgång till viktig information som tid och plats. Detta ökar sannolikheten för att alla anländer rätt i tid.

2. Ingen åtgärd från mottagaren

När någon missar en uppföljning eller inte agerar snabbt, vill du uppmuntra dem att vidta åtgärder.

Till exempel, om någon inte fullföljer sin dubbel opt-in för att bekräfta sin prenumeration, kan du skicka en vänlig påminnelse om det skulle bero på en förbiseende.

Påminnelser om inaktivitet blir allt vanligare och mer användbara i takt med att fler företag inför strängare åtgärder för kontoregistreringar, inloggningar och nyhetsbrevsanmälningar.

Att skicka påminnelsemejl till webbplatsanvändare som inte slutför tvåfaktorsautentisering (2FA) säkerställer till exempel att verkliga kontoinnehavare kan komma åt sina data eller bli medvetna om när någon annan försöker logga in utan deras tillåtelse.

Håll alltid en professionell ton i dina mejl och använd de vänliga och uppriktiga mallarna ovan för att uppmana mottagaren att vidta åtgärder.

3. Utgångsdatum och automatiska förnyelser

Om du erbjuder en tjänst med ett utgångsdatum, som en årlig prenumeration, är det en bra idé att informera dina kunder om deras kommande utgång eller förnyelsedatum.

Detta ger kunderna möjlighet att välja om de vill fortsätta använda din tjänst, vilket bidrar till en bättre kundupplevelse genom att visa att du inte försöker lura någon att stanna kvar.

Du kan automatisera denna typ av påminnelsemejl via ett CRM-verktyg med e-postfunktionalitet, som Pipedrive. Överväg att schemalägga två påminnelser – en cirka en månad före användarens avtals slut och en under sista veckan.

4. Nedräkningspåminnelser

Nedräkningspåminnelser visar potentiella kunder att de har begränsad tid att dra nytta av ett specialerbjudande från ditt företag. Dessa mejl skapar en känsla av brådska som ofta inspirerar till omedelbar handling.

Till exempel, om en grupp befintliga kunder har 48 timmar på sig att förnya sina prenumerationer med en 25 % rabatt, kan ett mejl med en animerad 48-timmars nedräkningstimer uppmuntra några att förbinda sig till din produkt för ytterligare ett år.

Här är ett exempel på hur det ser ut från Restream:

Du kan skapa timers som den i Restreams mejl med hjälp av e-postmarknadsföringsprogram eller en dedikerad app, som ActiveDEMAND.

5. Leveranspåminnelse

Leveranspåminnelser är nyckeln till en utmärkt kundupplevelse inom e-handel.

Att meddela nyköpta kunder om när deras beställning förväntas levereras och hur den kommer att levereras hjälper dem att göra nödvändiga arrangemang för att ta emot den, vilket innebär att du kan slutföra transaktionen snabbare.

Leveranspåminnelser ger också människor ett bättre intryck av ditt varumärke. Enligt DispatchTrack vill 80 % av konsumenterna få leveransstatusuppdateringar, och hälften skyller på negativa leveransupplevelser på dålig kommunikation – det vill säga brist på påminnelser.

Dessutom, när du påminner dina kunder om leveransen av en produkt de köpt, kan du informera dem om erbjudanden på liknande produkter som kan intressera dem. På detta sätt skapar du en möjlighet för merförsäljning eller korsförsäljning samtidigt som du håller dem uppdaterade om statusen för deras köp.

Effektiva påminnelsemejl: Bästa praxis

Här är en lista över bästa praxis att följa när du skriver ett påminnelsemejl.

Välj en tydlig ämnesrad

En ämnesrad som klargör syftet med ditt meddelande ökar chansen att mottagarna öppnar mejlet.

Om du till exempel påminner en kund om ett evenemang, kan du inkludera evenemangets namn i ämnesraden.

Du kan också använda kraftfulla ord och fraser som "viktigt" eller "svar krävs" för att fånga läsarens uppmärksamhet och sticka ut i en full inbox.

Var vänlig men direkt

Eftersom du antyder att din kund kanske har glömt något, är det viktigt att vara försiktig och använda en vänlig ton. Annars riskerar du att irritera eller förolämpa dem.

Samtidigt vill du inte överdriva och framstå som oäkta. Kom ihåg att detta är en affärsrelation, och ditt mål är inte att bli läsarens vän utan att uppmuntra dem att agera.

Håll det kort

Kortfattat språk är viktigt i alla mejlkampanjer, men särskilt i påminnelser.
De flesta kommer inte att läsa ett påminnelsemejl om det är fyllt av text.

Din kontakt bryr sig inte om hur viktig informationen är om det tar mer än ett par minuter att läsa igenom, så gå snabbt till saken.

Inkludera en Call to Action (CTA)

Även om ditt huvudsakliga syfte är att påminna människor om något, finns det alltid utrymme för ytterligare engagemang.

Lägg till en CTA-knapp i ditt mejl eller i slutet av meddelandet för att hjälpa läsaren att enkelt lösa problemet eller fullfölja åtgärden.

Hitta rätt tidpunkt att skicka mejlet

Timing kan vara den viktigaste faktorn för framgång i mejlkampanjer. Hur länge du väntar innan du skickar en vänlig påminnelse beror till stor del på situationen.

Till exempel är det vanligtvis acceptabelt att skicka betalningspåminnelser en dag efter förfallodatumet.

Att vänta för länge med att skicka påminnelsen kan också minska chanserna för ett svar. Ju längre tid som går, desto mindre kommer kunderna ihåg att de hade något att slutföra.

Ett bra sätt att hitta den perfekta tidpunkten är att A/B-testa leveransdatum och tid. Skicka två versioner av ett mejl till olika målgrupper och analysera prestationsmätvärden som öppningsfrekvens för att se vilken version som fungerar bäst.

Den perfekta tidpunkten kan variera beroende på situationen, till exempel i början eller slutet av arbetsdagen.

Följ upp mer än en gång om det behövs

Det spelar ingen roll om din påminnelse handlar om en obetald faktura eller en produktlansering – tveka inte att följa upp om du anser att ditt meddelande är viktigt och värt att läsa.

Kombinerat med bra timing kan ett andra uppföljningsmejl motivera mottagaren att agera, även om det bara handlar om att meddela dig att de inte längre är intresserade eller inte kan delta i ett evenemang.

Använd det som en marknadsföringsmöjlighet

När det är möjligt och relevant kan du lägga till bilder eller länkar till utvalda produkter, marknadsföra kommande erbjudanden eller uppmuntra mottagaren att följa dina sociala mediekanaler.

Kom ihåg att säkerställa att bilderna har rätt storlek för alla e-postleverantörer, som Gmail, Outlook och iCloud. En dålig visningsupplevelse kan få läsare att vända sig till en konkurrent.

Hur du skriver ett påminnelsemejl på under 10 minuter

Vi har beskrivit flera bästa praxis för att skriva påminnelsemejl, men processen behöver inte ta lång tid. Här är stegen för att snabbt skapa ett mejl och inspirera till snabb handling.

Steg 1. Hälsa på din kontakt

Välj en ton som är lämplig för din varumärkesimage och målgrupp.

• Om din målgrupp främst består av yngre personer, tveka inte att tilltala dem på ett mer avslappnat sätt. Mycket formellt språk kan få dem att känna sig distanserade.

• Mer artigt och återhållsamt språk fungerar oftast bäst om dina kontakter är VD:ar eller chefer.

Denna hälsning är viktig eftersom den sätter tonen för resten av mejlet.

Steg 2. Skriv brödtexten

När du har skapat en lämplig hälsning är det dags att gå vidare till mejlets huvudsakliga syfte. Dela upp brödtexten i två tydliga delar:

1. Förklaring av påminnelsen: Efter hälsningen, var kortfattad och tydlig. Det är trots allt därför att din kontakt öppnade mejlet. Förklara ditt ärende eller evenemang i korta och lättlästa meningar.

2. Call to Action (CTA): När du har beskrivit huvudsyftet med ditt mejl, lägg till en CTA-knapp eller länk som gör det enkelt för dina läsare att agera. Det sista du vill är att frustrera dem genom att låta dem leta efter nästa steg.

Behöver du att en försenad betalning görs? Lägg till en länk direkt till deras konto där de kan slutföra betalningen.

Kom ihåg att en typ av CTA räcker. Du vill ha mottagarens odelade uppmärksamhet så att de kan genomföra åtgärden.

Steg 3. Lägg till avslutande detaljer

Erbjud relaterat innehåll eller användbara resurser för att visa att du bryr dig om din användarbas.

Till exempel, när du skickar ett vänligt påminnelsemejl om ett erbjudande som snart går ut, kan du uppmuntra merförsäljning genom att visa upp några av dina mest populära produkter.

Även om detta är ett utmärkt sätt att marknadsföra ditt företag, försök att hålla dig till sammanhanget. Skicka till exempel inte rabattkuponger när du påminner prenumeranter om obetalda fakturor.

Slutligen, att bjuda in dina kunder att gå med i dina sociala nätverk är ett bra sätt att bygga varumärkesnärvaro. Glöm inte att inkludera en hälsning i slutet av ditt mejl när det är lämpligt, som "Tack" eller "Vänliga hälsningar".

Avslutande tankar

Riktlinjerna, bästa praxis och påminnelsemejlexemplen som diskuterats ovan hjälper dig att skriva ett meddelande som ger resultat.

För att säkerställa att dina påminnelsemejl är effektiva, testa olika mejlelement med en A/B-split-testkampanj.

Oavsett om du vill prova olika ämnesraden för påminnelsemejl eller leveranstider, kan din e-postleverantörer rapporteringsverktyg snabbt jämföra resultaten och avgöra vad som fungerar bäst.