Der zweite Kontakt ist das A und O eines jeden Geschäftsabschlusses: Denn hier beginnen Sie, Leads und potenzielle Kunden und Kundinnen in echte Kundschaft zu verwandeln. E-Mails sind hierfür genau das richtige Instrument. Der Nachteil: Die Posteingänge der Menschen sind in der Regel mit E-Mails, Angeboten und Produktvorstellungen überfüllt.
Wie können Sie verhindern, dass Ihre E-Mails im überquellenden Posteingangs Ihrer potenziellen Kundschaft verschwinden? Das zeigen wir Ihnen in diesem Artikel! Wir haben Ihnen 15 Follow-up-E-Mails zusammengestellt, die Sie für fast jede Verkaufssituation verwenden können.
Die wichtigsten Grundregeln der Follow-up-E-Mail
Vertriebsteams lieben heiße Leads – also solche, die sofort kaufen und den geringsten Aufwand erfordern. Aber heiße Leads werden immer nur einen kleinen Prozentsatz der Gesamtzahl Ihrer Interessenten ausmachen. Gute Verkäufe können auch mit warmen oder gar kalten Leads stattfinden.
Es gibt drei Regeln, die Sie beim Follow-up Ihrer Leads unbedingt einhalten müssen:
Geduld wird belohnt. Sie müssen die Beziehung langfristig angehen und über einen längeren Zeitraum hinweg konsequent nachfassen. Keine Reaktion bedeutet nicht, dass Ihre Arbeit getan ist.
Stellen Sie sicher, dass Vertrieb und E-Mail-Marketing aufeinander abgestimmt sind und klare Rollen beim Follow-up haben. So sparen Sie Zeit, vermeiden Wiederholungen und treten als geschlossene Einheit auf.
Sie brauchen ein System. Ein gutes CRM trägt wesentlich dazu bei, peinliche Situationen wie doppelte E-Mails zu vermeiden.
Das richtige Timing Ihrer Sales Follow-up E-Mail
Bei guten Nachfass-E-Mails kommt es auf das richtige Timing an. Wenn Sie wissen, welcher Zeitraum zwischen dem Erstkontakt und Ihrem Follow-up liegen sollte und welche Tages- sowie Uhrzeit am besten performen, können Sie die Antwortquote (auch: Reply Rate) steigern.
Hier sind die verschiedenen Arten von Follow-up-E-Mails, die Sie verwenden sollten (und wann Sie sie versenden sollten):
Nach dem Pitch: Senden Sie die erste E-Mail ein bis zwei Tage nach Ihrer Präsentation. Nutzen Sie die Gelegenheit, um auf Pain Points des Kunden oder der Kundin einzugehen. Bedanken Sie sich für ihre Zeit und platzieren Sie einen sanften Call-to-Action (kurz: CTA) für die next steps.
Besprechung mit Entscheidungsträgern: Wenn andere Interessengruppen am Kaufprozess beteiligt sind, kann der Verkaufszyklus etwas länger dauern. Senden Sie die E-Mail vier bis fünf Tage nach dem Pitch, um ihnen genügend Zeit zu geben, mit dem Rest des Teams zu sprechen.
Unbeantwortete Folge-E-Mails (no response): Sie brauchen unbedingt eine Follow-up E-Mail für den Fall, dass Ihre Mailings unbeantwortet bleiben. Bieten Sie in einer solcher E-Mail beispielsweise zusätzliche Ressourcen an, fragen Sie den Kunden, ob er noch interessiert ist oder wie sie weiterverfahren möchten.
Die Trennung (Break-up Mail): Wenn Sie immer noch keine Antwort auf Ihre E-Mail-Initiativen erhalten, sollten Sie die Sache abschließen. Sie können der Kundin oder dem Kunden entweder mitteilen, dass Sie die Akte schließen oder dies als letzten Versuch nutzen, um einen Gesprächstermin zu finden.
Der perfekte Tag und Zeitpunkt für das Versenden von Follow-up-E-Mails sind von Branche zu Branche unterschiedlich. Der beste Ort, um nachzuschauen, ist Ihr eigenes CRM: Sehen Sie sich an, welche E-Mails die besten Öffnungs- und Antwortquoten erzielen. Analysieren Sie, an welchen Wochentagen und zu welchen Tageszeiten sie versandt werden. Planen Sie auf dieser Grundlage das Timing Ihres Follow-up-Prozesses.
Von allen Fehlern, die Vertriebler bei der Nachbereitung machen, sind hier die fünf herausforderndsten:
Sie fassen zu schnell oder zu langsam nach: Von dem Gedanken, dass Sie Leads fünf Minuten nach dem Absenden einer Anfrage nachfassen sollten, können Sie sich getrost verabschieden. Dennoch ist es wichtig, sich schnell zu melden. Je länger Sie warten, desto geringer ist die Chance, dass Sie eine Antwort erhalten.
Sie konzentrieren sich nicht auf das Unternehmen: Finden Sie immer so viele Informationen wie möglich über Beteiligte und den Kaufprozess heraus, um allen Entscheidungsträgern gerecht zu werden. Versteifen Sie sich nicht auf einzelne Personen.
Sie fassen nicht oft genug nach: Eine Studie von Velocify ergab, dass 93 % der konvertierten Leads erst beim sechsten Versuch erreicht werden. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie genügend nachfassen.
Sie nutzen nicht die bevorzugten Kanäle: Die meisten Kunden und Kundinnen werden am liebsten per E-Mail kontaktiert. Andere bevorzugen jedoch einen Telefonanruf oder eine andere Form der Kommunikation. Seien Sie hier flexibel.
Sie werten Ihre Kennzahlen nicht aus: Wenn Sie Ihre Verkaufsleistung nicht messen, wissen Sie nicht, ob das, was Sie tun, funktioniert. Verwenden Sie ein CRM-System, um die Öffnungs- und Antwortraten jeder Ihrer E-Mails zu messen und zu sehen, wie Ihre Follow-up-E-Mails abschneiden.
Bevor wir zu den E-Mail-Beispielen kommen, sollten wir darüber sprechen, wie Sie Ihren Follow-up-Prozess noch besser gestalten können.
Tipp 1: Beginnen Sie mit dem Nutzenversprechen: Sobald ein neuer Lead in Ihre Pipeline gelangt, kann es verlockend sein, gleich mit dem Verkaufsgespräch zu beginnen. Fügen Sie stattdessen von vornherein ein Nutzenversprechen hinzu, um das Vertrauen zu gewinnen.
Tipp 2: Nutzen Sie Daten und Erkenntnisse: Untermauern Sie alles, was Sie sagen, mit Statistiken Dritter und Anekdoten von Branchenvordenkern.
Tipp 3: Seien Sie achtsam mit Automatisierungen: Automate-Funktionen können ein leistungsfähiges Instrument zur Rationalisierung bestimmter Prozesse sein. Aber wenn es um das Follow-up geht, müssen Sie so persönlich wie möglich sein.
Tipp 4: Seien Sie erreichbar: Je nach Komplexität Ihres Angebots benötigen Sie mehr als einen Anruf oder ein Treffen, um das Geschäft abzuschließen. Achten Sie deshalb darauf, das Gespräch offen zu halten und so schnell wie möglich zum nächsten Schritt überzuleiten.
Tipp 5: Bringen Sie Ihre Persönlichkeit ein: Menschen machen Geschäfte mit Menschen, die sie mögen und respektieren. Sie sollten während des gesamten Verkaufsprozesses immer Sie selbst sein, vor allem aber bei Ihren Folgegesprächen.
Sie haben sich mit einer potenziellen Kundin getroffen und ihr Ihre Verkaufsargumente dargelegt. Sie sind zuversichtlich, dass Sie das Geschäft schnell abschließen werden, doch drei Tage später haben Sie noch immer nichts von der Person gehört.
Es wird Zeit für die klassische "sanfte Erinnerung". Hierbei kommt es darauf an, das Gespräch voranzutreiben und einen konkreten Grund für die Antwort zu nennen. Verwenden Sie eine dieser Vorlagen fürs E-Mail-Follow-up und achten Sie dabei besonders auf die Betreffzeile, da diese oftmals über das Öffnen der Mail entscheidet:
Betreff: Sind Sie bereit für ein Folgegespräch?
Hallo [Name],
ich schreibe Ihnen, um mich für Ihre Zeit zu bedanken und um herauszufinden, wie Sie das Gespräch fortsetzen möchten.
Wenn Sie immer noch interessiert sind, schlagen Sie bitte den nächsten Schritt vor.
Ich erwarte Ihre Antwort.
Herzliche Grüße,
[Signatur]
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Betreff: Gute Nachrichten! Ich habe die von Ihnen gewünschten Informationen
Hallo [Name],
ich möchte mich dafür bedanken, dass Sie mir die Gelegenheit gegeben haben, am [Tag] mit Ihnen zu sprechen.
Ich habe mich bei unserer Buchhaltung/meinem Chef/unserem Lager erkundigt, und sie würden [Sonderwunsch] sehr gerne arrangieren.
Bitte lassen Sie mich wissen, wie Sie weiter vorgehen möchten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Signatur]
Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen, die sehr komplex ist, haben Sie nach dem ersten Treffen höchstwahrscheinlich noch einiges zu tun. Geben Sie Ihrer potentiellen Kundschaft alle Informationen, die sie benötigen, aber lassen Sie ihnen auch die Zeit, das Angebot zu überdenken.
Betreff: Hier sind die von Ihnen gewünschten Informationen
Hallo [Name],
es hat mir sehr viel Spaß gemacht, heute mit Ihnen zu plaudern und mehr über Sie und [Ihr Unternehmen] zu erfahren.
Ich habe Ihnen weitere Auskünfte versprochen, und hier sind sie. Ich habe weitere Informationen über [Anfrage] und [Sonstiges] beigefügt.
Bitte geben Sie mir Bescheid, wenn Sie diese Informationen durchgelesen haben und ich Sie anrufen soll, um darüber zu sprechen. Ich beantworte gerne alle Ihre Fragen. Sie können mich jederzeit unter [Ihre Nummer] anrufen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Signatur]
Anwendungsfall: Nach einem Trigger-Event
Wenn Ihre Analysen zeigen, dass ein potenzieller Kunde Ihre vorherige E-Mail geöffnet, auf einen Link geklickt und Ihre Website besucht hat, müssen Sie unbedingt zuschlagen, solange der Lead heiß ist. Es gibt zwei Möglichkeiten – welche Sie nutzen, hängt von Ihrem Verkaufsstil ab.
Betreff: Wünschen Sie weitere Informationen?
Hallo [Name],
ich gehe davon aus, dass Sie die Gelegenheit hatten, meine vorherige E-Mail zu lesen und sich unsere Website anzusehen, daher wollte ich mich noch einmal bei Ihnen melden.
Haben Sie sich weitere Gedanken zu meinem Vorschlag gemacht? Ich würde ihn gerne kurz am Telefon durchgehen und alle Fragen beantworten.
Wann würde Ihnen ein kurzes Gespräch passen?
Herzliche Grüße,
[Signatur]
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Betreff: Ich sehe, Sie interessieren sich für [Name des Unternehmens]
Hallo [Name],
ich hoffe, dies wirkt nicht unheimlich, aber ich sehe, dass Sie meine vorherige E-Mail gelesen und unsere Website besucht haben (die Wunder der modernen Technik). Ich denke, dass dies ein sehr guter Zeitpunkt ist, um das Gespräch fortzusetzen.
Bitte lassen Sie mich wissen, wann wir einen Termin vereinbaren können, indem ich Ihnen meinen Plan für die Zusammenarbeit vorstellen darf.
Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
Herzliche Grüße,
[Signatur]
Anwendungsfall: Wenn ein Interessent noch Bedenkzeit benötigt
Oft ist die Person, mit der Sie sich ursprünglich getroffen haben, nicht der endgültige Entscheidungsträger und muss sich mit Kollegen oder ihrer Chefin beraten. Sie möchten ihm dafür genügend Zeit geben, aber dennoch den Kontakt aufrechterhalten, um ein Folgegespräch zu vereinbaren. Wir schlagen vor, dass Sie sich etwa 4-5 Arbeitstage Zeit nehmen, bevor Sie das folgende Schreiben verschicken.
Betreff: Wie versprochen, hier sind weitere Informationen über [Name des Unternehmens]
Hallo [Name],
ich möchte Ihnen dafür danken, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mich am [TAG] anzuhören. Ich bin wirklich begeistert von dem Potenzial dieser Geschäftsbeziehung.
Sie haben erwähnt, dass Sie sich mit [Person] beraten müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Ich bin wirklich gespannt darauf, was sie von meinem Vorschlag halten.
Gibt es einen Platz in Ihrem Kalender, den ich beanspruchen könnte, um zu besprechen, wie wir die Zusammenarbeit vorantreiben?
Mit freundlichen Grüßen,
[Signatur]
Anwendungsfall: Messe, Networking Event oder Konferenz
Messen und Konferenzen sind hervorragende Orte, um Kontakte zu knüpfen. Wenn Sie Ihre Veranstaltungen richtig auswählen, treffen Sie höchstwahrscheinlich Ihre Zielgruppe genau im richtigen Moment. Sie haben Ihnen ihre Kontaktdaten anvertraut und Interesse bekundet- eine gute Gelegenheit also, ihnen weitere Informationen zu Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung zu geben.
Betreff: Hier sind die Informationen über [Name des Unternehmens], die Sie haben wollten
Hallo [Name],
was für ein tolles Event. Ich hoffe, es hat Ihnen gefallen und ich möchte Ihnen für Ihr Interesse an [Unternehmen] danken.
Ich bin sicher, dass die Verbesserung Ihres [Ziels] eine der Hauptprioritäten Ihres Geschäftes ist. Daher dachte ich, es wäre gut, Sie eher früher als später zu kontaktieren.
Anbei schicke ich Ihnen [Informationen] zu unserem Produkt. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, würde ich mich über ein kurzes Gespräch am Telefon freuen.
Lassen Sie mich einfach wissen, wenn Sie Fragen haben oder ein ausführlicheres Gespräch führen möchten. Ich bin bereit und warte auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
[Signatur]
Anwendungsfall: Unmittelbar nach dem Hinterlassen einer Voicemail
Sprachnachrichten und E-Mails gehören zusammen wie Speck und Eier. Eine Akquise, die durch eine E-Mail ergänzt wird, gibt der potenziellen Kundin einen zusätzlichen Anstoß und zeigt, dass Sie sich bemühen, ihre Aufmerksamkeit zu erlangen. Das Geheimnis dabei ist, schnell zu sein. Schicken Sie die E-Mail innerhalb weniger Minuten nach der Voicemail, um den maximalen Effekt zu erzielen.
Betreff: Ich habe gerade versucht, Sie anzurufen
Hallo [Name],
ich habe gerade versucht, Sie anzurufen, aber ich nehme an, Sie sind beschäftigt.
Bitte rufen Sie mich unter [Nummer] zurück oder lassen Sie mich wissen, wann es Ihnen passt, Sie erneut anzurufen.
Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen,
[Signatur]
Anwendungsfall: Falsche Kontaktdaten
Manchmal ist es schon eine echte Herausforderung, überhaupt den richtigen Gesprächspartner zu finden. Wenn Sie einen Anruf oder eine E-Mail verschickt haben, nachdem Sie die Kontaktdaten eines potenziellen Kunden online gefunden haben, kann es sich lohnen, ihm Folgendes zu schicken. In der Regel wird man Ihnen bestätigen, dass es sich tatsächlich um die richtige Person handelt oder Sie zumindest an die Person verweisen, mit der Sie sprechen sollten.
Betreff: Ich hoffe, Sie können mich aufklären
Hallo [Name],
ich habe Ihnen vor ein paar Tagen eine E-Mail über [Unternehmen oder Produkt] geschickt, und erst danach ist mir aufgefallen, dass ich vielleicht auf dem Holzweg bin.
Mein Unternehmen bietet [Dienstleistung oder Produkt] an, das meiner Meinung nach perfekt zu [Unternehmen] passen würde.
Sind Sie die richtige Person für dieses Thema? Wenn nicht, könnten Sie mir helfen, die zuständige Person zu erreichen?
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Signatur]
Anwendungsfall: Follow-up des Follow-ups
An dieser Stelle wird es interessant und heikel. Wenn Sie eine (oder mehrere) unbeantwortete Mails weiterverfolgen, kann es leicht passieren, dass Sie verzweifelt oder weinerlich klingen, was definitiv nicht die beste Verkaufspraxis ist. Vorbereitung und Planung ist deshalb entscheidend.
Erinnern Sie sich daran, was wir über interessante Angebote und Informationen gesagt haben? Jetzt ist es an der Zeit, diese Informationen aus der Schublade zu holen und sie auf den Weg zu bringen. Schauen Sie sich dazu die folgenden Vorlagen für E-Mail-Follow-ups an.
Betreff: Ein paar Dinge, die Sie vielleicht nicht über [Name des Unternehmens] wissen
Hallo [Name],
ich habe Ihnen vor einiger Zeit eine E-Mail über [Name des Unternehmens] geschickt, in der ich Ihnen erklärt habe, wie gut wir zu Ihnen und [Unternehmen] passen.
Wussten Sie, dass unsere Kunden [eine 43%ige Steigerung] ihres [Umsatzes] melden, wenn sie unsere [Software] verwenden? Wir bieten außerdem [umfassende Schulungen] und [20 % Rabatt] für Neukundschaft.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, lassen Sie es mich bitte wissen. Ich würde gerne 20 Minuten damit verbringen, Ihnen alles zu erzählen, was Sie zu [Software] wissen sollten.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen,
[Signatur]
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Betreff: Ein Geschenk für Sie und Ihr Unternehmen
Hallo [Name],
ich weiß, wie sehr Sie damit beschäftigt sind, Ihr Team zu leiten und ihm dabei zu helfen, [Arbeitsaufgabe] zu steigern. Ich habe Ihnen vor einiger Zeit Informationen über [Produkt oder Dienstleistung] zugeschickt und dachte, es wäre ein guter Zeitpunkt, um Ihnen eine praktische Einführung zu geben.
Ich habe ein paar Gastanmeldungen/Gratismuster/Gutscheine erstellt/angehängt, mit denen Sie Zugang zu [Produkt oder Dienstleistung] erhalten/proben können. Sie können diese gerne an Ihre Kollegen weitergeben. Es würde mich sehr interessieren, was sie davon halten.
Ich würde gerne 30 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, da ich der Meinung bin, dass wir für Ihren [Tätigkeitsbereich] einen echten Mehrwert schaffen können.
Können wir einen Anruf oder ein Treffen vereinbaren?
Mit freundlichen Grüßen,
[Signatur]
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Betreff: Ich hoffe immer noch auf eine Zusammenarbeit mit Ihnen
Hallo [Name],
es tut mir leid, dass wir bisher nicht in Kontakt treten konnten. Als wir das letzte Mal miteinander sprachen, schienen Sie sehr an [Ziel des Produkts oder der Dienstleistung] interessiert zu sein.
Mir ist klar, dass Sie wahrscheinlich sehr beschäftigt sind, daher bin ich gerne bereit, jederzeit einen Anruf mit Ihnen zu vereinbaren - auch außerhalb der regulären Bürozeiten oder am Wochenende.
Ich möchte Sie wirklich nicht belästigen, aber ich würde mich freuen, wenn Sie mir Ihre Entscheidung mitteilen könnten.
Vielen Dank im Voraus und herzliche Grüße,
[Signatur]
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Betreff: 10 Möglichkeiten, wie [Pipedrive] Ihren Gewinn steigert
Hallo [Name],
als wir uns kürzlich trafen, wurde mir klar, dass Sie sich sehr für [Thema des Blogs] interessieren.
Als ich sah, dass unser Redaktionsteam [Blog- oder Artikelname plus Hyperlink] zusammengestellt hat, dachte ich sofort, dass Sie ihn gerne lesen würden.
Ich würde gerne Ihre Meinung dazu hören und besprechen, wie wir Ihnen helfen können, [Ziel] zu erreichen.
Könnte ich Sie irgendwann einmal anrufen? Wann würde es Ihnen passen?
Mit freundlichen Grüßen,
[Signatur]
Anwendungsfall: Das bittere Ende
Manchmal ist es besser, ein Geschäft zu verlieren, als sich weiter sinnlos zu verausgaben. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie nicht mehr viel zu verlieren, also kann es nicht schaden, ein wenig frech zu sein, solange Sie es respektvoll halten. Ein wenig Humor lässt Sie sympathischer erscheinen und könnte alle Mauern einreißen, die Ihr potenzieller Kunde aufgebaut hat – einen Versuch ist es wert!
Betreff: Es ist wirklich einsam hier draußen
Hallo [Name],
ich habe in den letzten Monaten mehrmals erfolglos versucht, mit Ihnen in Kontakt zu treten, was mich zu dem Schluss kommen lässt:
1. Sie sind nicht interessiert. Das ist in Ordnung, ich nehme es nicht persönlich.
2. Der Zeitpunkt ist höchstwahrscheinlich falsch. Das kommt vor. Ich melde mich gerne in ein paar Wochen oder Monaten bei Ihnen
3. Sie wurden von Außerirdischen entführt: Bitte sagen Sie ihnen, dass ich gerne mitkomme, und sagen Sie ihnen, wo sie mich finden können
Mit welcher Vermutung liege ich richtig?
Ich werde mich nicht mehr bei Ihnen melden, aber Sie können meine Daten gerne speichern, falls Sie jemals [Dienstleistung] benötigen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Signatur]
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Betreff: Kann ich Ihre Akte schließen?
Hallo [Name],
es ist an der Zeit, meine Sales Pipeline aufzuräumen. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass Ihr Name auf meiner Streichliste steht.
Habe ich Ihre Erlaubnis, Ihre Akte zu schließen?
Wenn Sie immer noch interessiert sind: Wie gehen wir weiter vor?
Vielen Dank für Ihre Hilfe.
Mit freundlichen Grüßen,
[Signatur]
Fazit: Follow-up Email-Templates helfen beim Vertragsabschluss
Mit der richtigen Vorlage steht Ihrer Follow-up-E-Mail nichts mehr im Weg. Wählen Sie einfach passend zur Situation und zu Ihrem Kommunikationspartner das richtige Template aus. Achten Sie stets auf das richtige Timing und befolgen Sie unsere Tipps und Tricks – ein modernes CRM wie Pipedrive unterstützt Sie zusätzlich bei der Umsetzung.
