Cómo hacer un pipeline de ventas y sus etapas

“Pipeline de ventas” es uno de esos términos de ventas que se utiliza mucho. Si has pasado un tiempo determinado en el círculo de las ventas, a menudo escucharás sobre “cómo hacer un pipeline de ventas”, “las etapas del pipeline de ventas”, también sobre “ingresar prospectos en el embudo de ventas”, “aumentar tu embudo” y “llenar el embudo con clientes potenciales”. Cabe aclarar que pipeline, embudo y funnel de ventas hacen referencia al mismo proceso por el cual los leads y clientes avanzan a través de diferentes etapas hasta convertirse en ventas.

Puede ser fácil olvidar que “pipeline” es más que una palabra de moda. En cambio, es una herramienta de ventas importante para cualquier operación de administración de ventas, y puede marcar una diferencia significativa en tus resultados.

Las etapas del pipeline de ventas pueden ayudarte a ti y a tu departamento de ventas a comprender mejor su flujo de ventas. Esta representación visual muestra en qué parte del embudo de ventas se encuentran tus negociaciones, dónde se estancan los tratos y qué actividades de ventas contribuyen a que los representantes cierren los acuerdos y generen la mayor cantidad de ingresos.

Si no estás utilizando un embudo de ventas, es posible que te falte información valiosa sobre la efectividad de tu proceso de ventas, dónde están tus negociaciones en un momento dado y qué acciones concretas puedes tomar.

En este artículo, explicaremos qué es un pipeline de ventas, desglosaremos las etapas del pipeline de ventas y te enseñaremos cómo hacer un pipeline de ventas. También te explicaremos cómo la gestión del pipeline de ventas puede ayudarte a alcanzar más de tus objetivos de ventas y te enseñaremos cómo construir los tuyos propios.

¿Qué es un pipeline de ventas?

Un pipeline de ventas es una forma organizada y visual de rastrear a los compradores potenciales a medida que avanzan a través de diferentes etapas en el proceso de compra y el recorrido del comprador.

A menudo, los pipelines se visualizan como una barra horizontal (a veces como un embudo) dividida en las diferentes etapas del proceso de ventas de una empresa. Los clientes potenciales y prospectos se desplazan de una fase del proceso a la siguiente a medida que avanzan por el proceso comercial (por ejemplo, cuando los representantes reciben una respuesta a un acercamiento, como un correo electrónico frío, o cuando un posible cliente es marcado como un cliente potencial calificado o no calificado).

Las etapas del pipeline de ventas añaden un nivel de responsabilidad y facilitan la consecución de objetivos de ventas al descomponer el proceso de ventas en tareas pequeñas y rastreables.

Con un embudo, los vendedores pueden ver exactamente dónde está su dinero, ofertas y otros esfuerzos de ventas en todo momento. Esto es vital, dado que los vendedores a menudo hacen malabares con muchos prospectos de ventas y ofertas y no pueden permitirse el lujo de dejar que nada se escape por las grietas.

También es una herramienta poderosa para los gerentes de ventas que desean recopilar y analizar datos sobre qué tan bien está funcionando o no su proceso de ventas, para que puedan optimizarlo en consecuencia. A medida que un canal de ventas rastrea las actividades de un vendedor, ofrece visibilidad sobre qué actividades de ventas le están dando a una empresa el mayor rendimiento.

“Las empresas no conocen cuáles son sus posibilidades”, dice Michelle Seger, socia de SalesGlobe, con sede en Atlanta (EE.UU.). “Si realmente puedes ver tus actividades, cuánto tiempo han estado allí y cuáles son tus tasas de conversión, podrás saber dónde estás y qué no funciona”.

Lo que necesitarás antes de comenzar a construir tu propio embudo

Teniendo en cuenta que un embudo de ventas es una herramienta de ventas tan importante, debes tener cuidado de construirlo de forma correcta. Asegúrate de tener información específica sobre tu empresa, equipo de ventas, clientes existentes, público objetivo, mercado objetivo, producto y precios antes de comenzar a ensamblar uno. También es buena idea que mires ejemplos de pipeline de ventas para que te hagas una mejor idea de cómo funciona.

Estas son algunas de las cosas básicas que debes tener a la mano antes de comenzar a construir cada etapa del proceso de ventas:

• Una lista de tus posibles compradores

• El proceso de ventas de tu equipo

• Tus objetivos de ingresos

• Una reunión programada con colegas

Echemos un vistazo a cada uno:

Una lista de tus prospectos

Lo primero que necesitarás es una lista de prospectos que se ajusten a tu público objetivo y un perfil de cliente ideal que tenga una necesidad (y presupuesto) para el producto o servicio que estás vendiendo. Esta lista debe alinearse con tus buyer personas y ser lo más detallada posible.

Esto incluye nombres, información de contacto, su empresa (incluyendo la industria y el tamaño de su negocio), su posición en el trabajo, si son o no tomadores de decisiones, cómo te pusiste en contacto con ellos por primera vez (o viceversa), sus puntos de dolor y desafíos, etc.

Si ya están hablando contigo, intenta asignarles una etapa aproximada en el embudo. No te preocupes por equivocarte en esta parte, ya que puedes ajustar estas etapas más adelante.

Tu proceso de ventas

Un proceso de ventas es una fórmula clara, estructurada y paso por paso que le dice a tu equipo exactamente qué actividades de ventas deben realizar para cerrar un trato. Un buen proceso de ventas permite a tus representantes de ventas ganar acuerdos de forma repetida, simplemente siguiendo los pasos y actividades en sus flujos de trabajo.

Si tu equipo ya tiene un proceso de ventas definido, la buena noticia es que lo más probable es que ya hayas descrito las etapas del pipeline de ventas. Si no, no te preocupes. A medida que construyas cada etapa del pipeline de ventas, las cuales exploraremos en la siguiente sección, podrás trazar tu proceso de ventas en equipo.

Tus metas de ingresos

Tu embudo de ventas es una herramienta que te ayudará a alcanzar tus objetivos de ingresos. Por lo tanto, si te estás preguntando cómo hacer un pipeline de ventas exitoso, deberás tener tus objetivos de ventas a la mano.

Esos números eventualmente te ayudarán a responder una pregunta importante: ¿Cuántas ofertas necesitas agregar a tu embudo para alcanzar tus objetivos? Si sabes cuántos de tus clientes potenciales calificados se convierten en nuevos clientes, por ejemplo, puedes calcular con facilidad la cantidad de negociaciones que necesitas en cada una de las primeras etapas del pipeline de ventas.

Tus colegas

Un pipeline de ventas te ayuda a mejorar la gestión y el seguimiento de tareas individuales y de todo el equipo. Dado que todos los miembros de tu equipo de ventas utilizarán el mismo embudo, debes incluirlos en el proceso de toma de decisiones a medida que lo construyes.

De esta manera, todos tienen la oportunidad de ofrecer sus opiniones y consejos, lo que a su vez hará que tu embudo de ventas sea una herramienta más efectiva para la colaboración, la comunicación y la gestión de proyectos.

Cuáles deberían ser las etapas de tu pipeline de ventas

No hay dos negocios exactamente iguales y tampoco lo son todos los embudos de ventas. Algunas organizaciones utilizan un embudo de cinco pasos, otras incorporan hasta ocho etapas y algunas han tenido éxito con siete etapas.

El número y el tipo de etapas en tu embudo de ventas dependen de varios factores, incluyendo la forma en que te comunicas con los clientes potenciales y el tipo de producto o servicio que vendes. Por ejemplo:

• Los vendedores de herramientas SaaS a menudo tendrán una etapa de presentación de ventas en la que demostrarán su producto a los prospectos.

• Los profesionales de ventas B2B son conocidos por implementar buyer personas antes de hacer un acercamiento

• Los vendedores de automóviles tendrán una etapa de prueba de manejo en algún momento de su embudo
  

• El embudo de un agente de bienes raíces probablemente contendrá una visita a la casa

A continuación se presentan algunas de las etapas comunes de la mayoría de los pipelines de ventas, con una explicación de lo que significa cada etapa.

Prospección

Cada organización tiene una etapa de prospección diferente, dependiendo de sus clientes, productos y estructura organizacional. Por ejemplo, puedes tener un equipo de generación de leads dedicado por completo a buscar clientes potenciales, o puedes prospectar principalmente a través de campañas de marketing que aprovechan el contenido descargable, la participación en las redes sociales y el marketing por correo electrónico. Independientemente de cómo lo hagas, la primera etapa de cualquier embudo es siempre la misma: encontrar posibles compradores que necesiten lo que estás vendiendo.

Calificación

La etapa de calificación (también llamada “investigación”) en el embudo de ventas se trata de encontrar prospectos que sean adecuados para lo que estás vendiendo. Ocasionalmente, la calificación del potencial cliente llega más tarde en el proceso, después de que un representante se haya puesto en contacto con un nuevo cliente potencial.

La calificación de clientes potenciales es un paso invaluable, porque no quieres que tus profesionales de ventas pierdan su tiempo en clientes potenciales que no pueden o no quieren comprar tu producto, o que podrían ser el candidato equivocado y causar problemas en el futuro. En este paso, analizarás si encajan a través de la puntuación de clientes potenciales y separarás los clientes potenciales calificados, de las oportunidades frías.

Calificar clientes potenciales se trata de responder las siguientes preguntas:

• ¿El prospecto tiene el presupuesto para tu producto?

• ¿Puede el prospecto realmente tomar la decisión de comprar, o necesita convencer a alguien más?

• ¿Realmente necesitan tu producto?

• ¿Parecen listos para comprar ahora?

Si obtienes una o más respuestas negativas, es posible que ese prospecto no sea adecuado para tu producto o servicio. En otras palabras, probablemente estén fríos.

No hay nada de malo con los prospectos fríos, simplemente no querrás mantenerlos en tu embudo. En su lugar, guarda su información de contacto (o muévelos a otra categoría si estás utilizando un CRM con varios embudos) y continúa.

Aproximadamente el 20% de tus clientes potenciales proporcionarán el 80% de tus ingresos (de acuerdo con el Principio de Pareto). Si encuentras un prospecto que ha estado obstruyendo tu embudo durante más tiempo del que dura tu ciclo de ventas típico, coloca al prospecto en una categoría diferente, como en un embudo futuro o una lista de devolución de llamadas futura, y establece un recordatorio para hacer un seguimiento más adelante, para ver si las circunstancias han cambiado.

También puedes ahorrar algo de tiempo automatizando este proceso con una función de estancamiento en un CRM.

Contacto

Este paso es bastante sencillo. En esta etapa, un vendedor hace el primer contacto con un prospecto. Esto se puede hacer por teléfono, por correo electrónico, a través de las redes sociales, un mensaje de texto o una charla en persona.

Asegúrate de haber sido minucioso en la etapa de calificación y haber realizado tu debida diligencia antes de contactar a los prospectos. Utiliza la información procesable que has recopilado para enfocar tu aproximación al dirigirte a segmentos específicos.

Prueba nuestros scripts de cold calling para comenzar a atraer clientes potenciales y desarrollar conexiones.

Construcción de relaciones

No es suficiente simplemente con venderle al cliente. Debes demostrar que eres consciente de las necesidades de tu prospecto desde el contacto inicial en adelante.

Tus representantes deben cultivar a los compradores potenciales y establecer relaciones con ellos en cada etapa del recorrido del comprador.

Cultivar prospectos no significa que tus representantes deban molestar a tus clientes llamándolos o enviándoles correos electrónicos de manera constante. Puede ser simplemente reenviar un artículo que aplique a los problemas únicos del prospecto, o dar “me gusta” a sus publicaciones en LinkedIn.

Por otro lado, puede ser tan simple como escuchar de forma sincera las objeciones y responder a ellas. El objetivo es construir confianza con tus prospectos para que se sientan cómodos comprándote.

Esta parte del embudo generalmente se extiende a lo largo de varias etapas, dependiendo de cuántos puntos de contacto necesiten los leads y prospectos para convertirse en clientes.

Cierre

Una vez que tus representantes se hayan puesto en contacto, hayan explicado el producto y generado confianza, es hora de cerrar el trato.

¿Cómo se establece una venta? Bueno, eso depende mucho de tus representantes, organización y clientes. A veces el cliente da un “sí” rotundo. En otros casos, es posible que debas hacer concesiones para realizar una venta, pero siempre debes estar de acuerdo con esas concesiones específicas por adelantado.

Si un cliente desaparece justo antes de un trato, realiza algunos intentos de contacto y luego envía un mensaje explicando que te das cuenta de que tal vez no es un buen momento y que pueden comunicarse cuando estén listos.

Luego, marca ese contacto como un prospecto frío.

Hacer seguimiento a prospectos fríos

Por cierto, contactar con prospectos fríos también debe ser una etapa en tu embudo. El hecho de que no estuvieran listos para comprar cuando fueron contactados por primera vez no significa que no estén listos para comprar ahora.

Realiza una verificación de forma periódica para ver cómo están y qué están haciendo (esto también es parte del paso de construcción de relaciones). Nunca se sabe, ahora pueden tener el presupuesto, la autoridad o la necesidad que antes no tenían.

También es una buena oportunidad para revisar tu enfoque a lo largo de las etapas anteriores. Muchos clientes potenciales aún pueden estar fríos simplemente porque tú no has comunicado su problema de forma adecuada ni has explicado tu solución con claridad.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer un pipeline de ventas para tu organización?

Paso 1: Realiza un balance de tus posibles compradores

¿Te has preguntado cómo hacer un pipeline de ventas? Ten en cuenta que al principio, incluso antes de tener un embudo, todo lo que tendrás es una lista de los clientes potenciales que crees que les gustaría comprar tu producto. Si hay muchos de ellos, necesitarás algo que te ayude a administrar no solo esos contactos, sino también tus interacciones con estos nuevos clientes potenciales.

Una forma de realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas es utilizar una herramienta de hoja de cálculo como Google Sheets o Excel. Aquí hay una plantilla de pipeline de ventas gratuita para comenzar.

Usar una plantilla de hoja de cálculo como la anterior tiene mucho sentido si la cantidad de transacciones que necesitas administrar simultáneamente es inferior a 10, o si recién estás comenzando y deseas organizar tu embudo antes de encontrar una herramienta especialmente diseñada para administrarlo.

Un CRM, sin embargo, es una herramienta más eficiente si tienes más de unas pocas ofertas o más de unos pocos vendedores. Los CRM permiten a los equipos administrar acuerdos de forma colectiva, mover acuerdos con facilidad de una etapa del pipeline a otra y encontrar sin esfuerzo la información de contacto de los prospectos. Es importante destacar que también permiten a los gerentes de ventas vigilar el progreso de todo un equipo hacia los objetivos de ingresos.

¿Necesitas más razones para buscar un CRM? Profundizaremos en los beneficios de los CRM en breve.

Paso 2: Establece las etapas del pipeline de ventas

Es fácil para los representantes sentirse abrumados por sus objetivos. A veces, un número trimestral o anual puede parecer demasiado grande para lograr. Hay una manera de controlar este tipo de agobio: divide cada trato en las actividades diarias que un representante debe hacer para cerrar una venta.

Después de todo, eso es lo que tu pipeline está midiendo y administrando: actividades. Al administrar y enfocarse en las actividades de ventas, es probable que tu equipo tenga más éxito en lograr sus objetivos de ventas.

Para configurar las etapas de tu embudo, piensa en las actividades de ventas comunes de tu equipo y las que crees que tienen el mayor impacto en las ventas. Puedes utilizar la lista de etapas del proceso de ventas anterior para guiarte o elaborar los pasos de tu propio proceso de ventas y estrategia de ventas. También puedes buscar ejemplos de pipeline de ventas, para hacerte una mejor idea.

Si necesitas más información, consulta nuestra guía definitiva de estrategia de ventas, en donde hablamos más al respecto.

Paso 3: Refina tus etapas en el proceso

Una vez que hayas implementado tu propio pipeline de ventas, es posible que notes que ciertos tipos de conversaciones entre representantes y prospectos ocurren de forma constante. Por ejemplo, si eres un agente de bienes raíces, es posible que quieras agregar una columna de “tranquilizar al comprador” si te enfrentas a muchos compradores nerviosos. Debes decidir si estas ocurrencias regulares se prestan para ser etapas de ventas en tu embudo.

Cuando están claramente definidas y planificadas, las etapas de ventas constituyen los componentes fundamentales de tu embudo y te ponen en el camino de realizar un pronóstico de ventas con una precisión decente.

Tanto tu equipo de marketing como los líderes de ventas de tu empresa deben recopilar métricas de ventas relevantes (y consultarlas) a medida que continúan refinando las etapas del embudo.

Puede tomar numerosos intentos averiguar qué funciona mejor para tu negocio. Encontrarás que algunas etapas terminan siendo innecesarias y descubrirás otras que realmente necesitas.

Paso 4: Mantén tu embudo actualizado

Ya has creado un embudo y has puesto tus contactos y ofertas existentes en este. Ahora, ¿cómo puedes asegurarte de que se mantenga actualizado?

Esta parte puede ser complicada. A menudo, cuando un equipo no ha trabajado con un embudo, puede tener dificultades para adaptarse al hábito de ingresar contactos y acuerdos en el pipeline y moverlos a través de las etapas. La clave aquí es desarrollar el hábito de mover acuerdos a través del embudo.

La forma más fácil de hacerlo es pensar en las etapas de tu embudo como una lista de tareas pendientes. Cada etapa se correlaciona con una actividad que tu equipo debe completar. Una vez que se completa una actividad, tu equipo moverá un acuerdo a la siguiente etapa.

Podría tomar un tiempo para que tu equipo lo domine, pero eventualmente, el pipeline será una herramienta invaluable para ellos porque les muestra lo que han hecho, lo que deben hacer y en qué parte del pipeline está cada acuerdo.

Consejo adicional: cuándo mover un acuerdo de una etapa a otra

Algunas etapas son como una lista de verificación: si has establecido contacto o has establecido una reunión, esa actividad está hecha y es hora de pasar a la siguiente etapa.

Para otras etapas, como la calificación de clientes potenciales, las reglas sobre cómo mover un acuerdo no son tan claras. Hay un par de cosas que puedes hacer para evitar confusiones sobre en qué etapa debe estar un acuerdo.

• Primero que todo, debes ser muy específico sobre las etapas potencialmente vagas. Asegúrate de saber qué condiciones deben cumplirse para que un cliente potencial sea calificado.

• En segundo lugar, considera dividir algunas de las etapas más amplias en etapas más pequeñas y fáciles de marcar. Esto podría significar que “Hacer contacto” se clasifique en tres etapas: “Primer contacto”, “Establecer reunión” y “Presentación”, por ejemplo.

• En tercer lugar, si tienes demasiadas etapas y el proceso de mover acuerdos de una a otra se está volviendo engorroso, es posible que quieras simplificar y unificar. Tu pipeline es una herramienta importante, pero los representantes no deberían pasar todo su tiempo gestionándolo.

¿Qué herramientas necesitarás para construir y mantener un embudo?

Puedes crear y administrar tu embudo con casi cualquier herramienta que tengas a la mano, desde notas adhesivas hasta una hoja de cálculo de Excel.

Sin embargo, si tienes un ciclo de ventas complejo o largo o estás administrando más de 10 contactos, es probable que una hoja de cálculo se salga de control con bastante rapidez. En ese caso es probable que sea mejor usar un CRM por motivos de eficiencia. Un buen CRM te permite vincular contactos a ofertas, integrar correspondencia por correo electrónico, ver los datos de ventas de tu equipo en tiempo real, automatizar tareas que te mantendrán en la cima de tu labor y más.

Pipedrive, por ejemplo, te permite personalizar tus embudos para que sean una representación visual de tu proceso de ventas. Si gestionas más de un equipo y los procesos de venta son diferentes para cada uno, no hay problema. Incluso puedes agregar embudos para cada uno de tus proyectos de ventas.

La interfaz intuitiva de Pipedrive facilita a los vendedores el registro de sus actividades. Estos podrán iniciar sesión y trabajar en la plataforma todos los días, completando actividades, marcándolas como hechas y enviando correos electrónicos directamente desde Pipedrive. Mediante integraciones como las que se encuentran en Pipedrive Marketplace o la función de rastreo de llamadas, tu equipo también puede realizar llamadas telefónicas desde la plataforma.

Consideraciones

Si se implementan, gestionan y actualizan correctamente, las etapas de tu pipeline de ventas te ayudarán a ti y a tu equipo de ventas a rastrear sin problemas los acuerdos y actividades.

Recuerda configurar las etapas de tu embudo de ventas según las actividades que tu equipo de ventas realice para generar ingresos. No dudes en revisar si crees que tu pipeline necesita más o menos etapas. Afinar tu pipeline lo hará más preciso, lo que te ayudará a alcanzar tus objetivos.

Con un pipeline claro y funcional, podrás identificar qué genera ingresos y comenzar a aprovecharlo más.