Los informes BI te permiten entender tus datos y usarlos para un mejor proceso de toma de decisiones en tu negocio. Te ayudan a identificar tendencias, anticipar resultados y mantener el control de tu estrategia.
Puede sonar complicado, pero con las herramientas adecuadas y una guía sencilla como esta, no tiene por qué serlo.
En este artículo, aprenderás qué son los informes BI, por qué los necesitas y qué herramientas de informes BI se adaptan mejor a las pequeñas empresas y a las empresas en crecimiento
¿Qué son los informes BI?
Los informes de inteligencia empresarial, o informes BI, implican recopilar, analizar y presentar datos para facilitar la toma de decisiones basada en información. Transforman tu base de datos sin procesar en conocimientos clave y los visualizan mediante gráficos, tablas de datos y paneles de control.
A continuación, un ejemplo de cómo podría verse un informe BI.
Los informes BI permiten a las empresas comprender sus datos. Los equipos pueden usarlos en varias industrias y departamentos para hacer cosas como:
Realizar un seguimiento del rendimiento empresarial en función de las métricas y los objetivos clave
Comprender la demografía, las necesidades, el comportamiento y las preferencias de los clientes
Pronosticar resultados, crecimiento del negocio, tendencias y condiciones del mercado
Supervisar las operaciones empresariales diarias en tiempo real, como los niveles de inventario
Tomar decisiones de negocio estratégicas a largo plazo, como entrar en nuevos mercados o lanzar productos
Todas estas cosas ayudan a las empresas a comprender lo que está sucediendo y a tomar decisiones más informadas.
¿Cómo funcionan los informes BI?
Los informes BI funcionan recopilando datos de múltiples fuentes (bases de datos, hojas de cálculo, sistemas CRM e incluso herramientas externas) y consolidándolos en un solo lugar.
A continuación, los datos se limpian y estructuran para que estén listos para el análisis. Las herramientas de informes empresariales generan automáticamente informes de datos visuales que destacan los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las métricas.
Los informes pueden incluir componentes clave como:
Visualizaciones de datos como gráficos de barras, gráficos circulares y gráficos de líneas que facilitan la interpretación de los datos de un vistazo.
Paneles interactivos que muestran una vista consolidada del rendimiento empresarial en diferentes áreas en tiempo real.
Vistas y filtros personalizados para informes BI, acotando la fuente de datos según el período de tiempo, la región y otras variables.
Alertas automáticas que notifican a los usuarios cuando un determinado KPI o métrica cae, sube bruscamente o cruza una línea.
Análisis comparativo a lo largo del tiempo o entre diferentes segmentos, como el crecimiento interanual de los ingresos o la comparación de ventas por región.
Pronósticos basados en datos históricos, como pronósticos de ventas, predicciones del comportamiento de los clientes o planificación de la demanda.
Así es como funciona en Pipedrive:
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En esencia, los informes BI tienen como objetivo centralizar todos los datos de tu negocio, facilitando los conocimientos necesarios, el acceso, análisis y distribución de información entre tu equipo y los interesados.
¿Cuáles son los diferentes tipos de informes BI?
Las empresas utilizan diferentes informes BI para analizar información específica que se alinea con sus objetivos. Los diferentes informes requieren datos diferentes, por lo que comprender estos tipos es importante para elegir la herramienta adecuada para tus necesidades.
Estos son los seis tipos clave de informes BI que debes conocer.
1. Informes de rendimiento
Los informes de rendimiento realizan un seguimiento de los KPI y las métricas a lo largo del tiempo. Compara los resultados reales con los objetivos, destacando las victorias y las áreas de mejora.
Por ejemplo, un modelo de informe de rendimiento de ventas puede mostrar los ingresos mensuales, los productos de mayor rendimiento y los costos de adquisición de clientes.
Podría incluir gráficos como esta imagen de informe de ventas frente a objetivos, por representante de ventas.
Los gerentes de ventas pueden usar estos datos para ajustar su estrategia de ventas, por ejemplo, al reasignar recursos a áreas de bajo rendimiento.
2. Informes predictivos
Los informes predictivos utilizan datos históricos y modelos estadísticos para pronosticar tendencias futuras como ventas o cambios en el comportamiento de compra.
Podrían incluir pronósticos de ingresos como el que se muestra a continuación.
Estos informes ayudan a tu empresa a tomar decisiones proactivas, como aprovechar las oportunidades o mitigar los riesgos antes de que se materialicen.
Por ejemplo, una tienda minorista podría utilizar un modelo de informe predictivo para pronosticar la demanda durante la temporada navideña. Estos datos podrían ayudarles a optimizar el inventario y los niveles de personal con anticipo.
3. Informes de análisis aumentados
Los informes de análisis aumentados utilizan la IA y el aprendizaje automático para explorar conjuntos de datos complejos. Identifican automáticamente patrones, anomalías y correlaciones que los analistas humanos podrían pasar por alto y pueden explicar o sugerir acciones.
Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico podría utilizar el análisis aumentado para descubrir que los clientes que ven videos de productos tienen un 30 % más de probabilidades de comprar, pero solo si lo hacen dentro de las 48 horas posteriores a su primera visita al sitio.
El informe puede sugerir el envío automático de un correo electrónico dirigido con videos de productos a los nuevos visitantes que no vieron ninguno durante su sesión de navegación inicial.
Algunas herramientas también ofrecen capacidades de automatización inteligente (IA) para convertir los datos de ventas en información procesable en el formato adecuado. Este es un ejemplo de la función de Avances impulsada por IA de Pipedrive.
4. Informes ad hoc
Las empresas crean informes ad hoc para responder a preguntas específicas. Estos informes son flexibles para explorar datos desde varios ángulos y profundizar según sea necesario.
Los componentes del informe ad hoc proporcionan agilidad en mercados dinámicos al ayudar a las empresas a responder con rapidez a eventos u oportunidades inesperadas.
Un equipo de marketing, por ejemplo, puede generar un informe ad hoc para analizar el rendimiento de una campaña específica en diferentes segmentos de clientes. Pueden utilizar este informe de marketing para refinar su campaña o estrategia.
5. Informes estratégicos
Los informes estratégicos se centran en los objetivos a largo plazo y en la toma de decisiones de alto nivel. Analizan las tendencias de la industria, los panoramas competitivos y las oportunidades de mercado.
Un informe estratégico para una empresa de energía podría incluir un gráfico destacando las diferentes aplicaciones del hidrógeno (producción de metanol, amoníaco, refinación de petróleo, transporte, generación de energía y otros), su cuota de mercado respectiva y el tamaño actual del mercado global.
Los ejecutivos y miembros de la junta directiva a menudo confían en los informes de investigación estratégica y de mercado para guiar las principales decisiones en datos comerciales que dan forma al futuro de la empresa.
Por ejemplo, una empresa automotriz podría usar un informe estratégico para evaluar la viabilidad de ingresar al mercado de vehículos eléctricos. El informe podría examinar las tendencias tecnológicas, las preferencias de los consumidores y las leyes y regulaciones de los países.
6. Paneles de control
Los paneles de control proporcionan una visión general dinámica y un entorno de visualización de las métricas clave y los KPI en una sola pantalla (a menudo se actualiza en tiempo real). Son interactivos, personalizables y perfectos para diferentes casos de uso, como el seguimiento de las cuotas de ventas diarias.
También puedes utilizar paneles de control para las reuniones semanales de progreso, en las que los equipos pueden profundizar en los hitos del proyecto, revisar el rendimiento y ajustar las estrategias para cumplir los plazos y los objetivos.
Por ejemplo, un panel de ventas como el anterior podría mostrar métricas de conversión de negocios y métricas de estado del embudo. Esta instantánea ayuda a los gerentes a comprender el rendimiento de las ventas de un vistazo, tomar mejores decisiones y mantener al equipo alineado con los objetivos.
6 herramientas de informes BI para pymes
Las herramientas de informes BI ayudan a las empresas a visualizar sus datos a través de informes y cuadros de mando dinámicos. Extraen datos de varias fuentes, los procesan y los presentan de forma estructurada.
A medida que más equipos (tanto grandes como pequeños) adoptan un enfoque basado en datos para tomar decisiones empresariales, la demanda de herramientas de informes BI de autoservicio es mayor que nunca.
Estas herramientas están diseñadas para usuarios no técnicos y facilitan la interpretación y recopilación de datos mediante visualizaciones interactivas, integraciones de un solo clic e información automatizada.
Algunas herramientas de informes BI también ofrecen plantillas de informes integradas, consultas personalizadas y la capacidad de profundizar en puntos de datos específicos para un análisis más profundo.
Aquí hay seis herramientas de informes BI para empresas en crecimiento:
1. El más versátil: Pipedrive
Pipedrive es una plataforma de CRM basada en la nube con potentes funciones de informes BI e informes de ventas.
Su precio asequible y su galardonada plataforma fácil de usar lo convierten en la mejor opción para equipos pequeños sin analistas de datos dedicados.
Visualiza todo tu embudo de ventas y supervisa el rendimiento, la productividad del equipo y el progreso de los tratos a través de informes y cuadros de mando personalizables. Puedes adaptar fácilmente las vistas y filtrar las métricas para realizar un seguimiento de los datos más relevantes para tus objetivos de ventas.
Estos son algunos tipos de estadísticas que puedes seguir en Pipedrive de forma nativa:
Tasas de victorias (y pérdidas)
Tamaño medio de los tratos
Actividades de ventas (por ejemplo, llamadas, reuniones y correos electrónicos)
Pronósticos de ingresos
Principales fuentes de clientes potenciales
Configurar un informe en Pipedrive es fácil. Hay una lista de plantillas listas para usar y puedes personalizar las condiciones, el tipo de gráfico, los colores y muchas cosas más.
También puedes importar datos de Hojas de cálculo de Google, Microsoft Excel e integraciones de terceros (por ejemplo, herramientas de gestión de proyectos o marketing por correo electrónico) para ampliar tus informes BI.
Pipedrive también se integra con otras herramientas de informes BI (como muchas de las que se indican a continuación) para realizar un seguimiento de los datos de ventas más complejos junto con otras métricas importantes en tu CRM.
Conectar tu CRM con una herramienta de BI te brinda acceso a informes que te dan una imagen más completa de tu negocio, ya que puedes vincular el rendimiento de las ventas directamente con otras áreas como marketing, finanzas u operaciones.
Puedes acceder a formatos de informes básicos en todos los planes y obtener informes personalizados desde el plan Profesional y superiores.
Organiza tu trabajo con una plantilla gratuita en Excel para tu embudo de ventas
2. ClicData
ClicData es una herramienta de informes de inteligencia empresarial conocida por sus funciones avanzadas de transformación de datos, como ETL (Extraer, Transformar, Cargar). Permite a los usuarios limpiar, organizar y visualizar sus datos directamente dentro de la plataforma.
Se integra con más de 250 fuentes de datos, incluyendo Pipedrive, para que los usuarios puedan realizar un seguimiento de todas sus métricas importantes en un solo lugar.
Crea informes y cuadros de mando utilizando plantillas integradas, herramientas de edición de arrastrar y soltar y más de 70 widgets de visualización. Con la información impulsada por IA, los usuarios también pueden explorar correlaciones y tendencias y detectar sentimientos.
Las funciones de exploración de datos de ClicData son aún más útiles cuando se conectan a un repertorio tecnológico. Por ejemplo, al integrarlo con Pipedrive, los usuarios pueden profundizar en cómo las diferentes métricas o áreas del negocio impactan en las ventas.
ClicData ofrece planes de precios para equipos pequeños (a partir de 5 usuarios). También incluye muchas funciones en una plataforma fácil de usar, lo que lo hace adecuado para pequeñas empresas que se toman en serio los informes BI, pero con experiencia limitada en la gestión y el análisis de datos.
3. Looker Studio
Looker Studio (anteriormente Google Data Studio) es una solución gratuita de desarrollo de informes BI para equipos pequeños con presupuestos ajustados o empresas que recién comienzan con el análisis de datos.
Es una herramienta BI de autoservicio que se integra a la perfección con otras aplicaciones de Google, como sus hojas de cálculo, anuncios y analytics.
Los usuarios pueden conectar Looker Studio con más de 800 fuentes de datos y transformar sus números en atractivas visualizaciones, informes y paneles.
Esta herramienta facilita la creación de informes BI gracias a sus plantillas listas para usar, la personalización intuitiva con la función de arrastrar y soltar y la posibilidad de incrustar informes.
4. Grow
Grow es un software de informes de actividad empresarial completo y sin código, ideal para equipos no técnicos con experiencia limitada en análisis de datos e informes personalizados. La plataforma se conecta a más de 100 fuentes de datos, incluyendo hojas de cálculo, redes sociales, marketing y plataformas de CRM.
Por ejemplo, así es como los usuarios pueden visualizar las métricas de ventas junto con otra inteligencia empresarial integrando Grow con Pipedrive.
Los usuarios pueden crear (y compartir) fácilmente paneles interactivos utilizando herramientas de arrastrar y soltar para monitorear métricas importantes y el estado general del negocio. Grow también ofrece herramientas para explorar datos, como filtros avanzados, desgloses y vistas históricas.
5. Power BI
Microsoft Power BI es un software de informes BI que se sincroniza fácilmente con otros productos de Microsoft como PowerPoint, Excel, Word, Fabric, Teams y otros.
Si un usuario ya utiliza estos servicios y la integración de datos es una necesidad, esta herramienta le ahorrará tiempo en el formateo y las conversiones de archivos.
Power BI también tiene capacidades de IA como el análisis de sentimientos, el etiquetado de imágenes y la detección de idioma para obtener información más detallada.
Ofrece planes escalables para equipos de todos los tamaños. Una versión gratuita permite a las empresas crear informes visuales e interactivos mientras se sumergen en el análisis de datos.
6. Tableau
Tableau es un gran nombre en el espacio de inteligencia de negocios y es ideal para empresas medianas o en expansión con expertos en datos.
Es conocida por sus excepcionales capacidades de visualización de datos y su interfaz de arrastrar y soltar que facilita la creación de informes BI complejos. Sin embargo, para las empresas más pequeñas sin analistas dedicados, la curva de aprendizaje puede ser más pronunciada que otras herramientas de informes BI de autoservicio.
Aunque el precio inicial de Tableau es más alto que el de otras herramientas, podría valer la pena la inversión para las empresas que priorizan funciones como análisis avanzados, visualizaciones personalizables y cuestiones de seguridad de nivel empresarial.
Cómo las herramientas de informes BI pueden ayudar a tu empresa
Las herramientas de informes BI te ofrecen una visión panorámica de diferentes áreas de negocio.
BI es más popular entre las empresas más grandes, pero ofrece varios beneficios para los equipos más pequeños, especialmente en el entorno actual que es muy basado en datos.
Así es como las herramientas de BI y generación de informes pueden ayudar a empresas de todos los tamaños.
Toma decisiones más rápidas con datos en tiempo real
La mayoría de las herramientas de informes BI ofrecen paneles interactivos que muestran métricas en tiempo real. Esto ayuda a las empresas a reaccionar rápidamente a los cambios en la demanda, las ventas, el comportamiento del consumidor o las condiciones del mercado sin tener que esperar a los informes mensuales o trimestrales.
Por ejemplo, una empresa de software podría utilizar una herramienta de informes BI para realizar un seguimiento de los datos de ventas en tiempo real de su CRM. En función de los niveles de compromiso, tus equipos de ventas podrían ajustar rápidamente sus estrategias de divulgación o centrarse en clientes potenciales de alto valor.
Reducir los gastos generales
Las herramientas de informes BI hacen que sea asequible para las pequeñas empresas acceder a análisis de datos avanzados sin necesidad de un equipo de TI completo. Las pequeñas empresas suelen operar con presupuestos ajustados y puede que no sea factible invertir en analistas de datos especializados.
Muchas herramientas de informes BI de autoservicio proporcionan modelos de precios escalables que comienzan bajos para equipos más pequeños y aumentan con más usuarios empresariales. Pipedrive, por ejemplo, ofrece múltiples planes que incluyen funciones de informes de CRM y BI.
Alinear diferentes equipos y departamentos
Las herramientas de informes BI integran datos de varios departamentos, como ventas, marketing, finanzas y operaciones, y proporcionan una visión unificada del rendimiento empresarial. Esta información ayuda a los equipos a colaborar de forma eficaz, ya que pueden ver cómo las acciones en un área afectan toda la cadena de valor.
Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico puede llevar a cabo una combinación de datos de ventas con métricas de marketing y atención al cliente para identificar las tendencias que afectan a la experiencia de usuario.
Podría tener un aspecto similar a este panel de ventas y servicio al cliente:
Predecir las tendencias futuras
Un aspecto crucial de las herramientas de informes BI es su capacidad para analizar datos históricos y usarlos para pronosticar la demanda, los ingresos, el comportamiento y las tendencias.
Una empresa de tecnología, por ejemplo, podría utilizar un software de informes de inteligencia empresarial para predecir la pérdida de clientes mediante el análisis de la participación, los tickets de soporte y los patrones de uso. Su equipo de éxito del cliente podría utilizar estos datos para reducir la pérdida de clientes de forma proactiva, dirigiéndose a los clientes en riesgo con ofertas personalizadas.
Ahorra tiempo con la automatización
Las herramientas de informes BI automatizan el proceso de recopilación, análisis y presentación de datos para que los propietarios de empresas y los empleados puedan centrarse en tareas más estratégicas.
La mayoría de las herramientas te permiten crear un cuadro de mandos personalizado que se actualizan automáticamente con datos en tiempo real en un formato dinámico, lo que ahorra tiempo y reduce los errores humanos que a menudo aparecen en los informes manuales.
Personaliza las experiencias de los clientes
Las herramientas de informes BI ofrecen a las empresas información detallada sobre el comportamiento, las preferencias y los patrones de compra de los clientes. Mejores datos de clientes significan que las pequeñas empresas pueden competir con empresas más grandes al ofrecer experiencias, campañas y productos personalizados.
Por ejemplo, el informe BI puede mostrar que un nuevo producto no se está poniendo al día con un grupo demográfico en particular. Al profundizar más, es posible que descubras que no están seguros de cómo usarlo.
Puedes dirigirte a este grupo con una campaña de marketing por correo electrónico personalizada con instrucciones claras, paso por paso, para impulsar la adopción y las ventas.
Consideraciones finales
Los informes BI ayudan a tu empresa a trabajar de forma más inteligente. Convierten los datos en información clara, lo que te ayuda a detectar tendencias con más rapidez y a tomar decisiones proactivas basadas en datos.
Utiliza las herramientas de generación de informes BI para optimizar los flujos de trabajo y automatizar procesos como la gestión, el análisis, la visualización y exportación de datos para que puedas centrarte en la gestión de tu negocio.
Pipedrive es una de las mejores herramientas de informes de inteligencia empresarial para equipos centrados en las ventas. Ofrece paneles de control sencillos y personalizables, información automatizada, herramientas de pronósticos e integraciones para ayudarte a cerrar más tratos.
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