Sales Forecasting: Mit Umsatzprognosen zum Erfolg

Wie viele neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten Sie 2023 einstellen? Wie sieht es mit Ihrer Absatzprognose und dem geplanten Produktionsvolumen aus? Und was ist eigentlich Ihr Plan in Sachen Finanzierung?

Wenn Sie diese Fragen nicht auf den Punkt beantworten können, ist das kein Problem. Denn es gibt eine Methode, die Ihnen hilft, Antworten zu finden und die Umsatzentwicklung Ihres Unternehmens zielsicher vorherzusagen: Sales Forecasting.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit modernen Methoden für den Sales Forecast Ihren Vertrieb besser verstehen, ankurbeln und das Unternehmenswachstum datengetrieben beschleunigen können.

Die richtigen Zahlen auswählen

Bevor Sie mit dem Sales Forecasting beginnen, müssen Sie auswählen, welche Sales KPIs (also Vertriebskennzahlen) die Basis Ihres Forecasts bilden sollen.

Welche Metriken Sie nutzen, hängt von Ihrer Branche ab. Zu den wichtigsten KPIs (Key-Performance-Indicators) gehören in der Regel:

• Umsatz pro Monat / Quartal / Jahr
• Anzahl der Leads in der Pipeline
• Conversion Rate
• Durchschnittlicher Dealwert
• Dauer bis zum Abschluss
  

Für zuverlässiges Forecasting ist es zudem extrem wichtig, dass alle Mitglieder des Sales-Teams die gleichen Metriken und KPIs verwenden. Nur so sind verschiedene Berechnungen und Schätzungen wirklich vergleichbar. Die Auswahl von Metriken und KPIs sollte das Vertriebscontrolling mit dem Management abstimmen und ausdrücklich festlegen. Abweichungen müssen begründet und klar sichtbar gemacht werden.

Mit stabilen und konsistenten Daten aus den vergangenen Monaten oder sogar letzten Jahren können Sie Abweichungen in der vergleichenden Rückschau sofort erkennen und Maßnahmen ergreifen. Stehen diese Informationen zur Verfügung, kann Ihr Vertriebsteam noch während eines schlechten Monats proaktiv das Ruder herumreißen.

Sales Forecasting Software als Gamechanger

Ein akkurater Forecast kann auf den Daten aus einem CRM basieren. Nutzen Sie eine solche Software, hat das den Vorteil, dass alle relevanten Daten an einem Ort liegen und unmittelbar verwertbar sind. So lässt sich Ihr Forecast dann direkt im Programm abbilden.

Im Pipedrive-CRM gibt es ein Feature, was speziell auf die Erstellung von Sales Forecasts ausgelegt ist und es Ihnen ermöglicht, in nur wenigen Klicks aussagekräftige Umsatzprognosen zu erstellen – probieren Sie es doch einfach kostenlos 14 Tage aus!

Den Forecasting-Prozess optimieren

Wichtig für Ihren Forecast sind außerdem gut gepflegte, transparente Prozesse. Mit der Übersicht und klaren Regeln steht und fällt die Zuverlässigkeit jeder Vorausschau.

Meist werden Prozesse mit der Zeit immer komplexer. Das sollten Sie vermeiden. Je weniger Komplexität im System ist, desto einfacher lässt sich vorhersagen prognostizieren, wie es sich entwickelt.

Diese Vorteile gibt Ihnen der Sales Forecast

In der operativen Unternehmensführung müssen Entscheidungen schnell getroffen werden. Wollen Führungskräfte nicht aus dem Bauch heraus entscheiden, brauchen sie belastbare Information, die ständig aktuell Orientierung bietet. Der Sales Forecast spielt hier eine entscheidende Rolle für so verschiedene Themen wie:

• Hiring

• Preisgestaltung

• Planung der Produktionskapazitäten

• Finanzierung

• Mittelfristige Zielgestaltung

Zudem hilft gutes Forecasting erwiesenermaßen beim Umgang mit Sales Opportunities: So ergab eine Studie der Aberdeen Group, dass die Vertriebsteams von Unternehmen, die kontinuierliche Vertriebsanalysen betreiben, bessere Entscheidungen treffen. Sie waren:

• 93 % besser beim Vermeiden schlechter Deals.

• 33 % besser im Erkennen, welcher Deal abgeschlossen werden kann.

• 27 % besser bei der Unterstützung von Deals, die besonderen Einsatz benötigen.

Die häufigsten Fehler beim Umsatz-Forecasting

Sie kennen nun Best-Practices und sinnvolle Methoden. Darüber hinaus sollten Sie wissen, welche typischen Fehler immer wieder gemacht werden, damit Sie diese bewusst vermeiden können.

Fehlendes Verständnis der Kundenperspektive

Ihr Vertrieb kann die Chancen für einen Abschluss umso besser einschätzen, je näher er dem Kunden ist. Der Kunde definiert den Kaufprozess – der Verkaufsprozess muss sich daran anpassen.

Wissen, wo ein Kunde sich im eigenen Kaufprozess befindet, trägt sehr viel zu einem belastbaren Forecast bei. Dafür muss der Vertrieb den Kontakt suchen und geeignete Fragen stellen, um den Prozess aus Käuferseite zu verstehen.

Vorausschau basierend auf Annahmen

Das Bauchgefühl ist aus geschäftlichen Entscheidungsprozessen nicht wegzudenken. Doch es darf nicht die Basis sein. Zuverlässigkeit entsteht durch konsequent datengetriebene Aussagen.

Fehlende Anpassung und Optimierung

Vertriebscontroller und Sales Manager haben für gewöhnlich alle Hände voll zu tun mit anstehenden Aufgaben. Doch sie sollten auch die zurückliegenden Forecasts regelmäßig überprüfen und aus Fehlern und Mustern lernen.

Ein gemeinsames Review des letzten Forecasts mit dem gesamten Team kann sehr wertvolle Insights liefern. So können Sie auch bislang übersehene Einflüsse entdecken, die zu Abweichungen von Vorhersagen geführt haben. Das können ökonomische und politische Verschiebungen, Währungsfluktuationen oder veränderte Normen und Standards sein. Auch die Team-Performance, die Marktposition, Rohstoffkosten und Konsumtrends sind Variablen, die leicht übersehen werden. In der Rückschau lässt sich ihr Einfluss leichter erkennen und für zukünftige Forecasts besser berücksichtigen.

FAQ: Wichtige Fragen zum Thema Forecast im Überblick

Hier finden Sie Antworten zu den häufigsten Fragen rund ums Forecasting.

Was ist die Definition von Forecast?

„Forecast” bedeutet auf Deutsch Prognose oder Vorhersage. Er ist ein Instrument im Controlling, das zum Steuern der Planzahlen aus dem Finanzbudget verwendet wird. Abweichungen von der Planung können Sie so frühzeitig erkennen und mit entsprechenden Maßnahmen (zum Beispiel mithilfe einer Werbekampagne) gegensteuern.

Durch Forecasting können Sie das Erreichen Ihrer kurzfristigen (auch: short-term) und mittelfristigen Ziele fördern und kontrollieren.

Wie lässt sich ein Forecast erstellen?

Einen Forecast erstellen Sie basierend auf den Ist-Daten des laufenden Geschäftsjahres und fügen die Prognosewerte der wesentlichen Werttreiber hinzu. Konzentrieren Sie sich beim Forecasting auf diese Geschäftstreiber. Sie unterscheiden sich je nach Geschäftsmodell, können aber in vier Bereiche unterteilt werden: Umsätze, variable Kosten, Fixkosten und Liquidität.

Für das Erstellen der Prognose können Sie zum Beispiel ein CRM-System oder eine Excel-Vorlage nutzen.

Welche Forecast-Methoden gibt es?

Für ein Forecasting gibt es viele unterschiedliche Methoden. Zwei sind dabei besonders wichtig: die qualitativen und die quantitativen Methoden.

Qualitative Forecasting-Methoden nutzen subjektive Einschätzungen und Schlussfolgerungen (zum Beispiel durch Kundenbefragungen, Expertenmeinungen und die Delphi-Methode). Bei den quantitativen Methoden (auf Englisch: quantitative methods) suchen Sie nach Zusammenhängen, die auf historischen Daten Ihres Unternehmens beruhen und/oder nach Kausalzusammenhängen.

Laut gegenwärtiger wissenschaftlicher Erkenntnisse sind quantitative Vorhersagen präziser als qualitative. Für ein optimales Ergebnis verwenden Sie am besten dennoch eine Mischung aus beiden Forecasting Methoden.

Künstliche Intelligenz (wie zum Beispiel Machine Learning) wird bei den vielen verschiedenen Forecasting Models immer häufiger eingesetzt.

Was ist der Unterschied zwischen Forecast und Budget?

Bei einem Forecasting möchten Sie für Ihr Unternehmen möglichst präzise vorhersagen, wie sich das Geschäft entwickelt. Im Gegensatz zur Budgetierung verwenden Sie dafür die Daten aus dem aktuellen Geschäftsjahr. Ein Forecast ergänzt somit das Budget.

Warum ist Forecasting wichtig?

Durch einen Forecast können Sie unter anderem Ihre Umsatzziele viel genauer prognostizieren, Fehlinvestitionen vermeiden und falsche Entscheidungen verhindern. Die Planung für Ihr Unternehmen gestalten Sie damit viel sicherer.

Wie oft ist ein Forecast sinnvoll?

Um Abweichungen schnell zu entdecken und Gegenmaßnahmen zu veranlassen, sind regelmäßige Prognosen zu empfehlen. Es ist daher ratsam, Forecasts halbjährlich oder quartalsweise durchzuführen. In größeren Unternehmen kann auch ein monatlich erstellter Forecast sinnvoll sein.

Templates für Ihre Vertriebs-Forecasts

Möchten Sie vorerst kein CRM für Ihre Sales Forecasts nutzen, kann es sinnvoll sein, auf Excel Spreadsheets zu setzen. Bei weniger als 10 Deals, die gleichzeitig bearbeitet werden, sind Spreadsheets als Forecast-Templates noch überschaubar. Sie sind günstig und einfach anzuwenden und helfen Ihnen, Ihre Daten zu verstehen und alle Deals im Überblick zu behalten. Auf diese Weise eignen Sie sich eine Kultur des standardisierten Reportings an, die Sie später leicht höher skalieren und komplexer ausgestalten können.

Diese Daten sollten in Ihrer Vorlage enthalten sein:

• Name des Interessenten

• aktuelle Phase

• Umfang des Deals

• Abschlusswahrscheinlichkeit

• voraussichtliches Abschlussdatum

• gewichteter Umsatzforecast in Abhängigkeit von der Abschlusswahrscheinlichkeit

• nächste Schritte

Mit diesen grundlegenden Informationen können Sie Ihre Planungssicherheit bereits systematisch verbessern.

Nutzen Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage für Ihren nächsten Sales-Forecast

Noch einfacher ist der Start mit unserer frei verfügbaren Forecast-Vorlage. Dieses Spreadsheet haben unsere Teams entwickelt und optimiert. Sie können es einfach downloaden und an die eigenen Bedürfnisse und Schwerpunkte anpassen.