Lead Management ist einer der entscheidenden Faktoren für nachhaltigen Vertriebserfolg. Denn viele Unternehmen generieren zwar Leads, schaffen es jedoch nicht, diese systematisch in zahlende Kund:innen zu verwandeln
Ein strukturierter Lead-Management-Prozess hilft Ihnen dabei, Interessent:innen gezielt zu qualifizieren, zu entwickeln und effizient vom Marketing an den Vertrieb zu übergeben. So steigern Sie nicht nur Ihre Conversion-Rate, sondern entlasten auch Ihre Mitarbeitenden durch klare Prozesse und Automatisierung.
In diesem Artikel erfahren Sie, was Lead Management genau ist, welche Phasen dazugehören und wie Sie ein effektives Lead-Management-System in Ihrem Unternehmen aufbauen.
Key Takeaways: Lead Management
Lead Management umfasst alle Prozesse von der Leadgenerierung bis zum Kaufabschluss und sorgt dafür, dass Interessent:innen systematisch zu Kund:innen entwickelt werden. Ohne klare Struktur gehen wertvolle Leads oft verloren.
Ein effektiver Lead-Management-Prozess besteht aus mehreren Phasen wie Leadgenerierung, Lead Scoring, Lead Nurturing und Lead Routing.
Die richtigen Kennzahlen im Lead Management, wie Conversion-Rate, Customer Acquisition Cost und Vertriebszyklus, helfen Ihnen dabei, Ihre Maßnahmen messbar zu machen und kontinuierlich zu optimieren.
Lead Management effizient umsetzen mit Pipedrive
Mit einer leistungsstarken Lead-Management-Software können Sie Ihre Prozesse automatisieren, Leads effizient verwalten und Marketing und Vertrieb optimal verzahnen. Testen Sie Pipedrive und optimieren Sie Ihr Lead-Management nachhaltig.
Lead Management: Definition und Ziele
Was ist Lead Management?
Lead Management bezeichnet den strukturierten Prozess, mit dem Unternehmen Interessent:innen (Leads) erfassen, qualifizieren und systematisch zu Kund:innen weiterentwickeln. Ein effektiver Lead-Management-Prozess stellt sicher, dass potenzielle Kund:innen entlang der gesamten Customer Journey gezielt angesprochen und zum richtigen Zeitpunkt mit relevanten Informationen versorgt werden.
Lead Management umfasst alle Maßnahmen, die ein Unternehmen einsetzt, um aus ersten Kontakten qualifizierte Leads und schließlich zahlende Kund:innen zu entwickeln. Dabei spielen abgestimmte Touchpoints, datenbasierte Entscheidungen und eine enge Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb eine zentrale Rolle.
Welche Ziele verfolgt ein effektives Lead Management?
Ein strategisch aufgebautes Lead-Management-System verfolgt mehrere zentrale Ziele:
Qualifizierte Leads generieren: Ziel ist es, nicht nur viele, sondern vor allem relevante und potenziell kaufbereite Leads zu gewinnen.
Leads systematisch weiterentwickeln: Durch gezieltes Lead Nurturing werden Interessent:innen bis zur Vertriebsreife begleitet.
Conversion-Rate steigern: Ein strukturierter Lead-Management-Prozess erhöht die Wahrscheinlichkeit von Kaufabschlüssen deutlich.
Prozesse messbar und skalierbar machen: Durch den Einsatz von Kennzahlen im Lead Management können Maßnahmen analysiert und kontinuierlich optimiert werden.
Lead-Management-Prozess: Die 5 wichtigsten Phasen im Überblick
Ein effektiver Lead-Management-Prozess besteht aus fünf zentralen Phasen. Wenn Sie diese strukturiert umsetzen, können Sie Ihre Leads systematisch entwickeln und Ihre Conversion-Rate nachhaltig steigern.
Leadgenerierung: Neue Leads gewinnen: In dieser Phase identifizieren und gewinnen Sie potenzielle Kund:innen, z. B. durch Content Marketing, SEO oder bezahlte Kampagnen.
Lead Scoring (Leads bewerten und priorisieren): Mithilfe eines Punktesystems wird ermittelt, wie relevant und kaufbereit ein Lead ist. So können Sie Ihre Ressourcen gezielt einsetzen.
Lead Nurturing (Leads weiterentwickeln): Durch personalisierte Inhalte und gezielte Kommunikation werden Leads entlang der Customer Journey begleitet und zur Kaufentscheidung geführt.
Übergabe an den Vertrieb (inkl. Lead Routing): Sobald ein Lead vertriebsreif ist, wird er an das Sales-Team übergeben. Per Lead Routing werden Leads automatisch an Vertriebsmitarbeiter:innen verteilt.
Lead Controlling (Erfolg messen und optimieren): Kennzahlen im Lead Management helfen Ihnen, Ihre Prozesse zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern.
Die folgende Tabelle zeigt die Ziele und typische Maßnahmen der einzelnen Phasen im Überblick
Phase | Ziel | Typische Maßnahmen |
Leadgenerierung | Neue Leads gewinnen | SEO, Content Marketing, Ads |
Lead Scoring | Qualität bewerten | Punktesystem, Datenanalyse |
Lead Nurturing | Vertrauen und Interesse aufbauen | E-Mail-Marketing, Content |
Lead Übergabe | Übergabe optimieren | CRM-Systeme, Automatisierung |
Lead Controlling | Performance messen | KPIs, Reporting |
Praxisbeispiel: So funktioniert Lead Management im Alltag
Ein Unternehmen im B2B-Bereich generiert über einen Blogartikel neue Leads, indem es ein Whitepaper als Download anbietet. Interessent:innen geben ihre Kontaktdaten ein und werden anschließend durch ein Lead-Management-System automatisch erfasst.
Anhand ihres Verhaltens (z. B. Downloads, Website-Besuche) erfolgt ein Lead Scoring. Qualifizierte Leads erhalten anschließend gezielte E-Mails mit weiterführenden Informationen.
Leadgenerierung: Inbound und Outbound
Das Content Marketing und insbesondere das Inbound Marketing haben sich sowohl im B2C-Marketing als auch im B2B-Bereich als wirksame Strategien zur Generierung von Leads erwiesen. Entgegen dem klassischen Push- bzw. Outbound-Marketing, bei dem Kunden ohne ihr Zutun von Unternehmen mit Werbebotschaften kontaktiert werden, dreht sich beim Pull- bzw. Inbound Marketing alles darum, die Kundschaft durch passende Informationen und relevante Inhalte sozusagen „anzulocken”.
Dazu werden Marketingmaßnahmen ergriffen, die die Inhalte des Unternehmens für die Kunden auffindbar machen: So etwa die Suchmaschinenoptimierung (SEO) von Webinhalten wie Blogbeiträge, Video-Content oder Social Media. Ebenso wird das Themenfeld, welches ein Unternehmen online bespielt, den Interessen der eigenen Zielgruppe angepasst, um relevant für diese zu sein.
Um den über die Suchmaschine ankommenden Traffic umzuleiten, können im Rahmen dieser Strategie sogenannte Lead-Magneten platziert werden. Das sind Content-Pieces wie Whitepaper, Webinare, eBooks oder Vorlagen, die den Interessenten einen Mehrwert im Austausch für ihre Kontaktdaten in Aussicht stellen.
Neben der Inbound-Leadgenerierung gibt es die Outbound-Leadgenerierung. Bei dieser Strategie werden zunächst Kundenprofile erstellt und anschließend eine große Menge an Profilen möglicher Kunden damit verglichen. Am effizientesten gelingt dies über den Einsatz von Tools. Die Kandidaten, welche die größte Übereinstimmung aufweisen, werden dann z. B. über Outbound-Calls oder Akquise-Mailings kontaktiert.
Lead Scoring: So bewerten und priorisieren Sie Ihre Leads
Viele Leads bedeuten noch keinen Umsatz. Im Gegenteil, eine große Menge von Leads auf einmal kann überwältigend wirken. Deshalb müssen Sie die Leads filtern. Um herauszufinden, welche Leads Sie weiterentwickeln sollten und welche nur geringe Erfolgschancen aufweisen, können Sie auf Lead Scoring zurückgreifen.
Bei diesem Verfahren zur Qualifizierung von Leads verwenden Sie ein Punktesystem, um jeden Lead individuell zu bewerten. Daraus ergibt sich ein Ranking, das den weiteren Umgang mit dem Lead beeinflusst. Kaufbereite Interessenten werden beispielsweise schnell und ohne Verzug direkt kontaktiert, Unentschlossene weiter mit Informationen zum Produkt versorgt. Diese Pflege der Leads wird als Nurturing (engl.: füttern, pflegen) bezeichnet.
Lead Nurturing: Geben Sie Ihren Kunden das, was sie sich wünschen
Nach dem Lead Scoring kommt das Lead Nurturing. In diesem Schritt wird entschieden, wie qualifizierte Leads weiter gefördert werden sollen. Damit die Leads in ihrer Customer Journey weiter voranschreiten, müssen Sie zum richtigen Zeitpunkt mit relevanten Informationen versorgt werden.
Einen Lead im oberen Teil des Sales Funnels können Sie beispielsweise über Ihr E-Mail-Marketing relevante Inhalte zuspielen. Bei einem weiter fortgeschrittenen Lead, dessen Handlungen auf eine Kaufbereitschaft hinweisen, kann Ihr Vertrieb direkt übernehmen und den potenziellen Käufer kontaktieren.
Lead Übergabe und Lead Routing
Eine erfolgreiche Lead-Übergabe zwischen Marketing und Vertrieb ist ein zentraler Bestandteil des Lead Managements. Ziel ist es, qualifizierte Interessenten ohne Informationsverlust und zum richtigen Zeitpunkt an den Vertrieb weiterzugeben.
Wichtige Erfolgsfaktoren sind:
Klare Lead-Definitionen: Marketing und Vertrieb müssen gemeinsam festlegen, wann ein Lead als qualifiziert gilt und übergeben werden kann.
Einheitliche Prozesse: Standardisierte Übergabekriterien und Workflows sorgen für Transparenz und eine reibungslose Zusammenarbeit.
Vollständige Datenbasis: Relevante Informationen zum Lead, wie Kontaktdaten und Interaktionen, sollten für den Vertrieb verfügbar sein.
Schnelle Bearbeitung: Kurze Reaktionszeiten erhöhen die Wahrscheinlichkeit, Leads erfolgreich in Kunden umzuwandeln.
Kontinuierliches Feedback: Regelmäßiger Austausch zwischen Marketing und Vertrieb hilft, die Lead-Qualität und die Übergabeprozesse kontinuierlich zu verbessern.
Lead Routing bezeichnet die automatisierte Verteilung von Leads an die jeweils zuständigen Vertriebsmitarbeitenden oder Teams. Die Zuordnung erfolgt anhand definierter Kriterien, beispielsweise:
Region oder Land
Branche
Unternehmensgröße
Produkt- oder Serviceinteresse
Zuständigkeiten innerhalb des Vertriebsteams
Ein effektives Lead Routing stellt sicher, dass jeder Lead schnell beim richtigen Ansprechpartner landet. Dadurch werden Bearbeitungszeiten verkürzt, die Effizienz im Vertrieb erhöht und die Chancen auf eine erfolgreiche Konvertierung verbessert. Gleichzeitig verhindert Lead Routing, dass Leads übersehen werden oder mehrfach bearbeitet werden müssen.
Lead Controlling: Messen Sie den Erfolg Ihres Lead Managements
In der letzten Phase des Lead-Management-Prozesses geht es darum, den Erfolg Ihrer Maßnahmen systematisch zu analysieren und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, benötigen Sie Zugriff auf relevante Daten entlang der Customer Journey.
Ein strukturiertes Lead-Management-System hilft Ihnen dabei, Informationen zu Ihren Leads zentral zu erfassen und auszuwerten. So können Marketing- und Vertriebsteams nachvollziehen, wie sich Leads entwickeln, welche Maßnahmen besonders effektiv sind und an welchen Stellen im Prozess Optimierungsbedarf besteht.
Mit einer leistungsstarken Lead-Management-Software lassen sich diese Prozesse zusätzlich automatisieren und effizient skalieren.
Ein CRM-Tool wie Pipedrive unterstützt Sie dabei, Ihr Sales Lead-Management datenbasiert und effizient zu steuern. Funktionen wie visuelle Pipelines, automatisierte Workflows und detaillierte Reports ermöglichen es Ihnen, den gesamten Lead-Management-Prozess transparent abzubilden und kontinuierlich zu verbessern.
Kennzahlen für das Lead Management
Drei KPIs bilden das Grundgerüst für das Lead-Controlling und sind für alle Branchen relevant: die Conversion-Rate, die Länge des Vertriebszyklus und die Customer Acquisition Cost.
Conversion-Rate
Die Conversion-Rate beantwortet die Frage, wie effektiv Marketingaktivitäten und Vertriebsprozesse waren. Mit ihr lässt sich etwa berechnen, wie hoch der Prozentsatz der Website-Besucher ist, die sich zum Newsletter angemeldet haben (Anmeldungen / Besuche x 100) oder wie groß der Anteil der Leads ist, die zu Kunden geworden sind (Kunden / Leads x 100).
Länge des Vertriebszyklus
Die Dauer vom Erstkontakt bis zum Vertragsabschluss wird auch als Sales Cycle bezeichnet und ist wichtig für die zukünftige Planung. Wenn Sie wissen, wie lange es durchschnittlich dauert, bis Sie einen Lead zum Kunden verwandelt haben, können Sie realistische Vertriebsziele setzen, verlässlicher kalkulieren und die Leistung von Mitarbeitenden besser einschätzen.
Die Länge des Vertriebszyklus erhalten Sie, indem Sie die Anzahl der Tage bis zum Verkaufsabschluss durch die Anzahl der Verkaufsabschlüsse teilen.
Customer Acquisition Cost
Die Customer Acquisition Cost (CAC) beziffert die Kosten für die Kundengewinnung. Sie gibt also Auskunft darüber, wie viel es Sie gekostet hat, einen neuen Kunden zu gewinnen. Dafür teilen Sie Ihre Vertriebs- und Marketingkosten durch die Anzahl der neu gewonnenen Kunden in einem festgelegten Zeitraum.
Die CAC sollte nicht höher sein als der durchschnittliche Bestell- bzw. Auftragswert. Auch wenn er deutlich über dem Branchendurchschnitt liegt, kann das Probleme für ein Unternehmen bedeuten. Gesenkt werden kann er, indem Sie Kosten reduzieren oder die Abschlussquote erhöhen.
Lead Management: Marketing vs Sales
Lead Management im Marketing
Halten wir fest: Leads sind die Aufgabe zweier Bereiche in einem Unternehmen, nämlich des Vertriebs und der Marketingabteilung. Letztere ist für die ersten Phasen des Leadmanagements verantwortlich und sollte deshalb in Absprache mit dem Vertrieb die ersten Maßnahmen ergreifen.
Zunächst wird sie in erster Linie über gezieltes Online-Marketing möglichst viele neue Leads generieren und sie so weit entwickeln, dass der Vertrieb gute Chancen hat, sie in zahlende Kunden zu konvertieren. Sobald eine Person Interesse an einem Angebot zeigt, wird sie als sogenannter Marketing Qualified Lead (MQL) markiert. Das Marketing leistet also die Vorarbeit für den Vertrieb.
Damit das fortlaufend gut funktioniert, ist es sinnvoll, eine Marketing-Automation zu entwickeln. Ein gutes CRM-Tool kann dabei unterstützen.
Sales Lead Management
Befindet das Marketing einen Lead im Rahmen der Leadqualifizierung als vielversprechend, leitet es ihn an den Vertrieb weiter. Dieser kümmert sich nun darum, ihn zum Kauf zu bewegen. Das gelingt nicht immer. Wird ein Lead zu früh an den Vertrieb weitergereicht, kann dessen vage Kaufintention auch verpuffen. Erfolgt die Kontaktaufnahme zu spät, hat er vielleicht schon eine andere Lösung für sein Problem gefunden.
Auch deshalb ist die Abstimmung zwischen Marketing und Vertrieb im Lead-Management sehr wichtig. Lösungen für das Customer-Relationship-Management können helfen, die Zusammenarbeit zu optimieren.
Was sind typische Fehler im Lead Management?
Ein effektives Lead Management kann maßgeblich zum Vertriebserfolg beitragen. In der Praxis treten jedoch häufig Fehler auf, die zu verlorenen Verkaufschancen und ineffizienten Prozessen führen.
Unklare Lead-Qualifizierung: Wenn Marketing und Vertrieb keine gemeinsamen Kriterien für qualifizierte Leads definieren, werden häufig ungeeignete oder noch nicht kaufbereite Interessenten an den Vertrieb übergeben.
Langsame Reaktionszeiten: Leads verlieren schnell an Interesse, wenn Anfragen nicht zeitnah bearbeitet werden. Verzögerungen bei der Kontaktaufnahme können die Conversion-Rate erheblich reduzieren.
Fehlendes oder unzureichendes Lead Routing: Werden Leads nicht automatisch und eindeutig den richtigen Ansprechpartnern zugewiesen, entstehen Bearbeitungsverzögerungen, Doppelarbeit oder ungenutzte Verkaufschancen.
Schlechte Datenqualität: Unvollständige, veraltete oder doppelte Datensätze erschweren die Lead-Bearbeitung und führen zu ineffizienten Vertriebsprozessen.
Mangelnde Abstimmung zwischen Marketing und Vertrieb: Fehlende Kommunikation und unterschiedliche Ziele können dazu führen, dass Leads falsch bewertet oder Potenziale nicht optimal genutzt werden.
Zu viele manuelle Prozesse: Manuelle Dateneingaben, Lead-Zuweisungen oder Follow-ups erhöhen den Verwaltungsaufwand und das Fehlerrisiko. Automatisierungen können hier deutlich mehr Effizienz schaffen.
Fehlende Erfolgsmessung: Ohne aussagekräftige Kennzahlen und Analysen bleiben Schwachstellen im Lead-Prozess oft unentdeckt. Unternehmen können dadurch Optimierungspotenziale nicht gezielt nutzen.
Leadmanagement-Software: CRM für Lead Management in Vertrieb und Marketing nutzen
Solange Sie noch jeden Kunden Ihres Unternehmens persönlich betreuen, ist eine Software für das Lead Management vielleicht noch nicht zwingend notwendig. Doch spätestens dann, wenn die Zahl der Leads unübersichtlich wird, und auch ihre Position im Sales Funnel unklar, kann eine leistungsstarke Lead Management Software Ihnen beim Handling der Leads helfen.
Was ist ein Lead Management System?
Ein Lead Management System ist eine Softwarelösung für zentrale Erfassung, Verwaltung, Qualifizierung, Verteilung und Tracking von Leads entlang des gesamten Verkaufsprozesses. Es unterstützt Unternehmen dabei, potenzielle Kunden systematisch von der ersten Interaktion bis zum Geschäftsabschluss zu begleiten und die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb zu optimieren.
Was sind die Vorteile von Lead Management Tools?
Die wichtigsten Vorteile einer Lead-Management Software, wie z.B. eines CRM sind:
Schnellere Reaktionszeiten auf neue Anfragen
Höhere Lead- und Datenqualität
Effizientere Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb
Verbesserte Conversion-Raten und Abschlussquoten
Transparenz über den gesamten Lead- und Vertriebsprozess
Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
Was sind die wichtigsten Funktionen von Lead Management Software?
Zu den wichtigsten Funktionen einer Lead Management Tools gehören:
Lead-Erfassung: Sammlung von Leads aus verschiedenen Quellen wie Webseiten, Formularen, E-Mail-Kampagnen, Social Media oder Messen.
Lead-Qualifizierung: Bewertung von Leads anhand definierter Kriterien, um deren Kaufpotenzial einzuschätzen.
Lead Routing: Automatische Zuweisung von Leads an die zuständigen Vertriebsmitarbeitenden oder Teams.
Lead Nurturing: Gezielte Pflege und Entwicklung von Leads durch personalisierte Kommunikation und Marketing-Automatisierung.
Pipeline- und Aktivitätenmanagement: Tracking von Kontakten, Aufgaben, Gesprächen und Verkaufschancen.
Reporting und Analyse: Auswertung von Conversion-Raten, Bearbeitungszeiten und Vertriebskennzahlen zur kontinuierlichen Optimierung.
Was sind wichtige Kriterien bei der Auswahl einer Lead-Management-Software?
Die Wahl eines geeigneten Lead-Management-Tools sollte sich an den Anforderungen von Marketing und Vertrieb orientieren. Besonders wichtig sind folgende Faktoren:
Funktionsumfang: Die Software sollte zentrale Funktionen wie Lead-Erfassung, Lead-Qualifizierung, Lead Routing, Lead Nurturing, Automatisierungen sowie Reporting und Analysen abdecken.
Integrationsfähigkeit: Eine nahtlose Anbindung an bestehende Systeme wie CRM, Marketing-Automation-Tools, E-Mail-Plattformen und andere Geschäftsanwendungen ist entscheidend für effiziente Prozesse.
Automatisierung und Lead Routing: Automatisierte Workflows und eine flexible Lead-Verteilung sorgen für schnellere Reaktionszeiten, weniger manuelle Arbeit und eine höhere Vertriebsproduktivität.
Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung erleichtert die Akzeptanz im Team und reduziert Schulungsaufwand sowie Implementierungszeiten.
Skalierbarkeit: Die Lösung sollte mit dem Unternehmen wachsen und auch bei steigenden Lead-Volumina oder zusätzlichen Anforderungen leistungsfähig bleiben.
Analyse- und Reporting-Funktionen: Umfassende Auswertungen helfen dabei, Lead-Quellen, Conversion-Raten und die Performance von Marketing- und Vertriebsmaßnahmen zu messen und zu optimieren.
Datenschutz und Sicherheit: Die Software sollte aktuelle Datenschutzanforderungen wie die DSGVO erfüllen und geeignete Sicherheitsstandards bieten.
Pipedrive als Lead-Management-Software
Was ist Pipedrive?
Pipedrive ist ein cloudbasiertes CRM-Tool, das speziell für Vertriebsprozesse entwickelt wurde. Im Mittelpunkt steht eine visuelle Sales-Pipeline, mit der Unternehmen Verkaufschancen strukturiert verwalten und aktiv entwickeln können. Das CRM wurde für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert, eignet sich aber auch für wachsende Teams mit komplexeren Vertriebsanforderungen.
Als CRM-System unterstützt Pipedrive Unternehmen dabei, Leads zu organisieren, Deals gezielt zu steuern und Vertriebsaktivitäten datenbasiert zu optimieren. Zudem ist Pipedrive DSGVO-konform.
Was sind die wichtigsten Funktionen von Pipedrive?
Pipedrive konzentriert sich auf die Kernanforderungen moderner Vertriebsteams und bietet einen klaren, praxisorientierten Funktionsumfang:
Visuelle Sales-Pipeline zur übersichtlichen Verwaltung von Deals
Pipedrive KI: Zeit sparen, Performance verbessern und smartere Entscheidungen für Ihren Sales-Workflow treffen.
Kontakt- und Lead-Management für Personen und Unternehmen
Automatisierungen für Aufgaben, Follow-ups und Workflows
E-Mail-Integration inkl. Tracking und Vorlagen
Aktivitäts- und Aufgabenmanagement für strukturierte Vertriebsarbeit
Reporting & Dashboards zur Analyse von Umsatz, Conversion Rates und Pipeline
Über 500 Integrationen mit Marketing-, Support- und Buchhaltungstools etc.
Mobile App für den Zugriff unterwegs
Erfahren Sie mehr über den praktischen Einsatz und die Vorteile von Pipedrive in unserer Fallstudie.
Pipedrive-Fallstudie: Wie die Ari Motors GmbH ihre Verkäufe mit Pipedrive verzehnfachte
Fazit: Mit dem richtigen Lead-Management-Tool lässt sich Ihre Akquise schnell skalieren
Das Lead Management ist ein Prozess, der sich über mehrere Phasen erstreckt und End-to-end gedacht werden sollte: von der Leadgenerierung über das Scoring und Nurturing bis zum Routing, Kaufabschluss und schließlich dem Controlling.
Gelingt es Ihnen, diese Phasen optimal aufeinander abzustimmen, steigt nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch der Umsatz. Mit der nötigen Vorarbeit und dem richtigen CRM-System steht Ihrem datengestützten Geschäftserfolg nichts mehr im Wege!
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