Es mag Sie überraschen, doch die meisten Kunden wünschen sich, per E-Mail das erste Mal von Unternehmen kontaktiert zu werden. Das geht aus einer aktuellen Umfrage der RAIN Group hervor. Doch obwohl 80 % der Befragten diesen Kommunikationskanal für den Erstkontakt bevorzugen, heißt das noch lange nicht, dass auch jedes Akquise-Mailing geöffnet wird!
Wie also können Sie es schaffen, bereits mit Ihrer Betreffzeile im Postfach des Empfängers hervorzustechen? Und welcher Inhalt gehört in die Nachricht selbst?
In diesem Artikel erwarten Sie Tipps für Ihr Akquise-Anschreiben und konkrete Akquise-Vorlagen, damit Ihre E-Mails im Posteingang potentieller Kunden nicht länger untergehen.
Das Akquise-Anschreiben: Struktur und Aufbau
Ganz gleich, ob Sie den Erstkontakt zu Neukunden herstellen oder einen Demo-Termin vereinbaren möchten: Jedes Kundenakquise-Anschreiben sollte durch einen strukturierten Aufbau mit klarem Fokus überzeugen. Verständliche Satzkonstruktionen, eine positive Sprache und die Konzentration auf das Wesentliche sind von Vorteil.
Bestimmen Sie zunächst das Ziel, das Sie mit Ihrer E-Mail verfolgen. Es wird Ihnen bei der Ausrichtung und Formulierung der E-Mail behilflich sein. Dann geht es ans Schreiben. Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Formulierung haben, können Sie hier auch auf die Hilfe professioneller Texter und Texterinnen zurückgreifen.
Checkliste für das Akquise-Anschreiben
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Akquise-Anschreiben folgende Punkte enthält:
Einen aussagekräftigen Betreff
Eine kurze Vorstellung (sofern der letzte Kundenkontakt länger zurückliegt oder die E-Mail den Erstkontakt darstellt)
Ein kundenorientiertes Nutzenversprechen bzw. Angebot in wenigen Sätzen (Elevator Pitch)
Den Verweis auf zusätzliche Informationen (beispielsweise Links zur Produktseite oder ein hilfreicher Blogbeitrag)
Einen Terminvorschlag für ein gemeinsames Telefonat
Einen Call-to-Action oder eine abschließende Frage
Ein „Danke“ sowie Grußformel
5 Tipps für Ihr Anschreiben per E-Mail
Damit Ihre E-Mails nicht direkt im Papierkorb landen, müssen Sie inhaltlich wie strukturell überzeugen – und das bereits in der Betreffzeile. Mit den folgenden Tipps gelingt Ihnen die Neukundengewinnung per E-Mail.
1. Die Betreffzeile: Fallen Sie auf!
In einem vollen E-Mail-Posteingang herauszustechen, ist die Crux der E-Mail-Kaltakquise. Mit einer Betreffzeile wie „Kooperationsanfrage mit Unternehmen XY“ nehmen Sie der Empfängerin oder dem Empfänger nicht nur die Lust am Lesen Ihrer Nachricht, sondern Sie fallen durch die Verkaufsparole direkt mit der Tür ins Haus.
Seien Sie stattdessen kreativ und heben Sie sich mit Ihrer Betreffzeile von der Konkurrenz ab. Dazu sollten Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal betonen oder den Mehrwert Ihres Produktes in wenigen Worten zusammenfassen. Nehmen Sie sich Zeit für das Formulieren einer packenden Betreffzeile, denn nur so haben Sie eine reelle Chance, dass Ihre E-Mail gelesen wird.
2. Verzichten Sie auf Verkaufsparolen
Jedes Akquise-Anschreiben hat ein übergeordnetes Ziel: den Verkaufsabschluss. Doch das wissen nicht nur Sie, sondern auch Ihr Empfänger. Legen Sie deshalb Ihren Verkaufsjargon ab und bringen Sie die Kommunikation durch eine personalisierte E-Mail auf eine vertraulichere Ebene.
Sprechen Sie den Empfänger namentlich an und beginnen Sie Ihre E-Mail mit einem persönlichen Aufhänger. Eine fundierte Recherche liefert Ihnen zudem Hintergrundinformationen, die Sie für Ihr Anschreiben nutzen können. Werfen Sie hierfür einen Blick auf die Website des Unternehmens, die Social-Media-Kanäle Ihrer Ansprechperson und mögliche Pressemitteilungen. Schaffen Sie eine Verbindung, um Ihre potenziellen Kundinnen und Kunden emotional abzuholen.
3. Kurz und relevant
Ihre Kundschaft ist vielbeschäftigt und hat deshalb nur eine knapp bemessene Aufmerksamkeitsspanne: Lesen Sie sich Ihre E-Mail deshalb laut vor. Wenn die Lesezeit länger als eine Minute ist, ist sie zu lang. Versuchen Sie, so zu schreiben, wie Sie reden – stellen Sie sich und Ihr Angebot vor, seien Sie nett und knüpfen Sie Kontakte. Komplizierte Schachtelsätze, ausufernde Schilderungen und Fachchinesisch haben im Akquise-Anschreiben hingegen nichts zu suchen.
4. Glaubwürdigkeit führt zum Erfolg
Erkennt der Empfänger im Akquise-Anschreiben direkt, wie Sie ihm das Leben erleichtern können und welche Prozesse Ihr Produkt vereinfacht, wecken Sie garantiert seine Aufmerksamkeit. Denken Sie aus Sicht der Kundin oder des Kunden. Dazu ist es hilfreich, im Vorhinein mögliche Pain Points der Interessenten herauszufiltern. Listen Sie auf, wie Sie die Probleme lösen können.
5. Vergessen Sie niemals den Call-to-Action
Das Ziel Ihrer E-Mail ist ein 15-minütiger Anruf oder Videochat mit dem Interessenten? Dann müssen Sie am Ende Ihres Akquise-Anschreibens auch danach fragen. Ohne eine Handlungsaufforderung ist die Chance, dass Sie eine Antwort bekommen, sehr gering.
Seien Sie proaktiv und fragen Sie Ihre Ansprechperson direkt, wann sie für Sie verfügbar ist. Der Call-to-Action ist die Zielgerade Ihrer Kundengewinnung, weshalb Sie ihn auf keinen Fall vergessen dürfen.
Positiv aus der Masse herausstechen: Vermeiden Sie diese häufigen Fehler in Ihrer Sales-E-Mail
Sie wissen, dass Ihre Ansprechpartnerinnen und -partner unzählige E-Mails am Tag bekommen. Damit Sie auffallen und positiv im Gedächtnis bleiben, sollten Sie unbedingt die folgenden Fehler vermeiden:
Sie schicken Ihre Sales-E-Mail an einen großen Verteiler: Besser ist es, vor dem Schreiben einen geeigneten Ansprechpartner für Ihr Anliegen zu finden. Geht es in Ihrer Sales-E-Mail um eine Budgetentscheidung, könnten Sie beispielsweise direkt an die Abteilungsleiterin oder den Abteilungsleiter eines Unternehmens schreiben. Das verkürzt die Kommunikationswege und erhöht Ihre Chancen auf Erfolg deutlich.
Sie schreiben den Namen Ihrer Kontaktperson falsch: Ein peinlicher Fauxpas, der wenig Lust macht, die E-Mail zu lesen. Prüfen Sie die Schreibweise deshalb am besten doppelt.
Sie übersehen Tipp- und Rechtschreibfehler: Nehmen Sie sich besser die Zeit, Ihren Text einmal gründlich gegenzulesen. Es lohnt sich: Mit einer fehlerfreien E-Mail zeigen Sie Ihrem Kontakt, dass Sie ihn und seine Zeit wertschätzen.
Sie achten nicht auf die Formatierung: Verschiedene Schriftgrößen, -arten und -farben können die Empfängerin oder den Empfänger beim Lesen vom Inhalt Ihrer E-Mail ablenken. Überlegen Sie sich deshalb ein klares Designkonzept.
- Sie schreiben zu aufdringlich: Zwar sollten Sie Ihren Kontakt animieren, sich bei Ihnen zu melden – allerdings immer höflich und ohne künstlich erzeugten Druck. Sonst kann es passieren, dass Sie ihn verschrecken oder verärgern und am Ende genau das Gegenteil erreichen.
Beim Akquise-Anschreiben mit Vorlagen Zeit sparen
Möchten Sie mehrere Kunden anschreiben, um ein neues Produkt vorzustellen oder aber um Entscheider zu einem anstehenden Event einzuladen? Mithilfe eines CRM-Systems können Sie nicht nur viele Kundinnen und Kunden auf einmal ansprechen, sondern auch Vorlagen für Ihre E-Mail-Anschreiben definieren. Je nach Ziel der E-Mail haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Templates zu hinterlegen und immer wieder auf diese zurückzugreifen.
Das spart zum einen Zeit und bietet Ihnen zum anderen einen groben Fahrplan für die Struktur. Stupides Copy-and-Paste ist jedoch nicht der richtige Weg zum Erfolg. Passen Sie Ihre Vorlagen stattdessen auf den spezifischen Empfänger an, um das Maximum aus Ihrem Akquise-Anschreiben herauszuholen.
Akquise-Anschreiben als PDF mit Textvorlagen
Wir wissen, wie herausfordernd es sein kann, die richtigen Worte zu finden. Um es Ihnen etwas leichter zu machen, haben wir verschiedene Vorlagen für die Kommunikation mit Ihren Interessentinnen und Interessenten erstellt. Diese können Sie sich als PDF oder Excel-Datei ganz einfach herunterladen.
Vorlagen für Follow-ups
In unseren Vorlagen für Sales-E-Mails geben wir Ihnen neben hilfreichen Tipps, wie Sie Ihre Kaltakquise verbessern können, auch zahlreiche Textbeispiele für die unterschiedlichen Phasen in Ihrem Akquise-Prozess:
Vorlagen für einleitende E-Mails, um zum Beispiel eine Beziehung zum Kontakt herzustellen oder ein persönliches Treffen zu vereinbaren
Vorlagen für Follow-ups, um nach einem ersten Kennenlernen nachzufassen oder einen Folgetermin zu vereinbaren
Vorlagen für Break-up-E-Mails, um zum Beispiel einer Kontaktperson freundlich mitzuteilen, dass Sie sie nach mehrmaligem Nachhaken aus der Vertriebs-Pipeline entfernen, die Person sich aber jederzeit bei Interesse wieder bei Ihnen melden kann
Akquise-Anschreiben: Muster für die Neukundenakquise
Ein häufiger Grund für das Akquise-Anschreiben ist die Terminvereinbarung mit Interessierten oder neuer Kundschaft. Eine fesselnde Überschrift, eine kurze Vorstellung Ihres Unternehmens und die Bitte um einen Terminvorschlag bilden den grundlegenden Inhalt. Nachfolgend finden Sie zwei beispielhafte Muster:
1. Beispiel für ein Anschreiben zur Neukundengewinnung
Betreffzeile: Fünf Minuten, die Ihnen helfen, [Geschäftsproblem] zu verbessern
Inhalt: Hallo [Name des Empfängers],
ich melde mich mit einer Idee, die ich gern in fünf Minuten erklären würde – sie kann [Name des Empfänger-Unternehmens] helfen, [messbares Ziel einfügen] zu gewinnen.
Diese Idee wurde kürzlich eingesetzt, um meinem Kunden [XX] zu helfen, [erzielte Ergebnisse einfügen].
[Name des Empfängers], wäre es möglich, ein fünfminütiges Gespräch zu vereinbaren, damit ich Ihnen die Idee erläutern kann? Wenn ja, wann passt es Ihnen am besten?
Vielen Dank und freundliche Grüße
[Ihr Name]
2. Beispiel für eine Follow-up-E-Mail mit Terminvereinbarung
Betreffzeile: [Name der Kontaktperson], wie haben Sie sich wegen [Name des Produkts] entschieden?
Inhalt: Hallo [Name der Ansprechperson],
schade, dass wir es noch nicht geschafft haben, wieder miteinander zu sprechen. Als wir das letzte Mal telefoniert haben, hatte ich den Eindruck, dass unser [Name des Produkts] sehr interessant für Sie und [Name des Empfänger-Unternehmens] ist.
Mir ist bewusst, dass Sie als [Jobbezeichnung der Kontaktperson] sehr viel zu tun haben. Falls das für Sie einfacher ist: Ich kann Ihnen jederzeit flexibel einen Gesprächstermin anbieten – auch außerhalb der regulären Bürozeiten oder am Wochenende.
Ich möchte Sie natürlich nicht bedrängen, freue mich aber über eine Antwort, wie Sie sich entschieden haben – egal, wie diese Entscheidung aussieht.
Vielen Dank im Voraus.
Beste Grüße
[Ihr Name]
Wenn Sie noch weitere Varianten von Akquise-Anschreiben interessieren, laden Sie sich unsere kostenlose Sammlung an Akquise-Anschreiben-Mustern herunter.
Fazit: Überzeugen Sie mit einem individuellen Akquise-Anschreiben
Nutzen Sie unsere Tipps, um perfekte E-Mail-Anschreiben zu versenden und neue Kunden sowie Geschäftskunden zu akquirieren. Mit einer packenden Betreffzeile können Sie die Öffnungsrate positiv beeinflussen. Achten Sie außerdem darauf, Ihr Angebot direkt auf den Punkt zu bringen und auf Sales-Floskeln zu verzichten. Gelingt es Ihnen, die Empfängerinnen und Empfänger auf einer persönlichen und emotionalen Ebene abzuholen, ist Ihnen eine zeitnahe Reaktion sicher. Mit einem leistungsstarken Sales-CRM lässt sich die Kundenkommunikation dabei besonders leicht abwickeln und verfolgen.
